O plano de ação é um documento que lista todos os passos necessários para alcançar os objetivos do seu projeto. Ele deve incluir as tarefas e recursos essenciais para transformar uma meta em realidade. O plano de ação é útil durante as fases de planejamento e de execução de um projeto, pois ele também documenta as tarefas realizadas durante esse processo.
A criação do modelo de plano de ação busca reduzir seus objetivos em etapas fáceis de gerir ao delegar responsabilidades e acompanhar os processos. Para que ele realmente seja eficaz, você também deve incluir prazos e uma linha do tempo para a conclusão das tarefas.
Em suma, um plano de ação deve incluir:
- Descrição de cada ação ou tarefa a ser concluída
- Indivíduo encarregado de cada ação
- Prazos para cada tarefa
- Recursos necessários para concluir a ação
- Espaço para reflexão ou anotações após a conclusão de uma tarefa
Importância de um modelo de plano ação
A principal utilidade dos planos de ação é oferecer uma estrutura para avaliar a melhor maneira de concluir um projeto com eficiência. Isso vai ajudar sua equipe a executar suas atividades na melhor ordem possível, além de evitar que você deixe qualquer passo essencial para trás.
Um modelo de plano de ação também auxilia ao trazer uma disposição mais visual para o seu projeto, permitindo que você decida mais rapidamente quais tarefas devem ser delegadas ou terceirizadas. Em último caso, ele pode ajudar sua equipe a decidir ignorar complemente determinadas etapas.
Outros motivos que dão importância para a criação de um modelo de plano de ação incluem:
- Construção de consenso. Permite criar um consenso sobre qual é o objetivo a ser atingido, além das prioridades para chegar nele. Todas as pessoas envolvidas podem trazer suas ideias, permitindo definir as ações mais importantes através de discussões e negociações.
- Medição de sucesso. O modelo de plano de ação permite que você meça o sucesso das suas tarefas em direção a um objetivo, garantindo o acompanhamento de cada etapa. Isso permite que você altere seu curso caso veja que o processo não está indo como esperado.
- Criar senso de responsabilidade. Ao estarem envolvidos no desenvolvimento do plano de ação, os membros da equipe se sentem mais confortáveis para colaborar com suas sugestões. Esse envolvimento permite que os colaboradores tenham maior consciência de quais são suas funções naquele projeto e se sintam responsáveis pela sua execução.
- Oportunidade para reflexão. Antes de começar um novo projeto, sua equipe pode refletir sobre iniciativas passadas, avaliando quais ações deram certo ou errado.
Benefícios de usar um modelo de plano de ação
As vantagens de se usar um modelo plano de ação vão depender da duração do seu projeto. Afinal, a aplicação de uma estratégia do tipo traz mais benefícios em planejamentos de médio e longo prazo do que em tarefas de curto prazo.
Ao utilizar um modelo do tipo, você acaba com uma execução mais organizada, eficiente e bem-sucedida para suas tarefas. Confira alguns dos principais benefícios de usar um plano de ação:
- Traz uma direção clara. Um plano de ação mostra um caminho claro que sua equipe pode seguir, delimitando os passos específicos a serem tomados e as tarefas que precisam ser executadas para chegar à sua meta.
- Melhor coordenação. Os colaboradores conseguem diminuir a confusão e melhorar o entrosamento com o resto da equipe, já que o planejamento facilita a coordenação entre diferentes pessoas num mesmo projeto.
- Gestão eficiente de recursos. A técnica facilita a alocação eficiente dos recursos, garantindo que sua empresa usará tempo, dinheiro e recursos humanos de maneira mais eficaz.
- Redução de riscos. Projetos com um plano de ação tornam mais fácil a identificação de desafios em potencial, além de permitir que você se prepare para eventuais imprevistos. Isso ajuda a mitigar riscos, especialmente em projetos mais delicados.
- Motivação e foco. Um planejamento evita que sua equipe faça as tarefas de maneira desorganizada ou de última hora. Com isso, fica mais fácil de manter os colaboradores motivados e focados no seu objetivo final.
Ferramentas de modelos de plano de ação
Há uma variedade de ferramentais e métodos disponíveis para usar na hora de criar o seu próprio modelo de plano de ação. Vamos falar sobre as principais metodologias que você pode aplicar para o seu planejamento.
