O que é gerenciamento das aquisições de projeto

O gerenciamento das aquisições do projeto envolve os processos de compra e contratação de produtos e serviços que não estão disponíveis na equipe do projeto. Eles incluem a administração de contratos, pedidos de compra, e memorandos de entendimento internos e externos. Esses processos podem ser executados por membros da equipe do projeto ou envolver pessoal do departamento de compras da organização.

Importância do gerenciamento das aquisições

Uma das principais questões a ser tratada é sobre comprar ou fazer. Ou seja, decidir o que será realizado pela própria equipe e o que será contratado externamente. Durante o planejamento de um projeto podem ser identificadas tarefas que demandarão contratação ou compra de produtos ou serviços. Isto pode ocorrer por falta de disponibilidade do bem ou ausência da expertise necessária na equipe do projeto. Também é possível que condições comerciais ou de prazo demandem uma aquisição. De uma forma ou de outra, devem ser especificados os motivos, restrições e vantagens para a contratação do bem ou serviço.

O PMBOK, guia publicado pelo Project Management Institute (PMI), propõe a adoção de três passos para o correto gerenciamento das aquisições em projetos.

Passos para o gerenciamento de aquisições

1 – Planejar o gerenciamento das aquisições

Consiste em documentar as decisões de compra do projeto, especificando o que será adquirido e enumerando possíveis fornecedores. Além disso, deve-se registrar como e quando se darão as aquisições. Lembre-se de que bens e serviços também podem ser adquiridos de outras partes da própria organização.

Para análise e registro das aquisições planejadas, uma ferramenta bastante útil é o método 5W2H:

What? O que adquirir?
Why? Por que adquirir e não fazer?
When? Quando a aquisição será necessária ou início e término do contrato
Where? Local da utilização
Who? Quem são os responsáveis
How? Como será feita a aquisição (tipo de contrato, condições da compra)
How much? Custo estimado da aquisição

Tipos de aquisições

As aquisições pressupõem acordos que orientam o relacionamento entre um comprador e um vendedor. Esses acordos podem ser de diferentes tipos, sendo os mais comuns aqueles que envolvem a contratação de mão de obra, com quantidade de horas e taxas definidas. Mas podem haver contratos de alta complexidade, envolvendo prestação e execução de serviços internacionais, com normas e legislações locais a serem cumpridas. De uma forma ou de outra, tanto a negociação quanto o contrato em si devem ser adequados ao grau de complexidade e duração da relação.

O gerente de projetos não precisa ser um especialista em leis e normas, mas deve estar familiarizado com o processo de aquisições para saber lidar com questões contratuais e até mesmo legais. Isso permitirá que tome melhores decisões, minimizando riscos e maximizando os fatores de sucesso do projeto.

Critérios para seleção de fornecedores

Recomenda-se estabelecer critérios para classificar as propostas dos fornecedores. Eles podem considerar aspectos da empresa como localização e porte bem como capacidade para o fornecimento. Podem ser citados como exemplo a existência de profissionais certificados ou habilitação regulamentar da empresa, quando necessário. Também podem ser solicitados dados de desempenho em projetos anteriores.

2 – Conduzir as aquisições

Trata-se do processo de envio de solicitações de propostas aos fornecedores, a recepção dos retornos e a formalização do acordo ou contrato. O tipo de solicitação deverá ser adequado à natureza do que está sendo solicitado.

RFQ (Request for quotation)

Se o produto ou serviço a ser adquirido é de baixa complexidade e não tem muitas variáveis ou configurações pode-se utilizar uma RFQ. Normalmente tratam-se de produtos ou serviços em que não existe muita diferenciação e os pontos de negociação se concentram em preços, prazos de entrega ou tempo de atendimento.

RFP (Request for proposal)

Aqui o item ou serviço a ser fornecido é complexo e pode ser fornecido de formas diferentes por cada fornecedor. A solicitação deve ser detalhada o suficiente para que os fornecedores consigam propor uma solução adequada às necessidades apresentadas.

Ao receber as respostas às RFQs ou RFPs, utilize os critérios de seleção definidos na etapa de planejamento para classificar os fornecedores e decidir a melhor opção. A seguir vem a formalização do acordo por meio de um contrato e a sua assinatura.

3 – Controlar as aquisições

Neste passo o foco é o controle das aquisições e o monitoramento do desempenho dos contratos, atualizando-os, quando necessário, e realizando o seu encerramento. Este processo visa garantir que as partes envolvidas atendam os termos estabelecidos no contrato, as entregas ocorram como especificado e as obrigações estejam sendo cumpridas. Podem ser necessárias inspeções e auditorias para aferição das entregas, com homologações para garantir que o trabalho em andamento esteja ocorrendo conforme o contratado. O uso de indicadores e gestão à vista com dashboards são de grande valia para a execução desta etapa.

Agora que você já está mais familiarizado com o gerenciamento de aquisições, te convido a conhecer o SoftExpert PPM, uma solução completa para gerenciamento de projetos e as suas aquisições.