As auditorias de qualidade fornecem mecanismos para avaliar a eficiência do negócio ao analisar a eficácia de governança, o gerenciamento de riscos e os controles internos. Desse modo, elas ajudam no crescimento e na prosperidade das organizações que desejam manter sua conformidade.
Embora as auditorias de qualidade tenham foco em processos e produtos, elas ajudam os gestores a identificarem se as estratégias aplicadas estão trazendo resultados.
Em caso de desvios, auditorias ajudam a identificar suas causas e embasam as ações corretivas necessárias. Portanto, é fundamental conduzir uma auditoria corretamente para evidenciar a conformidade do SGQ ao mercado e aos clientes.
O que são auditorias de qualidade
As auditorias de qualidade são avaliações periódicas e independentes realizadas dentro de uma empresa. Elas podem ser feitas de forma interna (pela própria empresa) ou externa (por outra empresa/entidade especializada nisso).
Uma auditoria visa verificar se as práticas de gestão da qualidade estão sendo implementadas e postas em prática de acordo com padrões e requisitos estabelecidos. Esses padrões podem ser tanto internos quanto externos, criados por agências reguladoras ou entidades de controle de qualidade (como a ISO, por exemplo).
Dessa forma, uma auditoria tem o potencial de garantir que a organização siga os critérios de qualidade estabelecidos. Além disso, a prática permite identificar pontos de melhoria e que você se mantenha atualizado sobre as novidades de regulamentos e normas aplicáveis.
Na prática, as auditorias de qualidade examinam diversos aspectos, dentre os principais:
- O nível de conformidade da empresa com normas e padrões;
- A eficiência dos processos de controle de qualidade (em diversos setores da empresa);
- Como é feita a documentação de processos e resultados, e qual o nível de eficiência disso;
- Quais são os mecanismos de identificação de não conformidades;
- Quais são as ações de correção e prevenção de conformidades.
Veja mais: como se preparar para uma auditoria ISO
Por que fazer uma auditoria de qualidade e quais seus benefícios?
A integração entre auditoria e compliance é fundamental para empresas que buscam não apenas otimizar suas operações, mas também se destacar no mercado. Afinal, estar de acordo com as boas práticas do setor mostra para seus clientes que você se importa com a qualidade dos seus produtos/serviços.
Com a prática recorrente de auditorias de qualidade, você agrega os seguintes benefícios para a sua empresa:
- Adesão de conformidades e conquista de certificados renomados (como ISO);
- Melhoria de processos e aumento da eficiência operacional;
- Cumprimento de regulamentos e normas obrigatórias do setor;
- Identificação e correção rápida de não conformidades para minimizar impactos negativos;
- Redução de riscos e reforço na governança corporativa;
- Aumento da satisfação dos clientes;
- Fortalecimento da credibilidade da sua empresa no mercado.
Ou seja: realizar auditorias de qualidade com frequência é fundamental para que a sua companhia alcance e mantenha os melhores padrões de qualidade. Isso impulsiona a eficiência operacional e facilita a melhoria contínua das atividades.
4 etapas para realizar auditorias de qualidade com sucesso
Mesmo sendo tão importante, ainda é comum que surjam dúvidas sobre como colocar uma rotina de auditorias de qualidade em prática. Seja por falta de tempo, pouca disponibilidade de pessoal ou mesmo desconhecimento das melhores ferramentas, esse muitas vezes é um grande desafio do setor de Compliance.
Para que isso não aconteça com você, preparamos um passo a passo com quatro dicas de como fazer uma auditoria de qualidade com sucesso. Confira abaixo!
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Planejamento
As ações tomadas no momento anterior à realização da auditoria são determinantes para o sucesso das atividades. O planejamento começa com a elaboração de um plano de ação, que irá orientar a execução da auditoria.
Ele deverá apresentar todas as atividades numa linha do tempo, além do escopo do projeto. Inclua seus respectivos processos, departamentos envolvidos ou produtos/áreas que serão auditados.
Nesta etapa, também é importante que o auditor identifique toda a documentação relacionada, tais como políticas ou procedimentos de qualidade. Ainda nesse momento, você pode elaborar uma lista preliminar das pessoas que serão entrevistadas.
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Preparação
Este é o momento em que os auditores poderão conhecer um pouco mais sobre o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) da empresa, analisando mais afundo a documentação do sistema.
É importante que cada membro da equipe de auditoria esteja preparado para a atividade, com acesso ao checklist de verificação criado na etapa anterior.
Isso é fundamental para orientar o auditor de modo a não esquecer nenhum detalhe a ser avaliado, assim como para registrar as constatações e observações que surgirem durante o processo.
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Execução
A execução das auditorias se dá através da coleta de informações. Elas determinam se o departamento em questão está seguindo os padrões e procedimentos de controle de qualidade estabelecidos.
Nesta fase, o auditor entrevista as pessoas, fazendo perguntas e tomando nota das constatações. De acordo com o que for apurado, os planos de auditoria e checklists podem ter seu escopo alterado, até mesmo gerando uma avaliação mais profunda.
É neste momento que serão registradas as não conformidades, ou seja, situações que ocorreram em desacordo com os processos e procedimentos padronizados.
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Encerramento e Follow-up
Após a conclusão da execução da auditoria é que o trabalho “real” começa. A equipe de auditores se reúne para rever as áreas problemáticas e para determinar as recomendações que visam corrigir problemas de qualidade. Essas informações irão compor o relatório de Resultados da Auditoria.
Esse relatório é um insumo importante para as reuniões estratégicas realizadas pelas lideranças. Ele ajuda a avaliar os resultados e a definir como implementar as ações de melhoria sugeridas pela equipe de auditores. Ou seja: é a base de todo o trabalho de correção que sucede as auditorias de qualidade.
Saiba mais: Como elaborar um relatório de auditoria interna
Conclusão e dica extra: use a tecnologia para fazer auditorias internas
A essa altura, com certeza não restam dúvidas: realizar auditorias de qualidade fará toda a diferença na sua operação. Seguindo nossos quatro passos, você colherá todos os frutos dessa prática, otimizando sua operação e garantindo a qualidade de produtos/serviços.
Para tornar essa prática mais fácil e segura, você pode contar com a tecnologia. Ao utilizar um sistema de gestão da conformidade, sua empresa automatiza atividades, coleta de dados e demais processos relacionados com as auditorias – inclusive, sendo compatível com padrões como ISO 9000 e ISO 19011.
Nossos especialistas podem ajudar a identificar as melhores estratégias para sua empresa com as soluções da SoftExpert. Fale hoje mesmo com a gente!
