Como ter mais eficiência por meio da Homologação de Fornecedores

Já parou para pensar na importância da homologação de fornecedores para o seu negócio?

Talvez você não saiba ou não tenha percebido, mas esse processo (quando otimizado) aumenta a qualidade e a produtividade da sua empresa. 

Neste artigo, abordaremos como a automatização desse processo pode reduzir os custos com inspeção, aumentando a confiabilidade e segurança por meio da tecnologia na seleção rigorosa de fornecedores.

O que é Homologação de Fornecedores?

O processo de Homologação indica a aprovação de um fornecedor para que ele comece a oferecer matéria-prima, mercadorias, produtos e/ou serviços para a sua empresa.

A qualificação de fornecedores de acordo com a norma da ABNT ISO 9001:2015:

“A organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos”.

Como a produção ou a venda do produto depende diretamente do fornecedor, essa validação tem relação total com a qualidade e a produtividade.

A qualificação de fornecedores, segundo o contexto da norma, vai desde uma seleção inicial até o acompanhamento de seu desempenho. Não basta apenas avaliar a documentação do fornecedor.

Desta forma, a qualificação de fornecedores deve considerar três etapas principais:

  • Avaliação inicial;
  • Monitoramento do desempenho;
  • Reavaliação.

Avaliação inicial de fornecedor

É importante solicitar toda a documentação que garanta a execução das suas atividades, em conformidade com requisitos legais e estatutários, como:

  • Dados cadastrais;
  • Licença de funcionamento ou específicas de sua atividade e certificações (como ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, SASSMAQ, entre outras).

Devemos sempre analisar quais os impactos que determinado fornecedor têm sobre seu produto ou serviço. Está análise serve como base para homologação. É comum também a realização de autoavaliação ou auditorias na planta do fornecedor, para verificar sua estrutura, organização, sistemas de gestão, capacidade produtiva, etc. Por meio da avaliação é possível gerar um score para classificação dos fornecedores em suas categorias de fornecimento. 

Outras avaliações, como a verificação da saúde financeira, aspectos de compliance ou as políticas de relação com meio ambiente são comuns também. Tenha em mente o que faz sentido para o seu negócio na hora de montar o roteiro de avaliação da sua base de fornecedores. 

Trabalhar com fornecedores certificados nas normas de sistema e gestão garantem uma maior confiança, pois os mesmos passam por auditorias de organismos certificadores, onde seus processos e documentos foram verificados e estão conformes. 

Somente qualificar o fornecedor não irá garantir que não tenhamos problemas com o mesmo. No decorrer da parceria, podem acontecer erros no fornecimento ou de procedimentos, por isso é necessário a prevenção por meio das monitorias.

Monitoria de Fornecedor

Alguns requisitos importantes a serem monitorados no seu fornecedor:

  • Cumprimento aos prazos de entrega;
  • Se o pedido de compra está compatível com a NF;
  • A qualidade do material recebido ou serviço executado.

Também podem ser avaliados preço, garantia, atendimento, localização e outros fatores conforme o tipo e impacto do fornecedor.

Por exemplo, para um fornecedor de matéria-prima é fundamental avaliar os prazos de entrega e qualidade do material. Por outro lado, um fornecedor de equipamentos de escritório, por exemplo, é mais importante considerar o atendimento à empresa conforme as demandas internas e o tempo de retorno às solicitações de manutenção ou troca de equipamento.

Reavaliação de Fornecedor

As reavaliações são importantes na qualificação de fornecedores, para evidenciar se os documentos e certificações do mesmo continuam em conformidade.

Geralmente essas reavaliações ocorrem em periodicidade anual. Entretanto, cada empresa define uma sistemática própria a ser seguida, mas é fundamental que as reavaliações  realmente aconteçam.

Depois de algum tempo realizando avaliação e monitoramento dos fornecedores, é possível por meio dos indicadores obter informações que possibilitam uma análise mais profunda de riscos. 

Com o histórico dos fornecedores homologados, é possível identificar os melhores que a empresa possui. Além disso, também é importante analisar:

  • Os fornecedores que apresentam mais erros;
  • Quais são os principais erros;
  • Quantidade de erros por período ou produto;
  • Causas de retrabalhos;
  • Desperdícios, entre outros dados.

Neste contexto, podemos perceber que a capacidade de um fornecedor em atender a demanda da empresa com qualidade e comprometimento pode fazer toda a diferença na hora de contratá-lo, pois refletirá na produtividade e até na satisfação do cliente.

Como a SoftExpert pode ajudar?

Uma forma de otimizar o processo de validação é usar o processo automatizado de Avaliação e Homologação de Fornecedores SoftExpert. Por ser totalmente online, permite que o contato da sua empresa com os fornecedores seja mais próximo e você deixa de depender de planilhas e atividades manuais.

A grande vantagem quando se fala em cadastro de fornecedores é a possibilidade de fazer o autocadastro, além do gerenciamento efetivo da qualificação dele de acordo com a categoria de fornecimento.

A oferta de Avaliação e Homologação de Fornecedores SoftExpert. permite que o processo de homologação de fornecedores seja mais simples e, ao mesmo tempo mais criterioso, tendo a possibilidade de criar um ranking da base de Fornecedores a partir do score gerado na avaliação, permitindo o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos e a rastreabilidade de todas as informações geradas em sua execução.

A SoftExpert possibilita a redução do tempo dedicado pelo time interno na avaliação de fornecedores. Por meio do processo automatizado de Avaliação e Homologação de Fornecedores, você conquistará:

  • Padronização e imparcialidade durante a homologação;
  • Agilidade na manutenção e reavaliação de fornecedores, por meio de notificações aos envolvidos quanto ao vencimento de documentos;
  • Possibilidade de integração com oferta de gestão de ocorrências para monitoramento de desempenho;
  • Comparativo de avaliação entre a base de fornecedores por meio de um score.

Se você quer conhecer melhor esse processo automatizado, clique no botão abaixo que um de nossos especialistas entrará em contato com você. Assim, você complementa seus conhecimentos e tem mais eficácia na sua atividade.

 

Jeferson Santos

Autor

Jeferson Santos

Especialista em Qualidade. Analista de comercial na SoftExpert, fornecedora de softwares e serviços para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.

Você também pode gostar:

Receba conteúdo gratuito em seu e-mail!

Assine nossa Newsletter e receba materiais sobre as melhores práticas em gestão produzidos por especialistas.

Ao clicar no botão abaixo, você confirma que leu e aceita nossa Política de Privacidade.