L’activation d’un logiciel est une prouesse technique, mais transformer cet atout en un comportement opérationnel, avec une conformité prouvée et une valeur reproductible, est un travail de livraison. Sur les marchés hautement réglementés (tels que la santé, les produits pharmaceutiques, l’alimentation et l’énergie), la capacité à faire passer le déploiement de logiciels à un niveau supérieur est ce qui définit si l’investissement renforce l’entreprise ou crée simplement plus de risque opérationnel.
En ce sens, les preuves sont claires : lorsque les initiatives de transformation numérique ont un faible taux de réussite, ce n’est pas en raison de limites technologiques, mais en raison d’un échec à les intégrer dans les mesures de routine, de gouvernance et d’affaires. Selon une étude d’Oxford Economics, seules 41 % des entreprises sont tout à fait d’accord pour dire que les initiatives de transformation ont généralement des objectifs clairs dans leur entreprise.
Par conséquent, il est essentiel pour les dirigeants d’adopter une approche méthodologique pour s’assurer que la mise en œuvre d’une solution génère de la conformité, de la réduction des risques et crée de la valeur tangible et continue pour leurs entreprises.
Le coût de l’absence d’une livraison stratégique
Les transformations échouent souvent, et le coût est réel. Des études longitudinales montrent que la plupart des programmes de transformation n’atteignent pas les objectifs escomptés : dans les environnements ERP/management, Gartner prévoit que, d’ici 2027, plus de 70 % des mises en œuvre récentes ne répondront pas entièrement au business case initial. En d’autres termes, il ne s’agit pas d’un simple détail technique ; Il s’agit d’un risque financier et opérationnel.
De plus, le coût des incidents et de la non-conformité peut être élevé. Le rapport d’IBM sur les coûts des fuites de données montre que l’impact de ces événements a atteint près de 5 millions de dollars en 2024. Parallèlement, des études spécialisées montrent que les coûts globaux de l’inobservation dépassent souvent l’investissement requis pour maintenir des programmes de conformité et de contrôle solides.
En bref : ne pas adopter n’est pas seulement un problème informatique ; Il s’agit d’un risque qui affecte les revenus, la gouvernance, la réputation et les résultats des actionnaires.
La conformité a besoin d’être vécue, pas seulement écrite
Les documents et les manuels peuvent générer un confort réglementaire. Cependant, la conformité réelle est mesurée par des preuves opérationnelles, c’est-à-dire des tâches effectuées dans l’outil, des pistes d’audit automatisées, des indicateurs reproductibles dans l’audit interne, entre autres.
Sans ces éléments, l’entreprise aura la documentation, mais elle ne mettra pas en pratique tout ce qu’elle contient. De plus, elle n’aura même pas le contrôle de savoir si les choses fonctionnent – et ce qu’il faut faire si ce n’est pas le cas.
Par conséquent, il est essentiel que vous commenciez à suivre certains indicateurs clés de performance qui démontrent la conformité vécue. Ces indicateurs, bien sûr, varient en fonction du secteur et du produit/service de chaque entreprise, mais certains des plus utilisés sont :
- Le taux d’exécution des processus critiques au sein de la plateforme ;
- Le pourcentage de preuves électroniques générées automatiquement ;
- Le temps moyen pour remédier aux non-conformités ;
- La tendance des constatations dans les audits internes (avant et après la mise en œuvre de l’outil).
En plus de simplement avoir ces indicateurs, ils doivent également faire partie des tableaux de bord de gouvernance de l’organisation. En d’autres termes, il ne suffit pas d’obtenir ces données, il est essentiel de les surveiller et de les analyser fréquemment, avec des avis sur une cadence de 30, 60 et 90 jours, puis trimestriellement.
De cette façon, votre entreprise peut transformer tout le soin de la conformité qui existe dans la planification en quelque chose de tangible pour toutes les équipes. Plus important encore, il facilite le suivi non seulement de la mise en œuvre du logiciel, mais aussi de la conformité de son utilisation avec les principales normes et standards pertinents au secteur dans lequel il opère.
