La méthode 5S est une technique d’organisation de l’espace de travail visant à améliorer l’efficacité et l’efficience. Pour cela, la méthode préconise d’identifier les éléments les plus utilisés pour les séparer des moins importants, en les classant de manière à optimiser la productivité.
L’objectif principal de la méthode 5S est de maintenir un environnement de travail propre, organisé, sûr et bien rangé. En plus des avantages pour la performance, la technique promet également une réduction des gaspillages. Tout cela contribue à créer un environnement de travail de qualité, tant du point de vue physique que mental.
Les principes du 5S ont été développés au Japon dans les années 1970 et sont basés sur cinq mots du vocabulaire japonais :
- Seiri (Sensation d’utilisation)
- Seiton (Sensation d’organisation)
- Seisou (Sensation de propreté)
- Seiketsu (Sensation de standardisation)
- Shitsuke (Sensation d’autodiscipline)
Dans cet article, nous allons explorer ce que signifie chacun de ces éléments. Nous parlerons également de l’histoire de la méthode 5S, montrerons les avantages de son utilisation et expliquerons comment la mettre en œuvre dans votre environnement de travail. Allons-y !
Histoire de la méthode 5S
Comme nous l’avons mentionné, le programme 5S a débuté dans les années 1970 avec la Toyota Motor Company au Japon. Les dirigeants de l’époque cherchaient à réduire les gaspillages et les inefficacités de la fabrication.
Ainsi, le 5S a été identifié comme l’un des différents systèmes permettant la fabrication “Just in Time”. Les cinq piliers du concept de lieu de travail visuel ont été établis. Avec le temps, cette idée a été popularisée dans la méthode 5S telle que nous la connaissons aujourd’hui.
L’objectif du programme 5S était d’améliorer le lieu de travail en standardisant les processus pour augmenter l’efficacité, la satisfaction des employés et la productivité de l’organisation. Dès le début, le programme visait à créer une culture de discipline pour identifier les problèmes et générer des opportunités d’amélioration.
Comment fonctionne la méthode 5S
La méthode 5S est cyclique, commençant par l’utilisation et se terminant par la standardisation. L’ordre à suivre est le suivant : utiliser, organiser, nettoyer et standardiser.
Tout au long du processus, il est nécessaire de maintenir le sens de l’autodiscipline. Tout cela permet à la technique de conduire à une amélioration continue pour votre organisation.
La partie Seiri (sensation d’utilisation) se concentre sur l’élimination des éléments inutiles de votre lieu de travail. Pour cela, vous devez retirer de votre environnement professionnel tout élément qui n’est pas utilisé dans vos opérations actuelles.
Dans la phase de Seiton (sensation d’organisation), votre équipe garde les éléments nécessaires à l’endroit approprié, afin qu’ils soient facilement récupérables. Le Seisou (sensation de propreté) intervient dès que la majeure partie du désordre a été éliminée. C’est le moment où vous effectuez un nettoyage complet de votre espace de travail.
Une fois les trois premières étapes mises en œuvre, il est temps de standardiser ces meilleures pratiques dans l’espace de travail. Enfin, il est important de maintenir la philosophie de Shitsuke (sensation d’autodiscipline) tout au long de l’exécution de la méthode. Sans le maintien de ce cycle d’amélioration continue, les changements des autres piliers ne dureront pas longtemps.
Avantages de l’utilisation du 5S
Bien qu’elle ait été développée pour le marché automobile, la méthode 5S est largement utilisée dans diverses industries. Cela est dû à sa flexibilité, à son faible coût d’investissement et à son grand impact sur les organisations où elle est mise en œuvre.
Découvrez tous les avantages de la mise en œuvre du 5S dans votre entreprise :
- Productivité accrue. En rendant votre environnement de travail plus organisé et efficace, vous améliorez le moral et la productivité de vos employés.
- Sécurité améliorée. L’étape de Seiri réduit le risque d’accidents tels que les trébuchements et les chutes, tandis que Seiton minimise les risques de blessures causées par des outils mal rangés.
- Amélioration de la qualité de vos produits. Avec la phase de standardisation, vous pouvez réduire la variabilité dans la production, conduisant à une production plus cohérente et de meilleure qualité.
- Réduction des coûts. Votre entreprise peut réduire les dépenses de stockage et maintenir des niveaux de stock idéaux. La méthode augmente également la durabilité de vos équipements et réduit les coûts de réparation.
- Amélioration de l’environnement de travail. Vous ne rendez pas seulement votre environnement plus organisé et propre, mais vous limitez également la distance que vos employés doivent parcourir pour effectuer leurs tâches.
En plus de tout ce qui a été mentionné, la méthode 5S met également votre organisation sur la voie de l’amélioration continue. En prime, la technique augmente la confiance des parties prenantes dans votre entreprise en offrant une plus grande transparence, un engagement accru et une satisfaction des clients à long terme.