Objetivo SMART
Um dos elementos fundamentais de um plano de ação é o objetivo final. Inclusive, se você está criando um plano de ação, provavelmente tem algum lugar aonde quer chegar com seu projeto. Para determinar esse alvo-final, o paradigma SMART pode ser a solução.
Este famoso método é representado por uma sigla, que representa Specific (Específico), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time based (Temporal). Seu objetivo precisa ter todas essas características.
Ao aplicar esses critérios, você garante que seu objetivo será claro, realista e possível de rastrear. Por exemplo, ao invés de definir que você quer “melhorar a satisfação dos clientes”, você pode ter como meta “reduzir o tempo para resolver reclamações dos clientes em 20% dentro de três meses”.
Ciclo PDCA
Já na hora de monitorar e avaliar os resultados, a escolha mais recomendada é o método do Ciclo PDCA. Essa é outra sigla, mas que desta vez significa Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar), Act (Agir).
Esse paradigma é conhecido principalmente como um processo de melhoria contínua em diferentes indústrias. Para aplicá-lo, você precisa planejar suas ações, implementá-las e então medir seus efeitos.
Na última etapa, você toma atitudes para corrigir o que deu errado e melhorar seu processo. Por exemplo, enquanto estiver executando seu plano de ação, busque revisar seus dados e compará-los com suas expectativas. A partir disso, dá para identificar lacunas e erros — para então modificar seu plano conforme necessário.
Análise SWOT
Outra boa opção para aplicar no seu plano de ação é a análise SWOT. Mantendo a temática das siglas, ela significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
Ela é uma ótima opção na hora de desenvolver o plano de ação, ao permitir que você avalie sua situação atual de maneira precisa. Ao conduzir uma análise SWOT, você coleta informações sobre fatores internos e externos que podem fazer seu plano dar certo ou dar errado.
Ao olhar para suas forças, você pode identificar os recursos e as capacidades do seu time para executar seu plano. Nas fraquezas, é possível ver que lacunas ou desafios precisam ser superados, enquanto nas oportunidades temos tendências ou mudanças das quais é possível tirar proveito. Ao final, você pode avaliar riscos ou obstáculos (as fraquezas) que precisam ser mitigados antes de executar o plano.
Diagrama de Gantt
Criado na década de 1910 pelo engenheiro mecânico norte-americano Herny Gantt, o diagrama de Gantt ilustra o cronograma de um projeto de maneira fácil de visualizar. Dentro do seu plano de ação, o ideal é usá-lo para planejar as ações, tarefas e subtarefas que vão levar sua equipe ao sucesso.
O gráfico mostra as datas iniciais e finais de cada tarefa, assim como suas dependências e o progresso de cada uma. A ideia do diagrama de Gantt é facilitar a gestão do seu tempo, dos seus recursos e de sua prioridade.
Afinal, ele permite que você sempre tenha na ponta da língua quanto tempo cada tarefa vai levar, quem é a pessoa responsável por ela e quais recursos são necessários para concretizá-la.
Matriz de Atribuição de Responsabilidades (RACI)
Para finalizar, temos a matriz de atribuição de responsabilidades. Em inglês, ela é conhecida como mais uma sigla: RACI, ou Responsible (Responsável), Accountable (Prestador de contas), Consulted (Consultado) e Informed (Informado).
A RACI é composta por uma tabela onde você pode delegar responsáveis para cada tarefa ou atividade do seu plano de ação, inclusive colocando-os em diferentes funções. Ou seja, dá para determinar que uma pessoa será a responsável pela tarefa, enquanto a outra será a prestadora de contas, aquelas que aprova o resultado.
Dentro da matriz de atribuição de responsabilidades, ainda é recomendável ter uma pessoa que dá conselhos ou feedbacks (a Consultada) e aquela que é notificada dos resultados (a Informada).
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Como criar um plano de ação
Para criar o seu plano de ação, basta você seguir cinco passos simples: defina seus objetivos, crie as tarefas, aloque os recursos, defina prazos e monitore o progresso. Então, sem mais delongas, veja em detalhes quais são os passos para ter um planejamento de sucesso:
1. Defina seu objetivo
O primeiro passo é definir qual é a meta principal do seu projeto. Nesse caso, recomendamos a criação de um objetivo SMART, que já citamos acima.
A qualidade mais importante nesse estágio é a claridade. Seu objetivo deve ser o mais claro possível, além de ser realista, ter um prazo definido e ser passível de atingimento.