Ce que vous devez faire pour fournir une prestation consultative
L’important pour fournir une prestation véritablement consultative, qui va au-delà d’une simple mise en œuvre d’un logiciel, est de savoir qu’il ne suffit pas de le traiter uniquement comme un projet technique. De plus, la prestation doit être consultative et intégrer des éléments tels qu’une méthodologie spécialisée, une application par étapes, l’accent mis sur la conformité, l’intégration avec d’autres outils, entre autres caractéristiques.
Ci-dessous, j’énumère sept des principales activités, stratégies et précautions qui peuvent aider votre entreprise à mettre en œuvre une prestation véritablement consultative qui apporte de la valeur à vos clients bien au-delà du moment de la mise en œuvre de la solution.
1. Méthodologie consolidée et équipes d’experts par secteur d’activité
Tout d’abord, ayez des spécialistes produits qui maîtrisent non seulement vos produits et votre modèle économique, mais aussi les exigences réglementaires les plus pertinentes pour votre secteur (telles que GxP, Anvisa, NBR, FDA, entre autres). Cela fait une grande différence entre une mise en œuvre générique et une mise en œuvre qui se concentre sur la garantie de la conformité réglementaire.
2. Planification par étapes (cela peut prendre d’un mois à un an).
La première étape d’une mise en œuvre réussie et génératrice de valeur est de se concentrer sur sa planification. La mise en œuvre est la première étape et doit inclure toutes les étapes, tâches et processus, du pilote au déploiement complet, et sa durée doit refléter la criticité et la portée du projet.
De cette façon, vous pouvez anticiper une série de facteurs, tels que les coûts, la demande de personnel, les domaines qui seront impliqués, les attentes de résultats, les mesures à surveiller, entre autres. De cette façon, il est possible d’agréger les appels à gain rapide à chaque étape du processus.
3. Configuration basée sur des preuves et des audits
Une fois que vous avez réuni votre équipe qualifiée et planifié le processus de livraison, il est temps de commencer à mettre en œuvre votre logiciel. Pour renforcer la conformité, n’oubliez pas que le produit doit être livré avec des traces, des playbooks et des validations qui prouvent la conformité lors d’audits, internes et externes.
4. Gestion intégrée du changement
Une mauvaise gestion du changement organisationnel est une erreur critique qui peut compromettre l’ensemble de la mise en œuvre de la solution. Pour éviter que cela ne se produise, assurez-vous que chaque détail de la mise en œuvre est compris par tout le monde. Les parties prenantes doivent comprendre que l’objectif est d’apporter plus d’efficacité, d’agilité et de conformité. De plus, ils doivent être en mesure de suivre des données telles que le délai, la portée, le budget, entre autres, avec praticité.
5. Services d’intégration et de post-live
L’intégration n’est qu’un début. Il est nécessaire de fournir un soutien continu et de fournir des équipes dédiées qui pérennisent le résultat à long terme. Pour cela, vous pouvez soit faire appel à des analystes de votre propre entreprise, soit même opter pour des services d’externalisation – tout dépend de la structure de votre entreprise.
6. Intégration sécurisée avec l’écosystème
Pour offrir une valeur qui va au-delà de la mise en œuvre du logiciel ou de l’intégration de la solution, il est important de s’assurer que votre outil dispose d’intégrations qui préservent la sécurité, la traçabilité et l’analyse des données. En d’autres termes : il ne sert à rien de fournir l’application la plus complète au monde si elle ne se connecte pas de manière sécurisée (et en conformité réglementaire) à d’autres applications déjà utilisées chez votre client. Parmi les plus courants, on retrouve l’ERP, le PLM et le RM.
7. L’intelligence artificielle comme outil opérationnel
La tendance à l’utilisation de l’IA s’est renforcée et bientôt ce ne sera plus une tendance, mais un outil standard adopté par presque toutes les entreprises. Dans le cas de la livraison, l’intelligence artificielle peut automatiser des tâches telles que l’analyse contractuelle et l’extraction de preuves, accélérant ainsi le respect de la qualité et de la cohérence. Cela génère la confiance des clients dans votre service, qui est le principal atout qu’ils recherchent lorsqu’ils font appel à des services technologiques.
