La Gestione Elettronica dei Documenti (EDM) è un sistema digitale che centralizza l’archiviazione, l’organizzazione e il recupero delle informazioni aziendali, sostituendo i documenti cartacei con registrazioni elettroniche più sicure e accessibili. L’obiettivo è ottimizzare efficienza, sicurezza e conformità, permettendo al contempo una collaborazione fluida tra i membri del team.
La gestione tradizionale dei documenti affronta sfide significative, come:
- Processi manuali che richiedono molto tempo
- Sistemi frammentati e scollegati
- Difficoltà nella gestione di grandi volumi di dati
- Impossibilità di rispondere rapidamente a nuovi requisiti normativi
- Mancanza di integrazione, analisi dei dati in tempo reale e scalabilità
Per affrontare queste problematiche, è fondamentale utilizzare uno strumento come SoftExpert Document, che offre soluzioni avanzate come l’automazione guidata dall’IA e i flussi di lavoro centralizzati.
Le sue funzionalità integrate sono progettate per migliorare la conformità e l’adattabilità della tua azienda, includendo firme elettroniche con D4Sign, aggiornamenti predittivi dei metadati e gestione intelligente dei contenitori.
Nei prossimi anni, si prevede che l’EDM incorporerà funzionalità avanzate quali:
- Insight predittivi basati sull’IA
- Mitigazione proattiva dei rischi
- Automazione completa dei processi
Continua a leggere per scoprire come il futuro della gestione dei documenti potrà potenziare la tua organizzazione!
Perché la gestione tradizionale dei documenti non soddisfa più le esigenze del mercato
I metodi convenzionali di gestione dei documenti sono diventati un peso per la competitività organizzativa. Parliamo di elementi come lo spazio di archiviazione fisico, il controllo manuale e i processi scollegati.
Questi elementi non hanno più posto in un mercato che richiede agilità, sicurezza robusta e sostenibilità. In definitiva, perpetuano costi nascosti, vulnerabilità operative e barriere all’innovazione.
Costi operativi
Una di queste barriere è rappresentata dalla spesa operativa. I sistemi tradizionali si basano su processi manuali come la ricerca di documenti cartacei, la stampa frequente e l’archiviazione su carta. Il risultato è un aumento dei costi legati allo spazio fisico e ad altre risorse.
La mancanza di automazione e di classificazione intelligente rallenta le operazioni critiche, impattando su produttività e scalabilità.
Sicurezza e conformità
I documenti fisici sono vulnerabili a smarrimenti, accessi non autorizzati e catastrofi naturali. Inoltre, complicano le attività di audit.
Regolamenti come il GDPR europeo e la LGPD brasiliana richiedono tracciabilità e controllo granulare degli accessi, requisiti che risultano irrealizzabili con i metodi convenzionali.
Collaborazione e mobilità
I modelli tradizionali ostacolano il lavoro remoto e la collaborazione in tempo reale, portando a versioni di file incompatibili e ritardi nelle approvazioni.
La mancanza di integrazione con strumenti digitali—come le firme elettroniche e le piattaforme cloud—limita l’agilità richiesta dai mercati globali competitivi.
Innovazione e sostenibilità
I sistemi legacy presentano limitazioni critiche:
- Non supportano nuove tecnologie come l’IA per l’estrazione dei dati o la blockchain per l’autenticazione (entrambe essenziali per l’analisi predittiva e la sicurezza avanzata).
- Consumano risorse naturali come carta ed energia, compromettendo gli obiettivi ESG.
Nel frattempo, le soluzioni digitali riducono le emissioni e i costi operativi. Date queste limitazioni strutturali, migrare verso un sistema integrato di Gestione Elettronica dei Documenti (EDM) diventa imperativo per la competitività aziendale.
In questo contesto, comprendere come funziona l’EDM nella pratica—combinando automazione, intelligenza artificiale e governance predittiva—è il primo passo per trasformare i documenti da passività operative in risorse strategiche.
Continua a leggere: Come il software di gestione dei file può andare oltre il semplice archivio
Come funziona la Gestione Elettronica dei Documenti (EDM)?
