Embora possam existir várias definições sobre o que é BPM, você provavelmente encontrará um ponto em comum entre elas: o BPM ajuda as organizações a fazerem melhor o seu trabalho.
O que é BPM?
O BPM (Business Process Management), em português Gestão de Processos de Negócio, pode ser definido como uma estratégia para gerenciar e melhorar o desempenho de um negócio por meio da otimização contínua de processos de negócios em um ciclo fechado de modelagem, execução, medição e melhoria. As atividades de BPM abrangem a concepção e a descoberta por meio da implantação e do gerenciamento da execução de processos de negócios dentro de uma estrutura de governança apropriada.
O que é um processo de negócio?
Um processo de negócio é um conjunto de atividades vinculadas realizadas por pessoas e sistemas que fornecem algum valor de negócios para clientes internos ou externos.
Etapa 1 – Modelagem do processo de negócio
Nesta etapa ocorre a modelagem do processo, ou seja, uma descrição de forma visual da sequência de atividades, seus fluxos e seus responsáveis. Normalmente se utiliza uma notação padrão para a elaboração deste diagrama, a mais utilizada é a BPMN (Business Process Management Notation).
Vamos ver um exemplo real:
Um processo de pedido de compra de material ou serviço, presente na maioria das organizações, é um exemplo. Depois de uma solicitação feita por qualquer funcionário, o processo passa pelo analista de compras para verificação de orçamentos anteriores ou estoques existentes, então segue para a aprovação da gerência, podendo ser desdobrado em subprocessos de autorização e de compras propriamente dito. Principais responsáveis, regras e sequência de atividades sendo representadas visualmente.
Temos a primeira versão de um processo de compras! Através de um diagrama conseguimos entender de forma mais clara o processo e também submetê-lo a questionamentos:
- O modelo está apropriado?
- Existem pontos de sobrecarga (gargalos)?
- Todas as áreas relevantes estão incluídas no processo?
Etapa 2 – Automação do processo
Um processo devidamente diagramado tem seu valor. Mas e agora? Para dar o próximo passo o uso da tecnologia é fundamental. O conceito sobre o que é BPM está enraizado ao suporte tecnológico. Trata-se de traduzir o processo modelado em algo que possa ser executado.
Em nosso exemplo, se um pedido de compra for maior do que R$1.000,00 o processo exige uma aprovação da gerência. Um sistema de BPM vai interpretar esta regra e direcionar a atividade para o aprovador. O responsável pela atividade recebe suas tarefas em sua caixa de entrada. Ele pode então dar sequência ou retornar/reprovar determinada tarefa, sem se preocupar com as regras de negócio, que estão sendo conduzidas pelo sistema.
A complexidade da automação também precisa considerar o volume de execuções. Ou seja, de instâncias de um processo, que ocorrem na maioria das vezes simultaneamente. Isso poderia ser uma dificuldade para uma gestão manual ou individualizada, mas é uma tarefa simples para um sistema de BPM.
E outro ponto importante dentro desta etapa de automação são as integrações. Sabemos que informações importantes podem estar distribuídas em outras fontes e sistemas dentro da organização. Informações que podem ser fundamentais para as regras de negócio dos processos modelados. É importante ter fácil acesso a estas informações, independente da tecnologia a ser utilizada para isso.
Etapa 3 – Medição e análise do processo
Depois de ter automatizado um processo com um sistema, você precisa identificar seus principais indicadores de desempenho (KPI), por exemplo:
- Quantos pedidos de compra existem em cada etapa?
- Qual o tempo médio para finalização da compra?
- Qual o tempo médio para aprovação de um pedido de compra?
- Qual é a carga de trabalho de cada pessoa? Existe alguma sobrecarga?
Medir e analisar os processos e é um passo fundamental para o BPM. Desta forma, você pode saber com certeza o quão bem cada processo está funcionando e onde estão os problemas. Como resultado, você sabe onde usar melhor seus recursos, tempo e dinheiro.
Etapa 4 – Melhoria e aprimoramento
Os números nos ajudam a detectar oportunidades de melhoria. Mas eles só serão úteis mesmos se estas melhorias forem realmente implementadas. Ajustes nas cargas de trabalho, redistribuição de recursos e eliminação de atividades que não agregam valor são exemplos de melhorias que podem ser implementadas para aprimorar o desempenho de um processo.
Essas alterações precisam ser dinâmicas, mas não sem controle. O conceito de revisão é um grande aliado nesse processo. As alterações são realizadas e documentadas, e a nova revisão só passa a entrar em vigor depois de aprovadas e homologadas. Enquanto isso os usuários estão visualizando e executando a versão vigente. Em nenhum momento o processo fica indisponível.
Resumo
Então, o que é o BPM? O BPM (Business Process Management), em português Gestão de Processos de Negócio, É uma disciplina (metodologias + tecnologias) para automatizar e melhorar os processos de negócios que sustentam suas operações.
Vimos que simplesmente não é possível crescer fazendo a gestão de processos de negócio manualmente. Ferramentas como o e-mail ou planilhas de Excel são soluções temporárias. As planilhas de Excel se tornam ingerenciáveis com o aumento do volume. Algo semelhante acontece com os e-mails. Consequentemente, você precisa de uma ferramenta apropriada para gerenciá-los.
Todos os processos podem ser melhorados e aprimorados, e o BPM é seu principal aliado nessa jornada. Te convido a conhecer o SoftExpert BPM, uma solução que facilita e orienta a modelagem, automação, análise e revisão dos seus processos, além de oferecer inúmeros outros benefícios.