2. Crie as tarefas e as priorize
Agora que já tem o seu objetivo, é hora de criar uma lista de tarefas que precisarão ser executadas para chegar no resultado desejado. Por exemplo, se você quiser aumentar a eficiência energética da sua fábrica, há uma série de ações que podem ser tomadas dentro desse planejamento.
Você pode realizar uma auditoria completa do sistema elétrico das instalações, implementar medidas de economia de energia ou fazer ações educativas com seus colaboradores.
Tendo definido as tarefas que fazem parte desse plano, deve separá-las por prioridade. Essa organização vai permitir que você gerencie o tempo e os recursos da sua equipe de modo efetivo.
3. Aloque os recursos
O próximo passo é identificar os recursos necessários para chegar no seu objetivo. Para isso, você deve avaliar os membros disponíveis na sua equipe, levando as habilidades de cada um em consideração.
Com base nisso, determine quem é a pessoa mais adequada para cumprir cada tarefa e delegue as atividades com base nisso. Essa é a hora de determinar se são necessários recursos adicionais, como equipamento, ferramentas ou um maior orçamento.
Se você estiver trabalhando com uma equipe muito grande, o diagrama de Gantt pode ser uma boa maneira de visualizar quem é responsável pelo quê. Nós falamos mais sobre essa ferramenta na seção anterior.
4. Defina prazos
Determine prazos para cada uma das tarefas, pois só assim você conseguirá avaliar o progresso da sua equipe. Tenha deadlines específicas para garantir que seu plano de ação não sairá de controle.
Aqui também vale definir marcos para o seu projeto, que são pontos importantes de avanço em direção ao objetivo final. Eles podem ser um entregável essencial, uma reunião fundamental ou uma aprovação que vá definir o rumo do projeto.
5. Monitore o progresso
Seu trabalho com o plano de ação não acaba quando ele está pronto — muito pelo contrário. Aí é que chegou a hora de usá-lo para acompanhar como está indo o projeto.
Faça reuniões frequentes para se manter atualizado sobre o progresso da sua equipe e como está o avanço do seu roadmap. Caso algo não esteja indo de acordo com o esperado, é importante que você possa corrigir o curso e apontar o projeto na direção certa.
É importante que você se mantenha flexível na liderança do plano de ação. Não tenha medo de reajustar os prazos e realocar os recursos para garantir que o objetivo será alcançado.
Modelo de plano de ação
Com base em tudo que falamos neste artigo, você já tem todas as condições de criar um plano de ação. Mas, para facilitar sua vida, nós da SoftExpert resolvemos criar um modelo que você pode aplicar desde já na sua empresa.
Copie a tabela abaixo e cole-a na sua planilha do Excel ou Google Sheets para começar seu próprio plano de ação!
| Ação | Responsável | Prioridade | Situação | Começo | Prazo | Comentários |
| Objetivo 1: Exemplo
|
Alta | Em progresso | 23/06 | 21/12 | Comentário 1 | |
| Tarefa 1 | Pessoa A | Alta | Concluída | 23/06 | 30/07 | |
| Tarefa 2 | Pesosa B | Média | Pausada | 25/06 | 12/12 | |
| Tarefa 3 | Pessoa C | Baixa | Em progresso | 28/06 | 25/11 | |
| Objetivo 2: Exemplo | Média | Concluída | 20/05 | 30/07 | Comentário 2 | |
| Tarefa 1 | Pessoa A | Baixa | Concluída | 20/05 | 01/07 | |
| Tarefa 2 | Pessoa B | Baixa | Concluída | 25/05 | 15/07 | |
| Tarefa 3 | Pessoa C | Média | Concluída | 30/05 | 28/07 |
Conclusão
Um modelo de plano de ação é uma ferramenta essencial para qualquer projeto, não importa qual sua complexidade ou duração. Ele não apenas fornece uma estrutura clara e organizada para alcançar os objetivos, mas também facilita a coordenação entre os membros da equipe, a gestão eficiente dos recursos e a mitigação de riscos.
Além disso, ao promover a reflexão e a medição contínua do progresso, um plano de ação garante que o projeto permaneça no caminho certo e permite ajustes conforme necessário. Em última análise, a adoção de um modelo de plano de ação contribui significativamente para o sucesso e a eficiência dos projetos, tornando-se um aliado indispensável para gestores e equipes.
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