La Gestione Elettronica dei Documenti (EDM) opera tramite acquisizione intelligente e indicizzazione automatizzata, trasformando dati non strutturati in risorse digitali strategiche. Nei sistemi EDM di fascia alta, il Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) è potenziato dall’Intelligenza Artificiale (IA) per estrarre dati, metadati e contesto da file scansionati, email o moduli.
Nel frattempo, algoritmi di machine learning possono classificare i documenti in base a contenuto, finalità o requisiti normativi.
Una volta digitalizzati, i documenti vengono archiviati in un repository cloud centralizzato che ne garantisce il recupero immediato. I principali metodi di categorizzazione includono:
- Tagging dei metadati (es. ID cliente, nome del progetto, data di scadenza)
- Ricerca full-text potenziata dal Natural Language Processing (NLP)
- Controllo delle versioni con tracciamento di revisioni e approvazioni
- Regole di conservazione automatizzate per garantire la conformità normativa
L’automazione dei flussi di lavoro semplifica poi le operazioni: regole predefinite instradano i documenti per revisione, firme elettroniche o archiviazione.
Contemporaneamente, strumenti di collaborazione in tempo reale permettono a più utenti di modificare, commentare o approvare i file simultaneamente. Questo elimina i conflitti di versione e accelera processi come la finalizzazione dei contratti o le risposte agli audit.
Infine, analisi avanzate e integrazione trasformano i documenti in strumenti strategici: l’IA identifica trend o anomalie nell’utilizzo dei documenti, mentre le API collegano il sistema EDM a ERP, CRM o piattaforme di compliance. Opzioni di verifica basate su blockchain possono garantire audit a prova di manomissione, e backup crittografati automatici possono proteggere i documenti durante l’intero ciclo di vita.
Come SoftExpert Document reinventa la Gestione Elettronica dei Documenti nella pratica
Per anni, le aziende hanno faticato con le limitazioni della gestione tradizionale dei documenti—il caos della carta, le vulnerabilità di sicurezza e i colli di bottiglia nella collaborazione che ostacolano l’innovazione. Questi sistemi obsoleti assorbono risorse, espongono le organizzazioni a rischi di conformità e non sfruttano i vantaggi dell’IA e dell’automazione nei flussi di lavoro.
Ma esiste una soluzione che trasforma questi punti dolenti in opportunità. In questa sezione, esploreremo come SoftExpert Document, a partire dalla versione 2.2.4, offra la prossima generazione di EDM. Dall’automazione potenziata dall’IA alla garanzia di conformità, scoprirai innovazioni che ridefiniscono ciò che la governance dei documenti può raggiungere.
Miglioramenti nella struttura delle relazioni
A partire dalla versione 2.2.4, il modulo documenti adotta un approccio semplificato per l’associazione dei componenti del sistema. In precedenza, gli utenti dovevano navigare tra più schermate per creare queste connessioni, generando complessità inutile e consumando tempo.
Per risolvere questo problema, è stato introdotto un pannello unico per le relazioni. Questo pannello mostra tutte le possibili associazioni in un unico spazio di lavoro. Grazie a un’interfaccia intuitiva, gli utenti possono selezionare il tipo di connessione e l’elemento da collegare, garantendo operazioni fluide e flussi di lavoro ininterrotti.
Le connessioni sono categorizzate tramite filtri come “Associato”, “Creato” e “Creato da” e possono essere visualizzate in formato elenco o scheda.
Un punto di forza significativo è la possibilità di creare nuovi elementi direttamente dal pannello, da semplici risorse a flussi di lavoro completi. Questo migliora l’interoperabilità tra i moduli e aumenta l’efficienza operativa.
Descrizioni automatizzate potenziate dall’IA
SoftExpert Document integra l’Intelligenza Artificiale per semplificare la creazione dei documenti aziendali. Consente la generazione automatica di descrizioni di spedizione e protocolli di copia, accelerando la creazione dei record e riducendo al minimo gli errori manuali.
Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per i clienti della Cloud edition che utilizzano il modulo SoftExpert Copilot. Gli amministratori di sistema possono abilitarla tramite l’API “Gen AI & NLP” nel Centro Integrazioni (COP010), sbloccando il pieno potenziale di questa tecnologia.
Firme digitali semplificate con D4Sign
A partire dalla versione 2.2.4, SoftExpert Document include l’integrazione nativa con la piattaforma di firma elettronica e digitale D4Sign. Questa partnership garantisce la formalizzazione e la sicurezza legale dei documenti—tutto all’interno dell’ambiente di gestione documentale.
Gli utenti possono scegliere tra firma manuale o richieste automatizzate attivate dai flussi di lavoro, tutte gestite all’interno del sistema SoftExpert, offrendo flessibilità operativa per le diverse esigenze aziendali.
Scopri di più sulle integrazioni per le firme elettroniche di SoftExpert Document:
Ottimizzazioni nella gestione dei contenitori di file
Il modulo consente la gestione di contenitori documentali complessi, offrendo maggiore controllo e aumentando l’efficienza organizzativa. Ad esempio, è possibile aggiungere descrizioni per guidare i colleghi, includendo testi esplicativi nelle strutture delle cartelle. Queste note sono visibili ogni volta che la cartella viene aperta, garantendo la conformità agli standard stabiliti.
Inoltre, il sistema supporta il controllo gerarchico degli accessi, limitando il caricamento dei file a specifiche sottocartelle. Questo evita caricamenti nella cartella principale di un progetto, permettendoli solo nelle sottocartelle designate.
La visualizzazione avanzata amplia l’interfaccia oltre le informazioni di base, mostrando i file elettronici associati e fornendo una visibilità completa dei contenuti.
Un contatore di file mostra ora il numero di documenti per cartella e il totale all’interno del contenitore, aiutando l’azienda a monitorare i volumi dei file elettronici.
Infine, l’opzione “copia struttura” fa risparmiare tempo replicando gerarchie identiche, preservando tutti i parametri e le impostazioni della struttura originale.
Aggiornamenti manuali dei metadati dei documenti
La versione 2.2.4 introduce una funzionalità che consente di modificare immediatamente i metadati dei file, eliminando la necessità di attendere l’elaborazione automatica del sistema quando i dati del documento vengono modificati.
Per utilizzarla, vai su Documento > Documento (DC010), seleziona il file interessato e clicca su “Apri dati”. Nella sezione “File elettronico”, individua l’elemento e scegli “Azioni > Aggiorna metadati”, come illustrato nell’immagine.
Il sistema richiederà la conferma prima di applicare le modifiche.
Prerequisiti per questa operazione:
- Permesso di modificare documenti approvati abilitato (Impostazioni > Parametri Generali DC035 > scheda Documento)
- Nessuna firma digitale definitiva sul file
- Esportazione dei metadati preconfigurata nella categoria del documento
- Formati compatibili: documenti Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx) o OpenDocument (.odt)
Vantaggi:
- Controllo immediato sui metadati dei documenti
- Flessibilità per correzioni rapide
- Ottimizzazione del flusso di lavoro documentale
- Integrità dei record mantenuta
Modifica di documenti e fogli di calcolo tramite Microsoft OneDrive
È possibile modificare direttamente i file nei formati .doc, .xls, .ppt e .pps utilizzando Microsoft OneDrive. Il sistema li converte automaticamente in equivalenti moderni come .docx, garantendo compatibilità e preservando il contenuto originale.
Per utilizzare questa funzionalità, l’integrazione con OneDrive deve essere abilitata e la conversione in PDF deve essere configurata nel sistema. Questa funzionalità è disponibile esclusivamente per le estensioni di file menzionate.
Accesso rapido alle approvazioni dei documenti
L’esperienza di approvazione dei documenti è stata ridisegnata per garantire maggiore agilità. Tutte le informazioni rilevanti per la validazione sono ora centralizzate in un’unica posizione, accessibile tramite il menu principale dei documenti (DC010).
