Come il software di gestione dei file può andare oltre il semplice archiviare elementi

Il software di gestione dei file consente di archiviare documenti con tracciabilità e gestire permessi configurabili per utente. Con tutto ciò, non è possibile solo archiviare elementi, ma anche agire con accesso sicuro tra i diversi settori di un’azienda.

In uno scenario in cui si prevede che le aziende genereranno più di 175 zettabyte di dati entro la fine del 2025 e si creeranno quasi 403 milioni di terabyte al giorno, affidarsi solo all’“archiviazione di base” non è sufficiente. Le aziende che vogliono avere successo nella trasformazione digitale hanno bisogno di un sistema per organizzare i file in modo semplice e rapido, che offra tecnologia, sicurezza, collaborazione e governance end-to-end.

In questo articolo comprenderai come andare oltre il semplice archiviare file e sfruttare tutto il potenziale di questo tipo di soluzione, inclusa la creazione di file di testo in modo nativo all’interno della soluzione.

Cos’è il software di gestione dei file?

Il software di gestione dei file è uno strumento che va oltre il semplice archiviare documenti: organizza, classifica e facilita l’accesso a qualsiasi contenuto. Questa soluzione si concentra sull’efficienza dell’uso quotidiano, sulla scalabilità e sull’esperienza dell’utente.

La caratteristica più generale di una soluzione di questo tipo è la centralizzazione nell’archiviazione dei file. Elimina la dispersione di elementi su più sistemi, account, macchine, ecc., centralizzando l’archiviazione in un unico luogo. Questo semplifica l’accesso alle informazioni, facilita la creazione di nuovi file, rafforza la sicurezza e garantisce la conformità a diverse normative.

In questo modo, un sistema di archiviazione dei documenti soddisfa le esigenze di diversi settori e aziende di varie dimensioni.

Tuttavia, questo strumento non deve essere solo un grande database di file. Può davvero facilitare la quotidianità dei team, promuovere la sicurezza e la tracciabilità dei file, e persino permettere di non solo gestire, ma creare elementi all’interno dello stesso strumento.

Queste sono alcune delle caratteristiche offerte dai migliori software di gestione dei file, come Drive di SoftExpert Suite.

Caratteristiche che vanno oltre l’archiviazione

Per andare oltre il livello base, il tuo strumento di gestione dei file aziendali deve inviare avvisi in tempo reale, gestire la sicurezza e gli accessi a tutti i livelli, e altro ancora.

• Storico dei documenti. Permette di vedere chi ha creato, visualizzato, rinominato o spostato un file da una cartella all’altra, fornendo tracciabilità e trasparenza su ciò che accade ai tuoi documenti.

• Sicurezza. Grazie a questo controllo, è possibile condividere i file per utente o gruppo, garantendo il rispetto di normative come ISO o LGPD. È inoltre essenziale avere l’opzione di rendere nuovamente privato un file, come avviene in SoftExpert Drive.
• Creazione di documenti di testo. Perché perdere tempo a creare un documento di testo in un editor, salvarlo e poi inviare il file all’archiviazione tramite un’altra applicazione? In SoftExpert Drive, ad esempio, tutto questo è più semplice: puoi creare e modificare documenti di testo con funzioni di formattazione avanzata, correzione automatica del testo e salvataggio in tempo reale direttamente all’interno del drive.

• Copia e sposta elementi tra cartelle. Per facilitare il lavoro, è fondamentale che il tuo sistema di gestione documentale ti permetta di copiare record con un solo clic e di spostare facilmente i file tra le cartelle.
• Notifiche intelligenti. Ricevi avvisi automatici sulle azioni effettuate che richiedono attenzione, come la condivisione dei file, la creazione di nuovi record o le eliminazioni, evitando errori e dimenticanze nelle attività importanti.

Le funzionalità di creazione di file direttamente nel tuo Drive, copia dei record, spostamento dei file tra cartelle e richiesta di accesso ai record sono nuove nella versione 2.2.4 di SoftExpert Drive.

Come scegliere il miglior sistema per archiviare documenti in 4 passaggi

La selezione della soluzione ideale va ben oltre la valutazione del prezzo o del marchio. È necessario comprendere innanzitutto il contesto della propria azienda, la natura del mercato in cui opera e le possibilità — e le esigenze — che l’operazione comporta.

Di conseguenza, non esiste una formula magica: tutto dipende dal capire cosa si cerca e quali sistemi offrono le soluzioni più adatte.

La buona notizia, per facilitare questa ricerca, è che esistono alcuni criteri essenziali che aiutano a guidare il percorso verso il software di gestione dei documenti ideale. Di seguito, scopri i cinque passaggi da considerare in questa analisi.

1. Valuti la sicurezza e la conformità

• Dà priorità a soluzioni che dispongano di strumenti per proteggere le informazioni sensibili, sia della tua azienda sia di clienti e fornitori.
• Affidati a moduli di controllo degli accessi granulari: ovvero la possibilità di concedere (e revocare) permessi di accesso per ciascun elemento individualmente, se necessario. Questo ti permette di controllare chi può accedere, modificare o condividere ogni file.
• Usa solo strumenti conformi ai principali standard e regolamenti del mercato, come LGPD, ISO 27001, nonché ai requisiti degli enti regolatori.

