Nei settori altamente regolamentati, i leader aziendali affrontano la pressione simultanea di ottimizzare l’efficienza operativa e garantire il rispetto rigoroso delle normative complesse. Uno studio di KPMG evidenzia come gli ufficiali di compliance vivano con “una pressione continua e costante per ridurre i costi e migliorare l’efficienza”, mentre le loro responsabilità vanno oltre il semplice rispetto della legge.
Secondo un sondaggio di Gartner, il 39% dei dirigenti concorda sull’importanza di adottare strategie che si mantengano aggiornate con il ritmo dei nuovi requisiti normativi, dato il volume costante di cambiamenti che impattano le aziende.
In altre parole, combinare efficienza operativa e compliance non è banale. Da un lato, processi agili e lean aumentano la produttività; dall’altro, la conformità protegge contro rischi finanziari, reputazionali e legali. Le organizzazioni che comprendono questa sinergia trovano vantaggi competitivi: evitano multe milionarie e tempi di inattività, mentre operazioni efficienti riducono gli sprechi.
Ad esempio, le aziende SaaS che investono in standard di sicurezza (come SOC 2 o ISO 27001) non solo evitano perdite, ma guadagnano anche la fiducia dei clienti. Nel 2023, il 29% delle aziende ha perso opportunità di business per mancanza di certificazioni di sicurezza, mentre il 72% ha effettuato audit proprio per acquisire nuovi clienti, secondo uno studio di A-LIGN.
In sintesi: integrare efficienza e compliance rafforza l’azienda, mitiga i rischi e apre la strada a una crescita sostenibile. Tuttavia, garantire questa integrazione può essere più complesso di quanto sembri.
Le sfide per conciliare efficienza operativa e conformità
Le principali barriere per bilanciare questi obiettivi nascono dal rapido ritmo dei cambiamenti normativi. Uno studio di Thomson Reuters mostra che il 61% dei professionisti del rischio e della compliance considera il mantenersi aggiornati con i cambiamenti normativi come una delle tre principali priorità.
Allo stesso tempo, la complessità delle normative aumenta il rischio di incidenti. I leader della compliance avvertono che la mancata conformità può comportare multe elevate: Deloitte segnala che solo negli Stati Uniti nel 2023 sono state imposte sanzioni per oltre 5 miliardi di dollari.
In questo scenario di cambiamenti costanti e penalità aggressive in caso di non conformità, gli strumenti tradizionali spesso non sono sufficienti. Questo accade quando i sistemi di compliance legacy sono isolati, lasciando le informazioni critiche distribuite e obsolete all’interno dell’organizzazione. Di conseguenza, diventa quasi impossibile prendere decisioni basate su dati accurati.
Esistono inoltre sfide interne legate a cultura e processi. Molte aziende trattano ancora la tecnologia di compliance in modo reattivo, senza un flusso di informazioni efficiente. È necessario ottenere informazioni in modo processabile, invece di doverle cercare manualmente. I sistemi integrati dovrebbero anticipare i cambiamenti (ad esempio, utilizzando l’IA per mappare la nuova legislazione) piuttosto che dipendere da azioni manuali.
Un altro punto critico è la frammentazione dei dati. Quando i dipartimenti o gli strumenti non comunicano tra loro, si generano silos informativi che rallentano analisi e azioni. Questa situazione è spesso accompagnata da resistenza al cambiamento: i team abituati a processi manuali tendono a evitare nuovi strumenti o flussi di lavoro, compromettendo sia l’efficienza sia il rispetto delle normative.
Strategie per superare queste barriere
Per affrontare queste sfide, la mia prima raccomandazione è condurre una pianificazione strategica. Prima di implementare iniziative complesse (come la trasformazione digitale), le aziende devono investire tempo per comprendere il contesto completo dell’ambiente aziendale e normativo.
All’inizio, è più importante comprendere il contesto che accelerare l’esecuzione. La strategia prima dell’azione garantisce l’allineamento tra i rischi e gli obiettivi aziendali.
