A Prefeitura do Recife entrou de vez no cenário do Governo 4.0 com a tecnologia SoftExpert Suite, solução corporativa para a gestão integrada da conformidade, inovação e transformação digital.

Desafio

A Prefeitura do Recife tinha um grande desafio: entrar de vez no cenário do Governo 4.0, substituindo ferramentas como papel, caneta e carimbo por tecnologias voltadas para melhorar a relação entre Estado e sociedade.

E para melhorar a qualidade no atendimento ao cidadão, a Prefeitura sabia que era necessária uma reestruturação interna com digitalização e automatização dos processos. Afinal, este seria o primeiro passo para o início de uma longa jornada de transformação digital.

Só para se ter uma ideia, todos os documentos eram consultados fisicamente pelos servidores nos arquivos de cada setor, o que dificultava e muito a localização e o acesso às informações. Além disso, não existia integração entre os setores, que gerenciavam os processos de forma individualizada, ocasionando falhas de comunicação. Sem uma ferramenta de gestão de processos com geração de alertas e pendências, também não havia controle das atividades, com responsáveis e prazos definidos.

Oferecendo mais de 600 serviços à população do município que conta com mais de 1,6 milhão de habitantes, o principal objetivo do órgão era facilitar a vida do cidadão, por meio de serviços de excelência na palma da mão sem deixar de atender uma parcela da população que não está digitalmente incluída, com dinamização dos serviços nos atendimentos presenciais e assessoria digital.

Solução

Para iniciar o processo de digitalização e automatização dos processos na Prefeitura do Recife, a Secretaria Executiva de Transformação Digital traçou uma estratégia, que contou com 6 grandes frentes: censo de serviços, priorização de serviços, clusterização, conselho de transformação digital, esteiras de transformação digital e portal único (conecta recife).

O Secretário-executivo de Transformação digital do Recife, Rafael Figueiredo, conta que, inicialmente, um time dedicado fez o levantamento de todos os serviços prestados. “Ao realizar o censo, identificamos 613 serviços disponibilizados e nos surpreendemos com essa quantidade. A partir disso, mudamos completamente a lógica dos portais da Prefeitura, saindo do individualismo de cada secretaria e partindo para a centralização das atividades, criando trilhas e renomeando os serviços para facilitar e simplificar a experiência do cidadão”, ressalta.

Feito isso, chegou o momento de clusterizar os tipos de soluções comuns de TI e de entendimento do cidadão, ou seja, dos serviços mapeados quais deles poderiam ser resolvidos com uma solução comum. Já no aspecto do cidadão, foi criada uma premissa de que com apenas 3 cliques a pessoa consiga acessar o serviço desejado.

Rafael explica que foi criado um conselho de transformação digital que diz qual a esteira de desenvolvimento esse processo deve ser digitalizado. E é nessa etapa que a solução SoftExpert BPM entra, um software para gestão de processos, que melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio através de uma solução amigável e focada nas pessoas (human-centric). A solução estimula a melhoria contínua dos processos por toda a organização, gerenciando todas as etapas do seu ciclo de vida, desde a modelagem e otimização até a automação, execução e monitoramento.

A solução, uma vez implementada e disponibilizada para diversos órgãos da Prefeitura, contribui atualmente para a gestão integrada das secretarias de Turismo, Esporte e Lazer; Saneamento; Mobilidade e Controle Urbano; Executiva de Transformação Digital; Autarquia de Trânsito e Transporte Urbano, Empresa de Manutenção e Limpeza Urbana; e Autarquia Municipal de Previdência e Assistência à Saúde dos Servidores.

Dentre os processos automatizados na ferramenta, o destaque fica por conta do CredPop, um programa de crédito popular que concede empréstimo de até R$3 mil para os recifenses que desejam iniciar ou acelerar seu negócio. O Crédito Popular do Recife foi um dos compromissos assumidos pelo prefeito João Campos e é um instrumento de promoção e inclusão produtiva, incentivando a geração de emprego e renda para empreendedores individuais, formais ou informais, microempresas, empresas de pequeno porte e cooperativas.

O secretário-executivo conta que o prefeito lançou o desafio de entregar o programa CredPop em seis meses. Com isso, a equipe de transformação digital estipulou o prazo de 60 dias para a SoftExpert e a Suporte Gerencial – parceira de negócios da SoftExpert – concluir o projeto.

Resultados

Hoje, existem mais de 100 espécies documentais identificadas e com categorias e temporalidade configuradas na solução. Mais de 4 milhões de imagens digitalizadas, validadas e prontas para consulta, com portais de gestão das informações disponíveis para os responsáveis. São mais de 100 processos automatizados e 27 mil workflows instanciados na ferramenta.

Por meio da integração entre a solução SoftExpert Suite e os sistemas Sinqia – solução que faz o controle do fornecimento de crédito e Conecta Recife – aplicativo que centraliza os serviços oferecidos pelo órgão, a Prefeitura deu um passo importante no processo de transformação digital, dando celeridade às solicitações dos cidadãos recifenses, com redução de tempo em até 70% em alguns serviços.

Além do impacto nos processos internos da Prefeitura, Rafael salienta que a solução traz resultados significativos para todos os cidadãos do munícipio, principalmente com o CredPop, ajudando as pessoas a empreenderem e alavancarem a economia da cidade. O programa de crédito popular foi lançado em 2021 e hoje é o serviço mais utilizado do aplicativo, com 2 milhões de pessoas atendidas e R$5 milhões em empréstimos concedidos.

“Precisávamos de uma solução ágil, modular e que pudesse ser integrada aos demais sistemas. Encontramos tudo isso com o software da SoftExpert e com o apoio da Suporte Gerencial o projeto foi entregue antes do prazo que havíamos estipulado de 60 dias. Em 15 dias a solução foi entregue e hoje é sucesso absoluto”, afirma o secretário executivo.

Para o secretário, o serviço prestado pela Suporte Gerencial por meio da disponibilização das soluções SoftExpert Suite tem sido essencial para a transformação digital do órgão, que além do CredPop tem outros serviços
automatizados como a solicitação de Concessão de Pensão por morte dos servidores – RECIPREV; e o processo de Controle Urbano, que visa organizar o chamado comércio popular do recife, com cadastros e recadastro de comerciantes em eventos da cidade. Além disso, a Reciprev atualmente disponibiliza de forma totalmente online para os beneficiários do sistema previdenciário municipal, os processos de Restos Deixados e Auxílio-Funeral, tramitando 100% no SoftExpert Suite.

“Abrimos uma porta gigantesca para integrar a ferramenta com todos os setores e sistemas disponíveis, a possibilidade que a ferramenta No-code nos dá, permitindo desenharmos processos sem a necessidade de programadores – cada vez mais escassos, é fundamental para a celeridade e transformação dos serviços prestados aos nossos cidadãos”, conclui.