2. Verifica la facilità d’uso e l’adozione

• Valuta se il sistema di gestione documentale e dei file offre un’interfaccia intuitiva, con menu chiari e navigazione semplice. Oltre a ridurre i tempi di implementazione e formazione, questo garantirà anche un’esperienza utente più fluida e piacevole per i dipendenti.
• Assicurati che l’utilizzo sia supportato su diversi dispositivi e in diverse situazioni. Questo garantisce che gli utenti possano accedere allo strumento e collaborare da qualsiasi luogo e con i dispositivi più appropriati. Investiga la ricezione di notifiche e avvisi proattivi, sia via email sia all’interno della piattaforma stessa, quando vengono eseguite determinate azioni.

3. Valuta la scalabilità

• Analizza la capacità della soluzione di crescere insieme alla tua base di documenti e utenti, senza perdita di velocità, stabilità o sicurezza.

4. Supporto, formazione e comunità

• Comprendi come è strutturata la documentazione di supporto, l’assistenza clienti e le risorse per l’uso del sistema. In questo modo avrai la certezza di ricevere aiuto qualificato quando necessario e potrai accelerare la curva di apprendimento.
•  Dai priorità ai fornitori che dispongono di certificazioni di qualità riconosciute dai principali attori del mercato, come ISO/IEC 27001 e AWS Qualified Software.

Come implementare un software di gestione dei file? Passo dopo passo

Implementare un sistema di gestione dei file in modo strutturato è importante tanto quanto scegliere la soluzione giusta. Seguendo i passaggi indicati di seguito, la tua organizzazione sarà pronta a sfruttare appieno il valore di questo tipo di strumenti, trasformando i processi manuali in operazioni automatizzate allineate agli obiettivi di business della tua azienda.

1. Pianificazione e raccolta dei requisiti

• Assegnazione dei processi: identifica come vengono attualmente creati, revisionati e archiviati i file all’interno della tua organizzazione.
• Definizione degli obiettivi: Stabilisci obiettivi chiari che desideri raggiungere con l’uso del software di gestione dei file e dei documenti (ad esempio: ridurre il tempo di ricerca, eliminare la ripetizione di attività, rispettare gli SLA di conformità).
• Coinvolgimento delle parti interessate: Riunisci i team IT, conformità, qualità e altri reparti che ritieni rilevanti per convalidare le informazioni raccolte finora, nonché le aspettative e i flussi di lavoro.

2. Pilota e test

• Selezione di un gruppo ristretto: scegli un dipartimento o un progetto pilota per convalidare l’intero processo creato finora e aiutare a identificare gli aggiustamenti.
• Esecuzione dei test: svolgi test esaustivi sulle politiche di accesso e sui backup, simulando scenari di utilizzo reali, guasti e anche non conformità.
• Feedback continuo: raccogli suggerimenti dagli utenti pilota, regola la configurazione e svolgi un nuovo ciclo di convalidazione (e aggiustamenti, se necessario) prima della distribuzione completa.

3. Formazione e gestione del cambiamento

• Sessioni pratiche: organizza workshop pratici per mostrare come funziona lo strumento e tutte le funzionalità (e i benefici) che offre.
• Guida rapida e video tutorial: se possibile, prepara materiali brevi e diretti per rafforzare le buone pratiche e accelerare la curva di apprendimento, oppure utilizza quelli forniti dal fornitore del software.
• Campagna di comunicazione interna: comunica i benefici, le tappe dell’adozione e i casi d’uso interni dell’applicazione per coinvolgere tutti i team nell’adozione del software.

4. Implementazione graduale e governance continua

• Implementazione per fasi: estendere gradualmente l’uso della soluzione a nuove aree, garantendo un supporto dedicato e una rapida risoluzione dei dubbi.
• Comitato di Governance: creare un team responsabile di valutare e aggiornare le politiche di accesso.
• Metriche e miglioramenti: monitorare i KPI, come il tempo medio di ricerca, il numero di revisioni e i tassi di approvazione. L’obiettivo è individuare i colli di bottiglia e promuovere miglioramenti costanti.

5. Supporto ed evoluzione

• SLA e supporto tecnico: garantiscono un canale rapido per la risoluzione di problemi e richieste, con tempi di risposta chiari.
• Roadmap di aggiornamento: seguire le nuove versioni e i moduli che aggiungono funzionalità al sistema.

Conclusione

In uno scenario aziendale sempre più basato sui dati, il software di gestione dei file non è più soltanto un semplice archivio, ma diventa il cuore della governance documentale e della collaborazione intelligente. Adottando una soluzione capace di semplificare le attività, garantire la conformità e rafforzare la sicurezza digitale, la tua azienda:

• Riduce i costi operativi evitando la duplicazione del lavoro ed eliminando le versioni multiple dei documenti;
• Rafforza la sicurezza e la conformità, rispettando standard come LGPD, ISO 27001 e le normative specifiche del settore;
• Accelera il processo decisionale, grazie a un accesso rapido a informazioni affidabili e a report in tempo reale;
• Potenzia la collaborazione, consentendo ai team di lavorare ovunque e in qualsiasi momento, senza perdere la tracciabilità delle modifiche.

L’implementazione strutturata di questo tipo di strumenti garantisce che il cambiamento sia efficace e favorisca un miglioramento continuo. Quando i processi manuali vengono automatizzati e i documenti isolati si trasformano in asset strategici, l’impatto sulla produttività e sulla qualità delle consegne è evidente.

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