Les erreurs les plus courantes dans la mise en œuvre d’un logiciel et comment les éviter
Même dans les grandes entreprises ou celles opérant dans des secteurs hautement réglementés, il est courant d’observer des modèles d’échec qui se produisent dans divers projets de mise en œuvre. Ces erreurs impliquent des retouches, des conflits et une perte de sponsoring ; Et ces effets ont un impact sur le temps, les coûts et la conformité.
Parmi les principaux obstacles à éviter, citons :
- Se concentrer exclusivement sur le temps/budget, négligeant le changement organisationnel. Pour résoudre ce problème, vous devez intégrer la gestion du changement dans votre calendrier et votre budget.
- Ne pas cartographier l’impact de la mise en œuvre ou impliquer le comité exécutif. La façon d’éviter ce problème est de fournir un tableau de bord de gouvernance de projet, avec des points de contrôle avec les dirigeants et une carte des principales parties prenantes du projet.
- Donner des formations ponctuelles et génériques. Créez plutôt des parcours de formation personnalisés pour chaque profil d’employé (opérateur, manager, auditeur, etc.) et rendez ces qualifications disponibles virtuellement et en continu.
- Intégrations mal conçues. Dès la première minute du projet, assurez-vous que l’architecture d’intégration est bien définie et avec le mappage des principales intégrations. Incluez également des contrôles, des journaux et des tests d’audit dans ces intégrations.
Ce que les dirigeants doivent exiger après la mise en œuvre d’un logiciel
Pour s’assurer que la solution délivre de la valeur longtemps après son installation, il est nécessaire de disposer de certains éléments : un suivi étroit et continu des résultats, des objectifs qui apportent une vue d’ensemble fiable de l’utilisation de l’outil, et une culture organisationnelle qui cherche à tirer le meilleur parti de l’application.
La façon la plus simple et la plus efficace d’y parvenir est de fournir un tableau de bord avec des objectifs clairs, des indicateurs clés de performance compréhensibles et les responsables de chaque initiative/mesure. Voici quelques-unes des informations que vous devriez garder à l’œil :
- Suivi de l’adoption par processus critique. Par exemple, suivez l’objectif de mise en œuvre et l’utilisation globale de l’outil. Un taux largement utilisé sur le marché est d’avoir une efficacité d’environ 80 % dans les 90 jours, mais n’oubliez pas que cet objectif doit être adapté au contexte de chaque entreprise.
- Réduction des non-conformités. Obtenez des données comparatives sur le volume de non-conformités avant et après la mise en œuvre. Cela permet de rendre tangible l’impact positif de l’outil sur la conformité réglementaire.
- Réduction du temps moyen d’exécution des tâches critiques. Les gains peuvent aller au-delà de la conformité. Suivez également les tâches gagnées en termes d’agilité, d’efficacité et de sécurité après la mise en œuvre de la solution afin de comprendre son impact global sur votre exploitation.
- SLA de résolution d’incidents. Incluez dans le tableau de bord le temps moyen de résolution des incidents et des non-conformités pour savoir comment l’outil permet d’accélérer ces actions. Disposez à la fois des informations concernant le temps de résolution des SLA, ainsi que le pourcentage de leur achèvement (et le pourcentage de toute réduction dans ce type d’événement).
La visualisation d’indicateurs comme ceux-ci permet de traduire la technologie en performance et en protection réglementaire. Une bonne pratique consiste à les rendre accessibles (tant qu’elles sont sécurisées) à toutes les parties prenantes du projet afin d’élargir la compréhension de la valeur de l’outil une fois qu’il est mis en place.
Comment nous accélérons la prestation de services chez SoftExpert
Chez SoftExpert, nous pensons que la technologie, combinée à la méthodologie et au service, réduit l’incertitude et accélère la création de valeur. Ainsi, il est possible d’agir plus économiquement qu’avec des chemins entièrement personnalisés et réactifs.