Una cultura organizzativa integrata è altrettanto cruciale. Il top management deve rafforzare il programma di compliance: il successo della strategia di conformità dipende direttamente dal supporto del consiglio di amministrazione, dei comitati di audit e della direzione esecutiva che lavorano insieme. Successivamente, i leader devono rendere tutti i processi chiari e accessibili a tutti i soggetti coinvolti nelle iniziative, riducendo così le rilavorazioni.
Implementare uno strumento è facile, ma costruire una cultura di efficacia e conformità è la vera sfida. È necessario, ad esempio, prevedere formazione continua e canali di segnalazione ben pubblicizzati, per rafforzare la cultura dell’etica e della compliance.
Inoltre, consiglio di adottare soluzioni tecnologiche che automatizzino i controlli. Le piattaforme integrate di GRC (Governance, Risk and Compliance) permettono di mappare i rischi, gestire i controlli e condurre audit automatici sui processi critici.
L’intelligenza artificiale (IA) e l’analisi predittiva vengono utilizzate per monitorare grandi volumi di dati. Ad esempio, gli algoritmi di IA possono identificare valori anomali indicativi di frodi o deviazioni, segnalando le aree di attenzione in anticipo. Tutto questo sforzo genera ritorno sull’investimento e aumenti di efficienza.
È fondamentale valutare il processo decisionale e cercare di massimizzare il ROI di ogni iniziativa, collegando sempre il budget agli obiettivi di riduzione dei costi e miglioramento delle performance. Seguendo queste pratiche, l’operatività di un’azienda può raccogliere i benefici derivanti dalla combinazione di gestione efficiente, cultura della compliance e trasformazione digitale, acquisendo agilità e resilienza.
Come utilizzare la tecnologia per potenziare efficienza operativa e conformità
La tecnologia è il principale alleato per integrare efficienza e compliance. Tra le risorse che generano maggiore impatto, si evidenziano:
Intelligenza artificiale e machine learning: queste tecnologie permettono di automatizzare il monitoraggio normativo in tempo reale. Gli strumenti basati su IA filtrano i cambiamenti normativi rilevanti per il business, effettuano analisi di impatto e suggeriscono flussi di azione. Questo uso proattivo dell’IA evita sorprese e libera il personale da compiti manuali ripetitivi.
Automazione dei processi (RPA): alcuni software possono eseguire attività di compliance di routine (ad esempio, rilevamento di documenti, invio di report normativi o verifica di liste di sanzioni) con velocità e precisione in modo automatico. Questo aumenta la produttività e riduce l’errore umano, accelerando la conformità senza gravare sui team.
ERP potenziato: i sistemi di gestione della compliance consolidano dati finanziari, operativi e normativi in un’unica piattaforma. Questa integrazione evita ridondanze e facilita l’audit continuo. Integrando queste soluzioni con un ERP, è possibile aggiungere moduli di controllo interno, connessione diretta alle normative fiscali e monitoraggio in tempo reale, allineando efficienza finanziaria e conformità normativa.
Integrazione delle soluzioni: mantenere sistemi isolati compromette l’efficienza. Come avverte Gartner, gli strumenti legacy con design a silos diffondono informazioni critiche, rendendo impossibile prendere decisioni rapide e affidabili. Le aziende di successo investono nell’integrazione dei dati, collegando piattaforme di compliance, ERP e altri software gestionali, affinché tutte le parti interessate abbiano accesso semplificato alle informazioni necessarie.
Gli errori che ogni leader di successo deve evitare
I leader devono evitare i classici ostacoli se vogliono garantire che efficienza e conformità procedano di pari passo. Naturalmente, ogni settore e azienda avrà le proprie sfide specifiche, ma alcuni errori tendono a ostacolare la maggior parte dei leader. I principali sono:
- Mancanza di integrazione tecnica: mantenere sistemi separati porta a duplicazioni e lavoro ridondante, creando colli di bottiglia operativi che annullano i guadagni di efficienza.
- Informazioni disperse e difficili da accessare: se norme, contratti e controlli sono archiviati in luoghi diversi (email, fogli di calcolo locali, sistemi non integrati, ecc.), aumenta il rischio di errori e non conformità. È comune che i team perdano tempo a cercare dati o non siano consapevoli di obblighi critici.