Comment mettre en œuvre la méthode 5S dans votre organisation
Nous avons déjà compris l’origine et l’objectif de la technique. Toute l’équipe est déjà formée et la direction est engagée. Alors, comment commencer le programme ? Ensuite, avec l’explication de chacun des 5 Sens, nous détaillerons les étapes que votre organisation peut suivre pour commencer à mettre en œuvre cet outil.
1. Seiri (Sensation d’utilisation)
Cette première étape consiste à séparer ce que vous utilisez de ce que vous n’utilisez pas. Ce que vous n’utilisez pas peut gêner et occuper de l’espace. Et bien sûr, l’espace, c’est de l’argent – quelle que soit votre organisation.
Commencez simplement : demandez-vous comment est l’espace de travail de votre ordinateur. Est-il bien organisé et ne contient-il que les documents et programmes que vous utilisez fréquemment ou est-il rempli d’éléments que vous n’utilisez plus ?
Allons plus loin, regardons votre environnement de travail. Développez des critères pour éliminer les éléments inutiles et, avec vos collègues, identifiez les éléments utilisés et non utilisés au quotidien.
Un conseil : prenez toujours des photos de votre espace de travail avant de faire des changements. La réaction des gens en voyant le avant et après est fantastique !
Identifiez un endroit pour éliminer, donner ou même vendre les éléments inutilisés dans votre entreprise. Définissez un jour J où toute l’entreprise se mobilisera pour réaliser l’initiative.
2. Seiton (Sensation d’organisation)
Regardez les éléments choisis comme nécessaires pour les séparer et les organiser. Décidez où placer chaque chose, en tenant toujours compte du flux de votre travail.
Si l’élément est utilisé très fréquemment, gardez-le près de vous ou de son lieu d’utilisation. S’il est utilisé un peu moins fréquemment, rangez-le dans une armoire, par exemple.
Il est toujours important qu’il soit proche de vous et que la consultation puisse se faire rapidement. Un exemple d’un tel élément serait un document que vous consultez une fois par semaine.
Les éléments que vous utilisez encore moins fréquemment peuvent être rangés dans des armoires ou des endroits plus éloignés, sans nécessiter un accès immédiat et rapide.
Il est possible d’utiliser la méthode des 5 pourquoi pour aider à décider où chaque élément appartient.
3. Seiso (Sensation de propreté)
Il est temps de nettoyer. Un environnement sale empêche de trouver des opportunités d’amélioration. Assurez-vous donc que votre environnement de travail reste propre et qu’il soit possible de détecter des anomalies.
Adoptez le nettoyage comme une activité quotidienne et une partie de l’inspection. Nettoyez votre espace de travail avant de commencer votre quart de travail et avant de le terminer.
4. Seiketsu (Sensation de standardisation)
Cette étape est responsable de la création de contrôles visuels et de directives pour maintenir le lieu de travail organisé, ordonné et propre. Avant de commencer cette phase, assurez-vous que toutes les étapes précédentes ont été correctement réalisées.
Créez des procédures et des formulaires pour évaluer régulièrement l’état des trois premiers S.
En général, chaque employé se voit attribuer une fonction spécifique qui contribue à la propreté de l’environnement. Des routines programmées sont définies avec des périodicités hebdomadaires, bimensuelles ou mensuelles. Les superviseurs sont responsables de vérifier si les tâches sont réellement effectuées.
5. Shitsuke (Senso de autodisciplina)
Cette étape implique la discipline pour garantir que tous les employés suivent les normes du programme 5S. Ils doivent pratiquer les quatre premiers Sens de manière spontanée et volontaire, essentiellement comme un mode de vie. De cette façon, le 5S devient un outil intégré à la culture de l’organisation.
Chacun des sens doit avoir un audit associé où il sera vérifié si chaque point mis en place est maintenu.
Conclusion
La mise en œuvre de la méthode 5S peut transformer de manière significative l’environnement de travail, en favorisant une meilleure organisation, propreté, sécurité et efficacité.
Adopter cette technique ne consiste pas seulement à améliorer l’apparence physique du lieu de travail, mais à créer une culture de discipline et d’amélioration continue qui profite à tous les niveaux de l’organisation.
En suivant les cinq sens — Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu et Shitsuke — votre entreprise fera des pas importants vers un environnement de travail plus productif et agréable.
Les avantages vont au-delà de la productivité et de la réduction des gaspillages : ils incluent l’amélioration de la qualité des produits, la sécurité des employés et la satisfaction des parties prenantes.
Avec une mise en œuvre soignée et le maintien des principes du 5S, votre entreprise pourra connaître une véritable transformation, établissant une base solide pour l’innovation et la croissance continue.
Par conséquent, si vous cherchez un moyen d’optimiser les processus, d’engager les employés et d’atteindre l’excellence opérationnelle, la méthode 5S est un outil puissant qui peut faire toute la différence. Investissez du temps et des ressources dans son application et récoltez les fruits d’un environnement de travail plus efficace et harmonieux.