In pratica, gli utenti possono:
- Selezionare qualsiasi documento elencato
- Accedere istantaneamente al pannello di approvazione
- Visualizzare l’intera cronologia
- Eseguire nuove validazioni
Vantaggi di questa nuova interfaccia:
- Navigazione semplificata in pochi clic
- Visibilità completa dello stato di approvazione
- Accelerazione dei processi decisionali
- Riduzione dei passaggi burocratici
Scaricare file elettronici con annotazioni
Il sistema consente agli utenti di scaricare i file digitali contenenti tutti i commenti e le annotazioni aggiunti. Selezionando “Visualizza file con annotazioni”, l’interfaccia mostra i segni e fornisce un nuovo pulsante per “Esporta PDF con annotazioni”.
Questa innovazione garantisce che:
- Tutti i commenti rimangano visibili nel file esportato
- La condivisione dei documenti annotati sia più efficiente
- La cronologia delle modifiche e dei commenti venga preservata
- Venga mantenuta la tracciabilità completa delle modifiche
Compilazione degli attributi dei documenti in SoftExpert Process
Quando si seleziona la funzione “Crea documento approvato” all’interno di un’attività di processo nella SoftExpert Suite, è possibile definire come verranno compilati i campi del documento. In questo modo, ogni volta che il workflow viene avviato, il documento generato automaticamente avrà le informazioni completate durante l’esecuzione del compito corrispondente.
Nuova schermata principale per l’esportazione dei metadati e i menu di validità
La versione 2.2.4 della SoftExpert Suite introduce un’interfaccia principale modernizzata con filtri potenziati e un nuovo sistema di elenchi per semplificare la gestione dei dati.
Oltre ad aggiungere manualmente nuovi elementi, ora è possibile modificare i record individualmente, aggiornare gli stati e rimuovere più elementi contemporaneamente. Questi miglioramenti mirano a ottimizzare i flussi di lavoro e aumentare la produttività.
Le seguenti schermate sono state ridisegnate:
Firma automatica
- Certificato (DC058)
- Elenco firmatari (DC059)
Copia distribuzione
- Modello (DC064)
- Motivo (DC047)
Documento
- Esportazione metadati (DC052)
- Filigrana (DC045)
- Piano di conservazione (DC042)
- Validità (DC044)
Revisione
- Motivo (DC038)
Guida alla spedizione
- Metodo di consegna (DC049)
Nuovo modello di schermata potenziata dall’IA
È importante notare che la funzione “Chiedi all’IA” è disponibile solo nei menu Motivo (DC047), Motivo (DC038) e Metodo di consegna (DC049). I clienti devono possedere una licenza SoftExpert Copilot per utilizzarla.
Miglioramenti nella cronologia dei documenti
Per garantire maggiore chiarezza nei processi di registrazione e rilascio delle revisioni dei documenti, la cronologia dei documenti è stata ottimizzata per mostrare l’origine della creazione del file e il metodo utilizzato per approvare la sua revisione.
Ora è possibile identificare con precisione se il documento è stato generato tramite:
- Importazione da foglio di calcolo
- Schermata Import Tracking (DI013)
- Integrazione con web service
Inoltre, è possibile verificare come la revisione è stata rilasciata:
- Utilizzando il pulsante “Rilascia revisione”
- Tramite web service
Questo aggiornamento migliora la tracciabilità e la trasparenza, semplificando l’analisi e la gestione operativa.
Nuove relazioni visualizzate nel documento
Per risolvere le difficoltà nel localizzare i record associati ai documenti che ne impedivano la cancellazione, SoftExpert Document centralizza ora le relazioni e include una sezione “Dove usato” nella scheda “Relazioni”.
In quest’area è possibile visualizzare tutte le connessioni dei documenti, inclusi:
- File modello collegati
- Widget utilizzati nei portali
Questo miglioramento offre maggiore controllo e trasparenza sulle dipendenze dei documenti, semplificando la gestione!
SoftExpert Document: Oltre la gestione documentale convenzionale
SoftExpert Document va oltre la gestione documentale tradizionale trasformando i flussi di lavoro frammentati in ecosistemi unificati. Attraverso questo sistema, IA e design intuitivo convergono per eliminare i colli di bottiglia storici.
