La méthode A3 est un outil permettant d’identifier des problèmes et de proposer des solutions résumées sur une seule face d’une feuille de papier. Il représente une façon de penser dynamique, dans laquelle les informations sont organisées et synthétisées de manière claire et objective pour atteindre l’objectif fixé.
La limitation du format papier appartient au passé, mais la méthode est encore largement utilisée. Après tout, il ne s’agit pas simplement d’un modèle ou d’un formulaire : A3 est un outil Lean qui encourage la simplicité et aide à développer une pensée systémique pour la résolution de problèmes.
Dans cet article, nous parlerons des origines de la méthode A3, des éléments qui la composent et de la manière dont vous pouvez créer un tel rapport dans votre organisation.
Comment est née la méthode A3
La méthode A3 est basée sur le système de production Toyota, également connu sous le nom de Lean Manufacturing. Ce système se concentre sur la réduction des déchets et l’amélioration continue.
Dans la culture Toyota, les problèmes sont résolus dans l’usine de Gemba. Ce mot japonais signifie « lieu réel » et fait référence à tout lieu où le travail se déroule et où la valeur est générée.
Aller à Gemba est crucial pour observer, apprendre, comprendre les problèmes et guider les équipes vers des solutions. Les personnes qui y travaillent sont confrontées quotidiennement à des processus.
Pour accroître la présence des dirigeants à Gemba, il a été demandé que tous les rapports soient résumés sur une seule page. Étant donné que le format A3 était le plus grand format de papier pouvant être faxé, la technique est devenue connue sous le nom de rapport ou méthode A3.
Avantages de la méthodologie A3
La méthode A3 permet à votre organisation d’aller à la véritable racine des problèmes, au lieu de traiter les défis de manière superficielle. Après tout, il est très courant que les entreprises travaillent avec ce qu’on appelle la « résolution de problèmes de premier ordre ». En d’autres termes, rechercher un objectif immédiat, mais sans considérer la cause de ce défi.
En ne s’attaquant pas à la racine du problème, votre organisation finira par être confrontée aux mêmes défis différents – ou du moins similaires – à l’avenir. Il est donc difficile d’améliorer vos performances opérationnelles à long terme.
La méthodologie A3 offre l’avantage d’aider les gens à s’engager dans un processus approfondi et collaboratif de résolution de problèmes. En effet, cela encourage les responsables de projets à s’attaquer à la véritable cause des défis qui surviennent dans la routine quotidienne.
Comme il s’agit d’une technique polyvalente, la méthode A3 peut être utilisée dans pratiquement toutes les situations. Une étude de l’État du Montana L’université a évalué l’application de l’outil dans le transport des patients au sein du centre médical communautaire. Le résultat a été qu’après l’application de la méthodologie A3, le temps passé à transporter les patients a été réduit de 46 %.
Les facettes du rapport A3
Un rapport A3 regroupe plusieurs choses à la fois : d’une méthodologie de résolution de problèmes à un outil d’alignement. Découvrez quelles sont les différentes facettes de la méthodologie A3 :
- Format du papier : Dans son format le plus basique, le A3 est un type de papier standardisé mesurant 297 millimètres de large et 420 millimètres de haut.
- Modèle : Le format A3 peut se présenter sous la forme d’un modèle pré-imprimé avec les étapes nécessaires à la résolution des problèmes, offrant juste un espace au chef de projet pour enregistrer ses progrès.
- Storyboard : La méthodologie peut également être utilisée pour suivre la résolution de problèmes ou l’avancement d’un projet. De cette manière, le document devient un storyboard dont la fonction est de faciliter la collaboration, la communication et la coordination entre les parties prenantes.
- Rapport : Une fois le problème résolu, la feuille A3 sert également de rapport de l’ensemble de l’initiative. Vous pouvez noter les données collectées, les hypothèses envisagées, les contre-mesures mises en œuvre, les résultats des expériences et les actions correctives prises.
- Méthodologie de résolution de problèmes : Peut-être l’utilisation principale de la méthode A3, cette facette se trouve sur le côté gauche du document. Là, vous écrivez sur la situation actuelle et les contre-mesures qui ont été explorées, testées et choisies pour résoudre la difficulté que vous avez rencontrée.
- Discipline de management : Aux niveaux supérieurs, la méthode A3 peut être un moyen pour les dirigeants et managers d’encadrer et d’orienter les collaborateurs. Cela peut être une bonne occasion de mettre votre équipe au défi et de lui apprendre davantage sur la fabrication au plus juste .
