Então a sua empresa resolveu investir em uma solução para Gestão de Projetos. Que excelente notícia! Mas, e agora?
Você deve estar se perguntando: Que tipo de ferramenta devemos usar? Será que devemos adquirir uma ferramenta para instalar em nossos servidores? Quais funcionalidades são mais importantes? Teremos tempo para capacitação dos usuários? Existe uma solução que consegue gerenciar o ciclo de vida completo dos projetos?
Pensando nessas dúvidas, e considerando a variedade de ferramentas disponíveis hoje, com diferentes funcionalidades e preços, resolvemos lhe dar uma “mãozinha”.
Conheça agora as 10 perguntas que devem ser feitas antes de comprar uma solução para Gestão de Projetos.
1) Que tipo de solução devemos utilizar?
Essa pergunta é o ponta pé inicial da sua busca. Respondendo essa pergunta já fazemos um filtro enorme. A primeira decisão que precisamos tomar é se queremos uma solução para Gestão de Projetos web, uma solução hospedada na nuvem ou se queremos uma solução instalada em nossos servidores.
Muitas vezes, essa escolha leva em consideração o custo, já que as soluções web e hospedadas na nuvem costumam ser financeiramente mais acessíveis. Além disso, empresas menores geralmente não possuem os recursos necessários para gerenciar a instalação interna de uma solução.
2) A solução é intuitiva?
O sistema deve ser fácil de usar e extremamente intuitivo. Ao ponto da sua equipe não precisar passar por um treinamento extensivo! Na velocidade que caminhamos hoje, sua equipe achará inconveniente passar grande parte do seu tempo aprendendo a usar solução para Gestão de Projetos complexa e difícil de aprender.
3) A solução é colaborativa?
Mesmo que a palavra “colaborativa” tenha significados diferentes para pessoas diferentes, a ferramenta deve ser inerentemente colaborativa. A solução para Gestão de Projetos deve permitir que sua equipe tome decisões rápidas e bem informadas.
4) É simples e mostra as informações necessárias para as pessoas certas?
Essa é uma funcionalidade extremamente importante. As pessoas envolvidas com o projeto só devem ter acesso às informações que são relevantes a elas.
A solução para Gestão de Projetos deve oferecer essa funcionalidade para evitar o acesso indevido a dados sensíveis e, também, para que as pessoas envolvidas não sejam bombardeadas com informações irrelevantes.
5) Oferece comunicação em tempo real?
Diga adeus aos dias “off-line”. Hoje, as equipes devem ser imediatamente avisadas sobre qualquer mudança.
Além disso, o gestor do projeto deve saber imediatamente o estado de todas e quaisquer atividades do projeto. Caso apareça qualquer risco, incidente ou problema, a equipe do projeto deve ser notificada o mais rápido possível.
6) Oferece painéis de controle?
Informações críticas que o alto escalão das empresas (pessoas responsáveis por tomarem decisões) procuram devem ser exibidas de forma resumida e ser facilmente visualizáveis.
Por exemplo, um dashboard com informações de indicadores de status do projeto, orçamento, uso de recursos, progresso e riscos exibidos de forma clara com gráficos, tabelas, semáforos e etc.
7) Consegue gerenciar o ciclo de vida completo do projeto?
Seu projeto vai passar por desafios e problemas. Sejam eles riscos, restrições de recursos, atrasos etc. Você vai precisar de uma solução para Gestão de Projetos que tenha a habilidade de gerenciar recursos (humanos e/ou ativos), riscos, apontamento de horas, gastos e muito mais.
Verifique se a solução de gestão de projetos sendo avaliada oferece os recursos necessários para conduzir seu projeto de forma eficaz do planejamento à entrega.
8) É uma ferramenta integrada?
Você gostaria de ter informações do projeto espalhadas por várias ferramentas ao invés de em uma só solução? Eu imagino que não.
Pela minha experiência, usar diferentes softwares para fazer a gestão do projeto aumenta drasticamente o risco de usar dados e informações equivocadas ou desatualizadas. Esse risco é quase nulo quando usamos uma solução para Gestão de Projetos integrada.
9) Existe mobilidade no uso?
Você gostaria de uma ferramenta que lhe oferecesse a flexibilidade de ser usada a qualquer momento em qualquer lugar?
Hoje, todos nós gostamos de ter informações a todo tempo na ponta de nossos dedos.
Por isso, a solução deve oferecer mobilidade, com o acesso às informações do projeto onde você estiver e no horário que você quiser, através de dispositivos conectados à internet como notebooks, smartphones e tablets.
Isso torna a resposta a primeira questão que foi levantada no início do post ainda mais importante.
10) Essa solução para Gestão de Projetos acompanhará diferentes momentos da empresa?
A solução deve ser modular e lhe oferecer a flexibilidade de ser ampliada, ou até mesmo reduzida, de acordo com as necessidades do seu negócio.
Obviamente, essas são somente algumas das questões que devem ser analisadas pela sua empresa antes de escolher uma solução para Gestão de Projetos adequada. Mas, é um ótimo ponto de partida, dada o grande número de opções presentes hoje no mercado.
