A Unimed Vitória é uma das 10 maiores cooperativas no Brasil. Conta com 2.353 médicos cooperados e mais de 2.400 colaboradores, atendendo a mais de 340 mil clientes, sendo a líder no mercado de saúde suplementar no Espírito Santo. Desde 2016, a cooperativa capixaba mantém o título de Operadora Acreditada nível Ouro, do Programa de Qualificação das Operadoras de Saúde da ANS.

Desafio

A Unimed Vitória considerava seu processo de gestão de documentos muito manual, o que acarretava em não conformidades e perda de controles importantes. “Queríamos uma ferramenta que nos ajudasse a reduzir falhas e erros nestas tarefas”, revela Heloisa Rodrigues Queiroz, coordenadora de Gestão da Qualidade e Processos.

A Solução

Para enfrentar este desafio, a companhia adotou o SoftExpert EQM (Gestão da Qualidade Empresarial) com foco na gestão de documentos.

A ferramenta integra o SoftExpert Excellence Suite, uma plataforma para a excelência na gestão, aprimoramento de processos e conformidade regulamentar com 38 módulos nativamente integrados que compõem 12 soluções corporativas.

Os Resultados

A Unimed Vitória automatizou rotinas e aumentou a eficácia de sua operação com a solução da SoftExpert. Atualmente, em torno de 2.000 colaboradores utilizam a ferramenta implementada em praticamente todos os departamentos.

“Automatizamos o roteiro de elaboração, revisão e aprovação de documentos, com acompanhamento em tempo real de pendências no fluxo da documentação. Além disso, foi possível padronizar o roteiro de consenso (validações) da documentação”, ressalta Heloisa.

A implantação foi realizada pela TNX, parceira comercial da SoftExpert. O projeto de migração de cerca de 4.000 documentos para dentro do sistema está seguindo um cronograma de importação criterioso, cumprindo etapas que objetivam minimizar impactos e perdas de informação.

Com o uso da ferramenta, já é possível perceber uma redução dos gaps de aprovações e validações, bem como a eliminação da coleta de assinaturas.

“A solução da SoftExpert está tornando mais simples monitorar o fluxo dos consensos entre as áreas. Alcançaremos maior controle e disponibilidade da documentação, por meio da hierarquização de acessos, maior segurança e sigilo das informações da Unimed Vitória, além da conformidade com os requisitos do SGQ”, avalia Heloisa.