Qu’est-ce que la méthode 5S et comment l’appliquer dans votre entreprise

La méthodologie 5S (aussi appelée programme 5S) est une technique d’organisation et de nettoyage de l’espace de travail à la recherche d’une plus grande efficience et efficacité. D’origine japonaise, elle prêche l’identification des articles les plus utilisés pour les séparer des moins importants, en les classant de manière à optimiser la productivité. À cette fin, la méthodologie s’appuie sur cinq principes : Seiri (utilisation), Seiton (organisation), Seiso (propreté), Seiketsu (normalisation) et Shitsuke (discipline).

Qu’est-ce que la méthodologie 5S et comment a-t-elle vu le jour ?

Le programme 5S a vu le jour dans les années 1970 avec la Toyota Motor Company au Japon. Soutenue par cinq piliers d’exécution, la méthodologie 5s vous permet d’organiser différents secteurs d’une entreprise en fonction de la production, de la standardisation et du nettoyage nécessaires dans cet environnement particulier. Cela garantit qu’il est propice aux activités et, de cette manière, génère de meilleurs résultats.  

Au moment de la création de cette technique, les dirigeants de la Toyota Motor Company cherchaient à réduire les déchets et les inefficacités de fabrication. Pour cela, la méthodologie 5S a émergé : un système qui permettrait une fabrication « juste à temps ».

C’est à ce moment-là que les cinq piliers ont été établis pour le concept de lieu de travail visuel. Au fil du temps, cette idée a été popularisée dans la méthodologie 5S telle que nous la connaissons aujourd’hui. 

L’objectif du programme 5S est d’améliorer le milieu de travail en normalisant les processus afin d’accroître l’efficacité, la satisfaction des employés et la productivité de l’organisation. Depuis sa création, la méthodologie 5S a cherché  à créer la culture de la discipline pour identifier les problèmes et générer des opportunités d’amélioration.

Quels sont les cinq principes de la méthodologie 5S ? 

Les principes de la méthodologie 5S ont été développés au Japon dans les années 1970 et sont basés sur cinq mots de vocabulaire japonais : 

1. Seiri (Sens de l’usage) ; 
2. Seiton (Sens de l’organisation) ; 
3. Seisou (Sens de la propreté) ; 
4. Seiketsu (Sens de la standardisation) ; 
5. Shitsuke (sens de l’autodiscipline). 

Le principe de ces piliers est de garder l’environnement de travail propre, organisé, sûr et bien rangé. Outre les avantages pour la performance, la technique promet également une réduction des déchets. Tout cela contribue à la création d’un environnement de travail de bonne qualité, tant d’un point de vue physique que mental.

Avantages de l’utilisation du 5S 

Bien qu’elle ait été développée pour le marché automobile, la méthodologie 5S est largement utilisée dans les industries les plus diverses. Cela est dû à sa flexibilité, à son faible coût d’investissement et au grand impact qu’il a sur les organisations où il est mis en œuvre. 

Découvrez tous les avantages de la mise en œuvre du programme 5S dans votre entreprise : 

• Augmentation de la productivité. En rendant votre environnement de travail plus organisé et efficace, vous améliorez le moral et la productivité de vos employés. 

• Une meilleure sécurité. La marche Seiri réduit le risque d’accidents tels que les trébuchements et les chutes, tandis que la marche Seiton minimise les risques de blessures causées par des outils mal rangés. 

• Augmentation de la qualité de vos produits. Grâce à la phase de standardisation, vous pouvez réduire la variabilité de la fabrication, ce qui permet d’obtenir une production plus cohérente et de meilleure qualité. 

• Réduction des coûts. Votre entreprise peut réduire les dépenses de stockage et maintenir des niveaux de stock optimaux. La méthodologie 5S augmente également la durabilité de votre équipement et diminue les dépenses de réparation. 

• Amélioration de l’environnement de travail. Non seulement vous rendez votre environnement plus organisé et plus propre, mais vous limitez également la distance que vos employés doivent parcourir pour accomplir leurs tâches. 

En plus de tous ces éléments, le programme 5S met également votre organisation sur la bonne voie pour mettre en œuvre l’amélioration continue. Cerise sur le gâteau, la technique augmente également la confiance des parties prenantes dans votre entreprise en offrant une plus grande transparence, un plus grand engagement et une plus grande satisfaction client à long terme.

Comment appliquer la méthodologie 5S dans votre organisation 

Nous comprenons déjà l’origine et le but de la technique. Toute l’équipe est déjà formée et le top management engagé. Alors, comment démarrer le programme ? Ci-dessous, avec l’explication de chacun des cinq piliers, nous détaillerons les étapes qui peuvent être suivies par votre organisation pour commencer à mettre en œuvre cet outil.