Ogni funzionalità—dalle associazioni centralizzate alle analisi predittive—agisce come un ingranaggio in un meccanismo più ampio che non solo risolve le deficienze operative, ma trasforma anche i documenti in risorse dinamiche di business intelligence.
Questa reingegnerizzazione dell’EDM dà vita al futuro immaginato all’inizio di questo articolo: un sistema di governance dei documenti che è simultaneamente uno scudo contro i rischi, una leva per l’innovazione e un catalizzatore per la sostenibilità, aprendo la strada a decisioni agili in ambienti aziendali complessi.
Conclusione
La migrazione verso sistemi moderni di Gestione Elettronica dei Documenti (EDM) è diventata essenziale alla luce delle limitazioni dei metodi tradizionali, che perpetuano costi nascosti e vulnerabilità operative.
L’EDM emerge come soluzione strategica per unificare i dati, garantire la conformità normativa e abilitare la scalabilità aziendale. La sua adozione rimuove le barriere all’innovazione e alla collaborazione da remoto, allineandosi alle esigenze di un mercato agile.
SoftExpert Document esemplifica questa evoluzione integrando funzionalità come IA predittiva, firme digitali con D4Sign e gestione intelligente dei contenitori. Il suo pannello di relazioni unificato e gli aggiornamenti in tempo reale dei metadati ottimizzano i flussi di lavoro e l’interoperabilità tra moduli.
Questa nuova generazione di EDM trasforma i documenti in leve di business intelligence, permettendo analisi predittive e decisioni agili in ambienti complessi.
Così, l’EDM moderno si consolida come ecosistema essenziale per la competitività, trasformando le informazioni strutturate in vantaggio strategico e innovazione continua.
Per vedere tutti i cambiamenti nella versione 2.2.4 di SoftExpert Document, consulta le note di rilascio complete!
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FAQ – Domande Frequenti sulla Gestione Elettronica dei Documenti (EDM)
I metodi tradizionali si basano su processi manuali, archiviazione fisica e sistemi scollegati, causando alti costi operativi e vulnerabilità nella sicurezza. Ostacolano la scalabilità, la collaborazione da remoto e la conformità a normative come LGPD e GDPR, bloccando al contempo l’adozione di tecnologie innovative come IA e blockchain.
L’EDM moderno utilizza IA e OCR per catturare, classificare e indicizzare automaticamente i documenti in repository cloud centralizzati. Combina metadati, controllo delle versioni, flussi di lavoro automatizzati e integrazione con i sistemi aziendali (ERP/CRM), trasformando i dati in risorse strategiche con sicurezza e tracciabilità.
La soluzione fornisce automazione potenziata dall’IA, pannelli di relazioni unificati e firme elettroniche legalmente valide tramite D4Sign. Funzionalità come gestione intelligente dei contenitori, aggiornamenti manuali dei metadati e modifica diretta tramite Microsoft OneDrive eliminano i colli di bottiglia operativi e aumentano l’efficienza.
Il sistema applica regole di conservazione automatizzate, controllo granulare degli accessi e integrazione con blockchain per audit a prova di manomissione. Backup crittografati, firme digitali con D4Sign e tracciabilità completa soddisfano i requisiti LGPD e GDPR, riducendo i rischi.
I punti salienti includono il pannello di relazioni unificato, le descrizioni generate dall’IA (tramite SoftExpert Copilot) e la gestione avanzata dei contenitori con conteggio dei file e gerarchie replicabili. La modifica dei metadati in tempo reale e l’esportazione in PDF con annotazioni semplificano ulteriormente i flussi di lavoro.Come l’EDM promuove sostenibilità e innovazione?
Eliminando la carta, riducendo i costi di archiviazione fisica e ottimizzando l’uso dell’energia, l’EDM digitale è allineato agli obiettivi ESG. La sua integrazione con IA, analisi predittive e piattaforme cloud trasforma i documenti in fondamenti per insight strategici e automazione end-to-end dei processi.