- Resistenza al cambiamento: non formare o coinvolgere le persone nel nuovo modello è un grave errore. Senza le competenze adeguate e il supporto della leadership, anche la tecnologia migliore potrebbe non produrre risultati.
- Visione reattiva: ignorare le innovazioni e aspettare che i problemi si presentino per poi risolverli causa ritardi e perdite. Molte aziende non sfruttano attivamente la tecnologia per anticipare i cambiamenti normativi, generando non solo inefficienza operativa, ma anche il rischio di multe per non conformità.
Affrontare questi errori garantisce che la gestione della compliance non diventi un ostacolo. Farlo è fondamentale per evitare colli di bottiglia e permettere all’operatività di procedere in modo integrato ed efficiente.
Come mettere in pratica questo approccio
Nella mia esperienza in SoftExpert, ho sempre cercato di combinare con successo efficienza e conformità. Il nostro modello operativo dà priorità alla strategia e al ROI rispetto a una semplice visione dei costi.
Qui valorizziamo il processo decisionale e il ritorno sull’investimento di tutte le nostre azioni. In questo modo, creiamo progetti orientati al valore aggiunto per il cliente. Internamente, investiamo in automazione dei processi e in team altamente qualificati, affinché l’operatività sia agile e flessibile.
In pratica, ciò significa che le soluzioni SoftExpert offrono ai clienti strumenti di gestione integrati che automatizzano le attività routinarie. Alcuni esempi includono importazione dei dati delle transazioni, generazione di report di conformità e avvisi automatici sulle regole aggiornate. Di conseguenza, le aziende utilizzano le nostre soluzioni (come BPM, GRC, ERM e Suite) per aumentare l’efficienza, ridurre i costi e rafforzare la conformità normativa.
Forniamo un sistema che aiuta a automatizzare le attività, aumentare l’efficienza, ridurre i costi e incrementare il ROI delle aziende. Questo approccio commerciale aiuta i clienti di settori regolamentati a evitare multe e sanzioni senza sacrificare l’agilità; al contrario, genera nuove opportunità di mercato.
Guardando al futuro: tendenze per chi cerca efficienza operativa
Per rimanere competitivi, i leader devono essere aggiornati sulle tendenze tecnologiche e culturali. La migrazione delle infrastrutture al cloud deve rimanere un elemento centrale. Oltre a garantire agilità e scalabilità, rafforza la conformità normativa. Inoltre, offre una maggiore sicurezza, grazie a controlli integrati e aggiornamenti automatici per il rispetto delle regole.
Il futuro indica anche che le aziende che superano le barriere culturali avranno successo. I leader devono promuovere il cambiamento e investire nella formazione continua dei team, assicurando che tutti sappiano sfruttare al meglio le nuove tecnologie.
Pertanto, monitorando attentamente gli sviluppi tecnologici e promuovendo una cultura aziendale basata su dati e compliance, i leader garantiscono che efficienza operativa e conformità procedano sempre di pari passo.
Conclusione
L’ambiente normativo aziendale richiede che le aziende siano efficienti e conformi alle norme. Le evidenze di mercato mostrano che questa integrazione produce risultati concreti: riduce il rischio di multe, aumenta la fiducia di investitori e clienti e persino incrementa i ricavi.
La ricerca di A-LIGN rivela che il 34% delle grandi aziende adotta la compliance come strumento per aumentare i ricavi e acquisire nuovi clienti. Al contrario, trascurare la conformità ha un impatto elevato: in media, il costo della non conformità è quasi tre volte superiore rispetto all’investimento in controlli.
Pertanto, combinati con l’agilità, i programmi intelligenti di compliance diventano veri promotori del vantaggio competitivo. Attraverso l’uso di tecnologie avanzate (IA, automazione e cloud, ad esempio), l’implementazione di processi integrati e la promozione di una cultura allineata, le aziende nei settori regolamentati possono moltiplicare i profitti operativi senza sacrificare la conformità.
Questa convergenza può trasformarsi in un vero circolo virtuoso di efficienza e compliance, e raggiungere questo livello è un imperativo strategico per qualsiasi organizzazione che punti a una crescita solida e sostenibile.
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