- Analyse A3 : Avant tout, A3 est aussi un processus de réflexion et de réflexion. La méthodologie propose une approche systématique pour résoudre des problèmes ou réfléchir aux processus de travail.
- Alignement : La dernière facette de la méthode A3 se présente sous la forme d’un outil d’alignement. Le processus A3 fournit une méthode standard pour gérer et former les personnes. Dans les organisations où le processus est plus mature, la méthode s’inscrit dans l’alignement sur un projet donné, avec l’information accessible à tous sur des feuilles A3.
Comment faire un rapport A3
L’A3 suit le concept PDCA (Plan -Do- Check – Act) . Il est structuré selon les étapes suivantes :
- Identification;
- Définition et étude de la situation actuelle ;
- Analyse;
- Proposition;
- Plan d’action ;
- Suivi des résultats.
Le côté gauche affiche l’état actuel, identifiant le problème. Le côté droit présente l’état futur, avec d’éventuelles contre-mesures. A3 se lit de gauche à droite et de haut en bas.
Il existe plusieurs façons de construire un rapport A3, mais elles comprennent généralement les parties suivantes :
1. Créez un titre et une définition
Définir un titre pour le problème, la proposition ou l’amélioration à étudier. Décrivez donc ce que vous essayez de résoudre ou d’analyser, pourquoi c’est pertinent et comment cela affecte les objectifs de l’entreprise.
2. Définir l’état actuel
Visualisez le contexte sans ménager vos efforts. Rendez-vous sur place, parlez aux personnes impliquées et collectez toutes les informations nécessaires sur le problème ou l’amélioration. Décrivez ce qui se passe avec des faits, des données ou des expériences similaires.
Identifiez l’emplacement ou l’étape du processus où le problème se produit. Utilisez des outils visuels pour illustrer le processus en cours : diagramme de Pareto, histogramme, diagramme de dispersion, organigramme, entre autres.
3. Déterminez votre objectif
Définir les actions attendues, les objectifs et les délais. Selon le Lean Manufacturing, réfléchissez aux objectifs et visualisez l’état idéal pour éviter les retouches et les nouvelles occurrences du problème.
Dessinez un organigramme, une photo ou un croquis pour visualiser l’état futur souhaité.
4. Effectuer une analyse des causes profondes et proposer une solution
Utilisez des outils tels que 5W2H, un diagramme de cause à effet (Ishikawa), un brainstorming ou d’autres outils disponibles pour comprendre le problème et identifier la cause profonde.
Proposer une solution au problème. Une fois les analyses et les objectifs définis, établir les contre-mesures et le mode d’action pour chacune.
Montrez comment les actions proposées résoudront les causes spécifiques des problèmes ou des écarts identifiés dans l’analyse.
5. Créez un plan d’action et suivez-le
Définissez les responsables de chaque tâche dans le cadre du calendrier et du délai spécifiques. Utilisez l’outil 5W2H pour élaborer le plan d’action et le diagramme de Gantt pour avoir un calendrier avec les responsables et les actions à entreprendre.
Enfin, suivez le processus en fonction des paramètres suivants :
- Établir des indicateurs ou des mesures pour évaluer le succès de la mise en œuvre ;
- Vérifier les résultats obtenus ;
- Standardisez ce qui a fonctionné ;
- Communiquer toutes les personnes impliquées et organiser des formations pour s’assurer que tout le monde est conscient du changement ;
- Créer des procédures opérationnelles standard (SOP) si nécessaire ;
- Effectuer des actions correctives en cas d’écarts ;
- Ajustez ce qui n’a pas fonctionné et redémarrez le cycle PDCA si nécessaire.
Conclusion
La méthode A3 s’impose comme un outil efficace et polyvalent pour résoudre les problèmes au sein des organisations qui cherchent à améliorer continuellement leurs processus.
En encourageant une approche structurée et visuelle, A3 favorise non seulement la pensée systémique, mais permet également l’alignement et la collaboration entre les équipes.
Son utilisation va au-delà de la simple documentation : il s’agit d’un processus dynamique qui relie l’analyse des causes profondes, la planification stratégique et la mise en œuvre de contre-mesures de manière pratique et efficace.
Ainsi, A3 aide non seulement à résoudre des problèmes immédiats, mais contribue également à créer une culture d’apprentissage et d’amélioration continue, essentielle au succès à long terme de toute organisation.
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