7 metodi e strumenti per identificare i rischi: come proteggere la tua operazione

Prima di parlare di metodologie e strumenti, fermiamoci un attimo: ti è mai capitato che, anche con processi ben definiti, emergano imprevisti che interrompono il flusso di lavoro?

La buona notizia è che, identificando e mappando i rischi fin dall’inizio, smetti di “spegnere incendi” e puoi agire prima che il problema diventi critico.

Scopri come identificare i rischi in modo semplice ed efficace!

Cos’è l’identificazione dei rischi?

L’identificazione dei rischi è il processo volto a rilevare, analizzare e documentare potenziali eventi o situazioni che potrebbero avere un impatto negativo sulle operazioni di un’azienda. Lo scopo è prevenire problemi, ridurre impatti e garantire la continuità operativa.

Cos’è l’identificazione dei rischi?

L’identificazione dei rischi è il processo di analisi e valutazione delle minacce potenziali per il business, che possono essere di natura operativa, finanziaria, normativa o ambientale.

Perché è essenziale identificare i rischi?

È fondamentale per anticipare i problemi e proteggere la qualità dei prodotti o servizi offerti dall’azienda.

Perché investire nell’identificazione dei rischi?

• Prevenzione delle perdite: rileva guasti prima che si verifichino
• Pianificazione e preparazione: sviluppa piani di contingenza su misura
• Decisioni informate: dati a supporto della strategia aziendale
• Conformità normativa: garantisce il rispetto delle normative di settore
• Protezione degli asset: tutela persone, risorse e reputazione

Cosa sono i rischi?

I rischi sono la possibilità che un evento o un’azione provochi danni o conseguenze negative. Nel contesto aziendale, questi danni possono influire su:

• Persone
• Gruppi di lavoro
• Proprietà
• Prodotti o servizi
• Ambiente

I rischi sono inerenti al business, ed è per questo che una buona gestione dei rischi è cruciale per il successo nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

In definitiva, se non identifichi un rischio, perdi anche l’opportunità di prevenirlo, e queste opportunità mancate possono tradursi in grandi perdite.

Quali tipi di rischi devi considerare?

I rischi possono provenire da fonti molto diverse, quindi avere una visione completa può risultare complesso. L’analisi dei rischi implica identificare, analizzare e agire per mitigare o controllare questi rischi (e altri eventuali), riducendo la probabilità che si verifichino e minimizzandone l’impatto.

Tipi comuni di rischi

• Operativi: guasti nei processi o nei sistemi
• Finanziari: variazioni di valuta, credito e flusso di cassa
• Normativi / di conformità: violazioni di leggi o regolamenti
• Ambientali: impatto ambientale e sostenibilità
• Reputazionali: danni all’immagine del brand e alla fiducia dei clienti

Per approfondire: Come creare una matrice dei rischi

Come identificare i rischi passo dopo passo

Conoscere i benefici della gestione dei rischi non basta: è necessario sapere come applicarla nella pratica. Esistendo diversi tipi di rischi, ci sono anche numerosi metodi per identificarli.

Per facilitare questo compito, ecco una guida di base passo passo per identificare i rischi:

• Analizza il contesto: Comprendi l’ambiente in cui opera l’azienda. Analizza i fattori interni ed esterni che possono influenzare i rischi delle operazioni.
• Identifica le minacce: Elenca i possibili eventi o condizioni che potrebbero causare danni. Puoi farlo tramite brainstorming, consultando esperti, analizzando dati storici o utilizzando strumenti specifici di identificazione dei rischi.
• Valuta le vulnerabilità: Dopo aver identificato le minacce, determina quali asset o processi sono più suscettibili. Crea una lista che colleghi rischi/minacce agli asset o processi.
• Valuta le conseguenze: Analizza l’impatto potenziale di ciascun rischio identificato. Queste informazioni ti permetteranno di stabilire priorità e creare azioni che si concentrino prima sui rischi più critici, poi su quelli meno rilevanti in maniera progressiva.
• Organizza la documentazione: Registra tutte le informazioni, i dati e le conclusioni, inclusi rischi identificati, cause, conseguenze e misure di mitigazione. Assicurati che questo materiale sia facilmente accessibile alle parti interessate e rivedilo periodicamente per applicare misure di miglioramento continuo.

7 strumenti per identificare i rischi

Seguendo questo passo passo, avrai una struttura solida ed efficace per avviare il processo di identificazione dei rischi. Ma non basta: è importante anche implementare gli strumenti giusti per rendere la gestione dei rischi più facile, agile e produttiva.

Brainstorming (Lluvia de ideas)

Il brainstorming consiste nel riunire i membri del team con l’obiettivo di generare quante più idee possibili per creare soluzioni o risolvere problemi.

Questa tecnica creativa sfrutta la diversità delle esperienze e permette ai membri del gruppo di costruire sulle idee degli altri, rendendola ideale per identificare i rischi.

