O plano de ação estão sempre evoluindo para resolver os desafios de processos e produção, empurrando o crescimento da tecnologia e do conhecimento.

Muitas questões organizacionais estão crescendo junto com esse movimento. As auditorias estão se tornando mais complexas, e com isso, novas não conformidades estão surgindo.

Esta complexidade pode se espalhar na forma de dúvidas e incertezas, levando equipes a desafios inevitáveis.

Identificamos os erros mais comuns presentes nos Sistemas de Gestão. Para ajudar nesse esforço, apresentamos cinco modelos de plano de ação para superar as não conformidades que são identificadas de maneira recorrente durante as auditorias.

Neste artigo você aprenderá sobre:
  • ISO 9001
  • ISO 14001
  • ISO 15100
  • IATF 16949
  • ISO 45001

ISO 9001

Muitos sistemas de gestão da qualidade baseados na ISO 9001 ainda estão lutando para se adaptar à última revisão a norma, que traz novos conceitos, cláusulas e anotações. Os erros mais comuns são:

  • Não definir as partes interessadas;
  • Falta de monitoramento e medição de processos;
  • Não identificar e avaliar riscos internos / externos;
  • Captura ineficiente do conhecimento organizacional;
  • Controle fraco de documentos e retenção de dados;
  • Falta de planos de ação para mitigar riscos.
Plano de ação:

Focar na estruturação de processos claros para manter os procedimentos atualizados e revisados. Certificar o esclarecimento da direção estratégica da empresa e confrontá-la com os riscos internos e externos.

Defina o limitar de eficácia dos KPIs para disparar cada plano de ação.

Execução do Plano de Ação

Detalhe os riscos que podem aparecer no caminho e registre todas as evidências de mitigação de risco. Seja muito específico em cada ação corretiva, estabelecendo critérios organizacionais e até mesmo avaliando os riscos dos fornecedores externos.

ISO 14001

A prevenção de incidentes ambientais potencialmente perigosos é o papel da ISO 14001. A norma fornece uma abordagem sistemática para essas questões, mas com a falta de controles, as organizações estão falhando em duas questões principais:

  • Falta de evidências sobre envolvimento / responsabilidade das lideranças
  • Não considerar fornecedores externos e agências reguladoras dentro do “Contexto da Organização”
Plano de ação:

Construa uma lista de questões ambientais internas e externas que podem afetar a organização. Defina as necessidades e expectativas das partes interessadas relacionadas a Gestão Ambiental.

Check list Plano de Ação

O plano de ação deve avaliar ou criar controles que mostrem claramente as respostas às mudanças no ambiente.

ISO 15100

Os erros no padrão aeroespacial tendem a ser em torno da falta de detalhamento, com procedimentos rígidos e controles de não conformidades são raros, mas podem acontecer em torno de:

  • Dúvidas e compreensão inadequada sobre mentalidade de risco;
  • Falta de informação sobre as partes interessadas e fornecedores externos;
  • Pouca atenção à segurança do produto;
  • Erros durante auditorias internas.
Plano de ação:

Centralize os controles do processo de compras com informações detalhadas do serviço do fornecedor, certificando-se de determinar riscos e ações, bem como os procedimentos revisão.

Desta forma, os riscos para a segurança do produto podem ser mitigados e oportunidades podem ser atribuídas nos estágios de planejamento.

Por último, simular um processo de auditoria antecipadamente para garantir que dúvidas e erros possam ser corrigidos antecipadamente.

IATF 16949

A International Automotive Task Force (IATF) criou esse padrão para reduzir defeitos e desperdícios nos processos industriais. Todos os sistemas neste mercado devem ser certificados e assegurar o controle na abordagem os problemas, bem como monitorar as consequências.

  • Estruturação e aplicação de planos de contingência;
  • Má qualificação das competências do auditor interno;
  • Falta de gerenciamento dos “inputs” das revisões;
  • Incompreensão dos objetivos da manutenção produtiva;
  • Desconhecimento das implicações do plano de controles.
Plano de ação:

O processo de avaliação de riscos segue com um ciclo completo de Planejar-Fazer-Verificar-Agir (PDCA), prestando atenção a problemas de reparo e retrabalho para entender suas implicações. Teste o plano de contingência, avaliando evidências de eficácia e leia atentamente o padrão para evitar um plano de ação complexo.

ISO 45001

Incidentes que levam a problemas de saúde, ou que expõe aos colaboradores a materiais perigosos ou ainda processos/locais que ameaçam à vida, devem ser levados a sério e toda a empresa deve identificar e adequar os ambientes para mitigar adequadamente os riscos possíveis.

Plano de Ação Preventivo

Procedimentos confusos, falta de equipamentos de proteção, máquinas sem manutenção ou ferramentas danificadas são um risco para os trabalhadores e partes interessadas. Portanto, aqui estão as principais não conformidades a serem consideradas:

  • Mau funcionamento do equipamento de proteção;
  • Falhas ao aplicar requisitos legais;
  • Procedimentos de segurança não sendo seguidos/registrados;
  • Incidentes não são relatados assim que são encontrados.
Plano de ação:

Reportar proativamente os problemas e incidentes sempre que eles forem encontrados, a fim de reduzir os riscos, identificando possíveis causas e consequências. Aplicar ações corretivas para garantir que incidentes e não conformidades não ocorram novamente e monitorar a eficácia de novas ações, procedimentos, equipamentos, ferramentas e competências para garantir um ambiente seguro para a organização.

A não conformidade é uma ferramenta essencial para a melhoria contínua. Alcançar a excelência na gestão de não conformidades exige seguir os passos certos, executar cada atividade com a máxima eficácia e implementar um processo de aprimoramento contínuo. Para superar esses desafios, o apoio da tecnologia correta também é fundamental.

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Raphael Gonçalves Arias

Autor

Raphael Gonçalves Arias

Analista de Marketing de Produto da SoftExpert, Raphael Arias tem mais de 8 anos de experiência na indústria de TI. Atuou com consultoria e implantação de soluções SaaS em empresas do setor de logística e gerenciamento de riscos. É graduado em Sistemas de Informação e possui MBA em Marketing.

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