Para acompanhar o sucesso da sua gestão de conformidade é vital ter também os indicadores de compliance certos para cada atividade.
Uma empresa deve eleger aqueles que mais fazem sentido para suas atividades, mas há alguns que atuam como boas métricas gerais de performance.
Abaixo você encontrará cinco dicas de indicadores para avaliar sua política de compliance e descobrirá como fazer a gestão deles com facilidade e segurança.
O que são indicadores de compliance?
Antes de escolher indicadores de desempenho, é sempre bom ressaltar o que eles são e como se apresentam dentro de uma empresa.
Um indicador de compliance pode ser definido como algum dado que aponta o resultado de uma política/ação do sistema de compliance.
Você pode pensar nesses indicadores como KPI’s, só que específicos de compliance.
Por exemplo: da mesma forma que um KPI de número de vendas demonstra a performance do time comercial, um indicador de compliance aponta se suas políticas e diretrizes de conformidade estão funcionando.
Por isso, uma empresa pode ter uma grande variedade de indicadores de compliance. Basicamente, se uma informação é valiosa para entender a conformidade da sua companhia, ela pode ser adotada como indicador.
Porém, tenha atenção a dois pontos: a quantidade de indicadores e como eles serão coletados/analisados. Afinal, de nada adianta ter dezenas de indicadores que tornam a coleta desses dados algo difícil e demorado, e a análise deles confusa e imprecisa.
E por que eles são importantes?
Pode parecer exagerado e até confuso que além de definir suas políticas de compliance, você também precisa escolher indicadores para elas. Mas esse cuidado faz toda a diferença na eficiência e na segurança da operação.
Novamente, vamos voltar ao exemplo anterior. Se uma empresa não possui nenhuma maneira de acompanhar o número de vendas, ela não consegue:
- saber se está vendendo muito ou pouco;
- analisar se precisa aumentar ou diminuir sua produção;
- avaliar se a performance do time de vendas é boa ou ruim.
E esses são apenas alguns dos reflexos negativos de não ter esse controle.
Agora imagine o mesmo cenário dentro do setor de compliance… Dá até um frio na espinha, certo?
É por isso você precisa garantir que sua empresa não somente possua indicadores de compliance, mas também escolha aqueles que vão maximizar os benefícios desse controle contínuo.
Nesse cenário, indicadores relevantes ajudam sua companhia a avaliar a eficiência de todas as ações e normas de conformidade e medir o nível de adoção e entendimento delas. Isso é fundamental para realizar uma boa auditoria de compliance, por exemplo.
Além disso, eles servem como base de dados para decisões mais estratégicas e acertadas e ajudam a construir um plano de aprimoramento contínuo de compliance.
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5 indicadores de compliance para uma operação eficiente e ágil
Agora que você já entende melhor o que são os indicadores de compliance e porque precisa ficar de olho neles, é a hora de conhecer cinco dicas de critérios que podem nortear a avaliação da área dentro da sua empresa.
Mas não esqueça que essas são sugestões com um caráter mais abrangente. Além delas, você precisa também analisar o seu mercado, as especificidades do seu setor e as normas/regulamentações que se aplicam a ele.
Depois, com base nisso, escolha mais indicadores. Assim, terá critérios que complementam e fortalecem a sua política de compliance.
1 – Número de incidentes
Esse é frequentemente o primeiro e mais importante dos indicadores de compliance. E o motivo é bastante simples: ele traz uma ideia geral se a sua política está sendo aplicada.
Caso o número de incidentes de não conformidade esteja elevado, esse é um claro sinal de alerta.
Então é preciso investigar a fundo e entender o que deve ser feito. Algumas medidas que podem resolver isso são a reformulação do sistema de compliance, o reforço de treinamentos e a contratação de um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade), entre outras medidas.
2 – Número de denúncias via canal interno
Um indicador que costuma estar acompanhado do anterior. Claro que nem toda denúncia se torna, de fato, uma ocorrência de não conformidade, mas o volume de denúncias aponta uma série de fatores.
O primeiro é se há brechas para não conformidade que estão acontecendo em excesso (claro, se as denúncias se mostrem válidas) e qual o tipo de ocorrência.
Em um segundo momento, avaliar se as pessoas entendem realmente o que é um caso de não conformidade e, além disso, se elas sabem como usar o canal de denúncia de forma correta.
3 – Tempo e taxa de resolução de ocorrências
Não adianta de nada você avaliar o volume e os tipos de ocorrências de não conformidade se não entender também como está a resolução de tudo isso.
Portanto, inclua em seus indicadores de compliance a taxa de resolução desses casos, assim como o tempo médio que isso leva.
Assim você entende se sua empresa está dando vazão a todas as denúncias dentro de um tempo hábil que minimiza consequências negativas. Isso também aumenta a transparência e demonstra a preocupação da companhia com a conformidade em geral.
4 – Adesão a treinamentos e questionários
O trabalho de compliance, embora seja gerido por um setor específico, é dever de todas as pessoas de uma corporação. E para que elas entendam isso, é preciso proporcionar momentos de capacitação e troca de conhecimento.
Além de organizar esses treinamentos, é importante também mensurar a adesão a eles. Ou seja: o quanto os colaboradores estão participando, engajando e entendendo nesses momentos.
Para quantificar esse indicador, utilize formulários de feedback e faça testes periódicos sobre os treinamentos.
5 – Avaliação de conformidade de terceiros
Por fim, não esqueça que uma boa política de compliance não se limita a quem está dentro da sua empresa, mas também organizações externas que se relacionam com ela. Isso se aplica a fornecedores, parceiros, investidores, entre outros.
Defina critérios que devem ser cumpridos por esses parceiros externos para evitar que sua empresa acabe sendo afetada por não conformidades de outras empresas.
Como controlar os indicadores de compliance facilmente?
Mesmo tendo impacto direto no sucesso da política de compliance, várias empresas acabam não acompanhando indicadores ligados a essa estratégia.
Isso acontece porque diversas companhias não contam com uma maneira eficiente, fácil e segura de acompanhar os indicadores. Por isso, ficam sujeitas a falhas e, consequentemente, sanções legais ligadas a elas.
Para evitar que isso aconteça com você, o melhor é contar com um sistema de gestão de qualidade e compliance, como o SoftExpert Suite.
Com ele, você consegue não apenas registrar indicadores de compliance, como também automatizar diversas tarefas e facilitar a gestão deles.
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