Come fare un brainstorming:

• Forma un team multidisciplinare
• Definisci scopo e tempi
• Usa domande guida, ad esempio: “Cosa potrebbe fallire se…?”

Il brainstorming permette a chi lavora in prima linea di condividere le proprie prospettive sui rischi, fornendo nuove conoscenze sui processi e aiutando a ridurre il divario tra leadership e team.

Matrice SWOT

Spesso utilizzata per la pianificazione strategica o per la creazione di nuovi progetti, la matrice SWOT può essere uno strumento prezioso per identificare rischi da una prospettiva diversa.

La matrice SWOT aiuta a individuare i punti di forza del progetto o dell’azienda, così come ciò che potrebbe ostacolare il raggiungimento degli obiettivi.

Come usare la matrice SWOT:

• Sul lato sinistro, identifica forze e debolezze dell’ambiente interno
• Sul lato destro, elenca opportunità e minacce dell’ambiente esterno

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Analisi della causa principale (Root Cause Analysis)

Alcuni strumenti comunemente utilizzati per l’analisi della causa principale possono essere molto utili anche per identificare i rischi. I più efficaci includono:

• FMEA (Failure Mode and Effects Analysis)
• Diagramma causa-effetto (detto anche Ishikawa o a lisca di pesce)
• Diagramma di Pareto
• 5 Whys (5 Perché)

Normalmente, l’analisi della causa principale viene applicata dopo la comparsa di un problema, ma può essere utilizzata in modo proattivo. In questo caso, si parte da un impatto o rischio da evitare e si analizza la causa radice per prevenire che si verifichi.

Tecnica Delphi

La tecnica Delphi consiste nel raccogliere informazioni in modo anonimo e strutturato. Di solito viene realizzata tramite questionari ed è gestita da un facilitatore incaricato di raccogliere le idee (rischi) segnalate dagli esperti.

Come funziona la tecnica Delphi per identificare i rischi?

In ogni round di analisi, gli esperti compilano individualmente una lista di rischi (o rispondono a un questionario specifico) e consegnano questa compilazione al facilitatore.

I risultati del primo round, una volta riassunti, forniscono la base per il secondo round, e così via.
 Sulla base delle informazioni raccolte in ogni round, gli esperti possono rivedere il proprio giudizio, modificarlo o presentare nuovi argomenti. Il processo continua fino a quando tutti i partecipanti raggiungono un consenso.

Perché la tecnica Delphi è efficace nell’identificazione dei rischi?

Questo metodo è efficace per raggiungere un consenso, soprattutto quando molte persone sono coinvolte nel processo di analisi.
 Inoltre, riduce gli errori, grazie alle revisioni delle previsioni precedenti in ogni round.
 L’anonimato della tecnica Delphi permette agli esperti di esprimere liberamente le proprie opinioni.

Interviste

I rischi possono essere identificati tramite interviste con i partecipanti al progetto o con esperti del settore coinvolti nella valutazione dei rischi.
 La diversità di esperienze e competenze consente di ottenere un maggior numero di osservazioni nel processo di identificazione dei rischi.

Ispezioni

Fondamentali per l’identificazione dei rischi, le ispezioni consistono nella visita agli impianti e nel contatto diretto con i membri del team.

Come aiutano le ispezioni a identificare i rischi?

Le ispezioni sono spesso guidate da checklist, che elencano gli elementi, processi, attrezzature o impianti da controllare. L’obiettivo è identificare, prevenire e correggere situazioni non conformi agli standard attesi.
 Come risultato, emergono diversi rischi e punti di miglioramento.

Revisione dei requisiti e della documentazione

Oltre a garantire la consegna di prodotti, progetti e servizi di qualità, il rispetto dei requisiti legali previene multe, sanzioni e varie perdite finanziarie.
 Pertanto, l’analisi e la revisione dei requisiti applicabili alla tua operazione è fondamentale per identificare rischi potenziali.

Un altro punto da analizzare, che può fornire informazioni preziose, è la documentazione.
 La revisione di documenti relativi a progetti, processi, audit precedenti o indicatori di performance, ad esempio.

Questo può evidenziare le lezioni apprese, così come i problemi e le relative soluzioni. In questo modo, sarai più preparato se si dovesse verificare un rischio simile o potrai identificare nuovi rischi correlati.

Conclusione

L’identificazione dei rischi è un componente vitale per la resilienza e il successo di qualsiasi organizzazione. L’uso di metodi e strumenti adeguati non solo permette di anticipare e mitigare minacce potenziali, ma rafforza anche la capacità di risposta e adattamento di fronte a eventi imprevisti.

Integrando queste pratiche, le aziende possono proteggere i propri asset, garantire la continuità del business e promuovere un ambiente di lavoro più sicuro ed efficiente. Investire nella gestione dei rischi significa quindi investire nel futuro sostenibile e prospero della tua impresa.

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FAQ – Domande frequenti sull’identificazione dei rischi