En pratique, cela signifie que nous combinons trois piliers pour accélérer les résultats et réduire la variabilité :
- Solutions préconfigurées dans le Store. Nous fournissons à nos clients des modèles de processus/actions prêts à l’emploi auxquels ils peuvent accéder dans notre Store. De cette façon, les entreprises réduisent le temps de mise en œuvre et mettent en œuvre les bonnes pratiques de l’industrie avec agilité et conformité sans grand effort.
- Services de livraison avec des équipes d’experts par secteur d’activité. Tous nos livrables sont axés sur la conformité, avec des plans par étapes et une gestion de projet étroite. À cette fin, nous disposons d’équipes d’experts dans divers secteurs et industries, qui comprennent les spécificités réglementaires de chacun de ces marchés.
- Services transparents et intégration avec l’IA. Notre zone de livraison fournit un support opérationnel et propose des agents d’intelligence artificielle qui automatisent les examens et l’extraction de preuves. De plus, nous proposons l’externalisation avec nos analystes dédiés.
Les tendances qui marqueront l’avenir de la mise en œuvre des logiciels
Comme dans tous les domaines impliquant la technologie, l’avenir réserve de nombreux changements pour la livraison de solutions. Parmi les nouveaux outils et les différents modèles opérationnels, le secteur doit se concentrer encore plus sur l’agilité, la conformité et l‘automatisation des processus grâce à l’IA.
Mon interprétation du marché indique que les principales tendances qui devraient guider les entreprises (qu’elles proposent des solutions logicielles ou celles qui les consomment) sont les suivantes :
- Mises en œuvre de plus en plus rapides et modulaires : les solutions de livraison préconfigurées et pratiques axées sur les produits devraient gagner de plus en plus d’espace. Le marché est à la recherche de solutions rapides à mettre en place (comme notre Store, par exemple), et ce type de stratégie répond à cette demande.
- IA intégrée opérationnellement : Proposer des agents d’intelligence artificielle qui opérationnalisent les contrats, extraient des preuves et guident les contrôles réglementaires sera un facteur différentiel par rapport à la concurrence. L’IA accélère la mise en œuvre et, plus tard, l’utilisation des logiciels sera donc très présente dans plusieurs segments.
- Modèles de support hybrides : Il sera essentiel de combiner l’automatisation via l’IA avec la présence d’analystes dédiés et spécialisés pour assurer une gouvernance continue au sein de l’application. De cette façon, vous pouvez maximiser les formes d’assistance et vous assurer que les clients auront un service (qu’il soit automatisé ou avec un préposé humain).
En plus de toutes ces technologies et outils, la tendance principale sera l’importance croissante de l’adoption consciente, mesurée et gouvernée des solutions. Cela vous permet de maximiser les avantages sans perdre de vue la conformité réglementaire.
Lire aussi : Comment les alliances stratégiques élargissent la perception de la valeur sur des marchés complexes
Conclusion
L’activation d’un système n’est qu’un début. Si la conformité ne se matérialise pas dans la routine, l’organisation aura consommé du capital sans protéger la valeur, ce qui est inacceptable sur les marchés réglementés. La façon d’éviter que cela ne se produise dépend des dirigeants et des dirigeants. Les responsables de la gestion des risques et les DSI/CTO, par exemple, doivent exiger des indicateurs, des politiques de gouvernance et une livraison qui traduit la stratégie en opération.
Ma dernière recommandation est de prioriser les stratégies suivantes :
- Avoir des méthodologies consolidées et personnalisées par industrie ;
- Effectuer une planification réaliste et par étapes de l’implantation du logiciel ;
- Créer des livrables qui peuvent également prouver la conformité lors des audits ;
- Fournir un soutien continu et personnalisé à ses clients ;
- Disposer d’une feuille de route pour l’utilisation de l’IA afin d’accroître l’efficacité et de maintenir la conformité.
Sans ces éléments, le logiciel sera installé, mais délivrer de la valeur et renforcer la conformité ne resteront qu’un document ou un objectif lointain à atteindre – mais qui n’est pas vraiment prioritaire.
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