1. Seiri (Sens de l’usage)

Cette première étape permet de séparer ce que vous utilisez de ce que vous n’utilisez pas. Ce que vous n’utilisez pas peut vous gêner et prendre de la place. Et bien sûr, l’espace, c’est de l’argent, quelle que soit votre organisation. 

Commencez de manière simple : demandez comment se porte le bureau de votre ordinateur. Est-il organisé et uniquement avec les documents et les programmes que vous utilisez fréquemment ou est-il rempli d’articles qui ne sont plus utilisés ? 

Pour aller plus loin, passons à votre environnement de travail. Élaborez des critères pour l’élimination des objets inutiles et, avec vos collègues, identifiez les articles utilisés et non utilisés dans la vie quotidienne. 

Un conseil : prenez toujours des photos de l’apparence de votre bureau avant d’y apporter des modifications. La réaction des gens à l’observation de l’avant et de l’après est fantastique ! 

Indiquez un lieu d’élimination, de dons ou même de vente d’articles inutilisés dans votre entreprise. Fixez une journée générale où toute l’entreprise se mobilisera pour mener à bien l’initiative. 

2. Seiton (sens de l’organisation)

Regardez les éléments qui ont été choisis comme nécessaires pour les séparer et les organiser. Décidez où placer chaque chose, en tenant toujours compte du flux de votre travail. 

Si l’article est utilisé très souvent, laissez-le près de vous ou à l’endroit où il est utilisé. S’il est utilisé un peu moins fréquemment, rangez-le dans un placard par exemple. 

Néanmoins, il est important qu’il soit proche de vous et que la consultation puisse se faire rapidement. Un exemple d’un tel élément serait un document auquel vous vous référez une fois par semaine. 

Les articles que vous utilisez encore plus fréquemment peuvent être rangés dans des placards ou dans des endroits plus éloignés, sans qu’il soit nécessaire d’y accéder immédiatement et rapidement. 

3. Seiso (Sens de la propreté)

L’heure est au nettoyage. Un environnement sale vous empêche de trouver des opportunités d’amélioration. Par conséquent, assurez-vous que votre environnement de travail sera propre et que des anomalies peuvent être détectées. 

Adoptez le nettoyage comme activité quotidienne et dans le cadre de l’inspection. Nettoyez votre lieu de travail avant de commencer votre quart de travail et avant de le terminer. 

4. Seiketsu (Sens de la standardisation)

Cette étape est responsable de la création de contrôles visuels et de directives pour garder le lieu de travail organisé, ordonné et propre. Avant de commencer cette phase, assurez-vous que toutes les étapes précédentes ont été effectuées correctement. 

Créez des procédures et des formulaires pour évaluer régulièrement l’état des trois premiers S. 

En général, chaque employé se voit attribuer une fonction spécifique qui contribue à la propreté de l’environnement. Les routines programmées sont définies avec des périodicités hebdomadaires, bihebdomadaires ou mensuelles. Les superviseurs sont chargés de vérifier si les tâches sont réellement effectuées. 

5. Shitsuke (Senso d’autodiscipline)

Cette étape implique des mesures disciplinaires pour s’assurer que tous les employés suivent les normes du programme 5S. Ils doivent pratiquer les quatre premiers sens spontanément et volontairement, essentiellement comme un mode de vie. De cette façon, les 5S deviennent un outil à part entière de la culture de l’organisation. 

Chacun des sens doit faire l’objet d’un audit qui lui sera associé où l’on vérifiera si chacun des points mis en œuvre est maintenu. 

Comment fonctionne la méthodologie 5S

La méthodologie 5S est cyclique, commençant par l’utilisation des items et se terminant par la standardisation des processus. L’ordre à suivre est le suivant : utiliser, organiser, nettoyer et standardiser. 

Tout au long du processus, il est nécessaire de maintenir un sens de l’autodiscipline. Tout cela permet à la technique d’entraîner une amélioration continue de votre organisation. Consultez un bref guide étape par étape sur la mise en œuvre de la méthodologie 5s dans votre entreprise. 

• Seiri (sens de l’utilisation) : Concentrez-vous sur l’élimination des objets inutiles de votre lieu de travail. Pour ce faire, vous devez retirer de votre environnement professionnel tout élément qui n’est pas utilisé dans vos opérations actuelles. 

• Seiton (Sens de l’organisation) : Demandez à votre équipe de garder les articles nécessaires au bon endroit, afin qu’ils soient facilement utilisés. 

• Seisou (Sens de la propreté : Commencez dès que la plupart de l’encombrement a été éliminé. C’est le moment où vous effectuez un nettoyage en profondeur de votre bureau. 

• Seiketsu (Sense of Standardization) : Une fois les trois premières étapes mises en œuvre, il est temps de standardiser ces meilleures pratiques sur le bureau. 

