Toda relação que as empresas mantêm com as partes interessadas como fornecedores, parceiros e clientes é regida por um contrato. Por isso é muito importante que a gestão de contratos ocorra de forma ágil, transparente e padronizada. No entanto, este processo muitas vezes é caracterizado por lentidão e ineficiência.
Problemas da má gestão de contratos
Contratos mal gerenciados ou sem o devido acompanhamento podem resultar em grandes perdas para as corporações. Quando realizado manualmente, este processo está sujeito a gargalos e equívocos que ocorrem no dia a dia, além de consumir muito tempo para atingir o resultado desejado. Aqui estão algumas das principais consequências que mais prejudicam as organizações quando se trata de gestão de contratos:
- Extravio de documentos
- Tempo gasto em cartórios
- Prejuízos por perda de prazo e renovações
- Risco de não conformidades aumentado
- Lentidão na negociação, criação e aprovação de contratos
- Falta de padronização de sistemas, processos, formatos e cláusulas contratuais
- Contratos espalhados pela organização
- Grande desperdício de tempo com tarefas manuais
- Fluxos de aprovação ineficientes
- Dificuldade de gerenciar versões do contrato
Importância do gerenciamento de contratos
Gerenciamento de contratos é o processo que coordena todo o ciclo de vida do contrato desde as solicitações iniciais, cronogramas e datas de pagamentos até seu vencimento e sua renovação. Com o objetivo de melhorar o desempenho operacional nas organizações e mitigar os riscos financeiros, as etapas desse processo englobam uma análise de desempenho em relação aos termos e as fases do contrato.
Os contratos afetam muitas áreas dentro de uma empresa e o modo como são gerenciados pode influenciar de forma significativa o orçamento, operações, atendimento ao cliente e a imagem da empresa perante o mercado. Além disso, há uma necessidade cada vez maior de contar com uma gestão de contratos transparente e eficaz para atender os padrões regulatórios.
Portanto, um gerenciamento de contratos eficiente melhora a produtividade da organização, facilita o trabalho dos colaboradores e gera resultados melhores como um todo.
Os benefícios da automação de contratos
Um processo de gerenciamento de contratos automatizado faz com que a probabilidade da ocorrência de equívocos e prejuízos seja menor. Dessa forma as empresas se movimentam cada vez mais em busca de processos automatizados para impulsionar seu desempenho e alcançar seus objetivos. A automação dessas atividades diminui as etapas burocráticas, além de agilizar e facilitar todo o processo.
A automação converte atividades desconectadas e que geram despesas em processos digitais centralizados e colaborativos, fornecendo visibilidade, otimização e diferenciação competitiva. A seguir destaco 4 benefícios que a automação da gestão de contratos pode trazer para uma empresa:
1. Segurança e centralização
Os contratos e documentos relacionados a eles frequentemente são armazenados em diversas pastas físicas, geralmente sem controle de acesso, o que dificulta um gerenciamento eficiente e seguro dos documentos. Além disso, essa forma de armazenamento de arquivos gera uma dependência de papel e necessita de um grande espaço físico.
O armazenamento de contratos em um repositório central, melhora a transparência, segurança e capacidade de pesquisa durante todo o processo. Um sistema automatizado de gerenciamento de contratos permite o armazenamento na nuvem, que os protege por criptografia, o que previne a perda de dados ou corrupção de arquivos.
2. Facilidade e praticidade no gerenciamento de documentos
A ausência de padronização faz com que as empresas sejam ineficientes no gerenciamento de contratos. Pessoas podem estar trabalhando com versões incorretas do documento, resultando em baixa produtividade e colocando as organizações em risco.
A automação desse processo garante que o mesmo seja padronizado e ganhe uma estrutura interativa que preza pela integração. Dessa forma ela gera efetividade, oferecendo etapas bem claras a serem executadas e coibindo as falhas, agilizando todo o encadeamento do processo. Além disso, ele assegura que os funcionários estejam utilizando sempre versões atualizadas desses documentos.
3. Agilidade do processo
Os contratos geralmente ficam espalhados pelas empresas aguardando assinaturas e, muitas vezes, são extraviados ou esquecidos no meio de tantos outros papéis, o que acaba resultando em uma grande morosidade do processo.
Com a automatização do processo, as atividades de solicitação, aprovações, notificações e atribuições de tarefas se tornam mais simples. Os solicitantes e o departamento jurídico conseguem acompanhar em tempo real o percurso do documento, promovendo fluxos de trabalho colaborativos e oferecendo ferramentas de edição para que a equipe possa trabalhar em conjunto de forma mais fácil e rápida.
É possível ainda definir lembretes automatizados alertando as partes essenciais para revisão do documento. Isso elimina o risco de perder contratos além de não permitir que os mesmos fiquem parados em e-mails ou acumulados nas mesas das pessoas. Podem ser utilizadas também assinaturas digitais que aumentam a eficiência e a segurança na execução dos contratos.
4. Acompanhamento simplificado dos vencimentos e das renovações
Todos os contratos possuem vencimento definido e data de entrega específica. Parte de seu gerenciamento é saber o que fazer quando eles se aproximarem do vencimento. Muitos departamentos jurídicos fazem a gestão e o controle da validade e renovação de contratos utilizando planilhas, o que demanda muito trabalho manual.
O resultado desse gerenciamento é a geração de possíveis contratos que transcorrem automaticamente de ano para ano em termos cada vez mais desfavoráveis. Além disso, em casos mais graves, as organizações podem apresentar riscos de não conformidades ao não cumprir cláusulas do contrato ou ainda conviver com contratos vencidos.
Uma solução de gerenciamento de contratos bem-sucedida e automatizada rastreia automaticamente as datas de renovação e expiração, e avisa os administradores com notificações prévias. Ela também fornece relatórios para que a empresa esteja sempre ciente da fase de cada contrato.
Agora que você já conhece os benefícios e a importância de contar com um processo automatizado de gestão de contratos, conheça também nosso eBook que apresenta as 10 etapas principais para uma gestão de contratos bem-sucedida.