• Shitsuke (sens de l’autodiscipline) : Maintenez cette philosophie tout au long de l’exécution de la méthodologie. Sans maintenir ce cycle d’amélioration continue, les changements dans les autres piliers ne dureront pas longtemps.

Conclusion 

La mise en œuvre de la méthodologie 5S peut transformer considérablement l’environnement de travail, en favorisant une plus grande organisation, propreté, sécurité et efficacité. 

L’adoption de cette technique ne vise pas seulement à améliorer l’apparence physique du lieu de travail, mais plutôt à créer une culture de discipline et d’amélioration continue qui profite à tous les niveaux de l’organisation. 

En suivant les cinq sens – Seiri, Seiton, Seisou, Seiketsu et Shitsuke – votre entreprise prendra des mesures importantes vers un environnement de travail plus productif et plus agréable. 

Les avantages vont au-delà de la productivité et de la réduction des déchets : ils comprennent l’amélioration de la qualité des produits, la sécurité des employés et la satisfaction des parties prenantes. 

Grâce à une mise en œuvre minutieuse et au respect des principes de la méthodologie 5S, votre entreprise sera en mesure de vivre une véritable transformation, en posant des bases solides pour une innovation et une croissance continue. 

Par conséquent, si vous cherchez un moyen d’optimiser les processus, d’engager les employés et d’atteindre l’excellence opérationnelle, le programme 5S est un outil puissant qui peut faire toute la différence. Investissez du temps et des ressources dans son application et récoltez les fruits d’un environnement de travail plus efficace et harmonieux. 

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FAQ

Qu’est-ce que la méthodologie 5S ? 

Il s’agit d’une technique japonaise d’organisation et de nettoyage de l’espace de travail, composée de cinq sens, qui cherche à augmenter l’efficacité, l’efficience et la productivité. 

Comment est né le programme 5S ? 

Il a été créé dans les années 1970 par la Toyota Motor Company au Japon pour réduire les déchets et les inefficacités et permettre le système de fabrication « juste à temps ». 

Quel est le but des 5S ? 

Normaliser les processus, organiser et nettoyer l’environnement, augmenter l’efficacité, la satisfaction des employés, la qualité des produits et favoriser une culture de discipline et d’amélioration continue. 

Quels sont les cinq piliers (sens) de la méthodologie 5s ? 

1. Seiri (Utilisation) ; 
2. Seiton (Organisation) ; 
3. Seiso (nettoyage) ; 
4. Seiketsu (normalisation) ; 
5. Shitsuke (Autodiscipline). 

Que représente chaque pilier ? 

• Seiri : Séparer les articles usagés des articles inutilisés et jeter ou éliminer ces derniers. 

• Seiton : Organisez les articles nécessaires de manière logique, en fonction de la fréquence d’utilisation. 

• Seiso : mettre en place un nettoyage et une inspection quotidiens pour identifier les anomalies. 

• Seiketsu : créer des contrôles visuels, des procédures et des formes pour maintenir l’application correcte des sens précédents. 

• Shitsuke : Développer la discipline pour que chacun pratique les quatre sens comme une habitude quotidienne. 

Quels sont les principaux avantages du programme 5S ? 

• Augmentation de la productivité et du moral de l’équipe ; 

• Amélioration de la sécurité et réduction des accidents ; 

• Amélioration de la qualité et de l’uniformité des produits ; 

• Réduction des coûts d’inventaire et de maintenance ; 

• Un environnement de travail plus agréable et organisé ; 

• Engagement des parties prenantes et culture d’amélioration continue. 

Comment mettre en œuvre la méthodologie 5s ? 

1. Répertoriez et triez les éléments utilisés et inutilisés (sur votre ordinateur et dans l’environnement physique). 
2. Définir les critères d’élimination, les points de don/vente et planifier un effort conjoint pour l’enlèvement. 
3. Placez les objets du quotidien près du lieu de travail. 
4. Rangez les articles d’usage hebdomadaire dans les casiers à proximité. 
5. Accueillez les articles d’utilisation sporadique dans des endroits moins accessibles, mais toujours organisés. 
6. Incluez le nettoyage dans le cadre de la routine d’inspection quotidienne pour détecter les défauts. 
7. Créez des procédures, des listes de contrôle et des formulaires pour évaluer l’application des trois premiers sens. 
8. Attribuez des responsabilités et des périodicités (hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles) aux tâches d’enregistrement. 
9. Effectuer des audits réguliers dans tous les sens du terme. 
10. Intégrer le programme 5S dans la culture de l’organisation en tant que mode de vie. 

Quel type d’entreprise peut utiliser la méthodologie 5S ? 

En raison de sa flexibilité, de son faible coût de mise en œuvre et de son impact élevé sur l’organisation, la sécurité, la qualité et la culture de l’amélioration, cette philosophie peut être appliquée dans tout type d’industrie, de taille d’organisation et de secteur de l’entreprise.