5 Porquês: o que é e como aplicar

A metodologia dos 5 porquês é uma forma de análise simples e ao mesmo tempo poderosa que ajuda a identificar a causa raiz de um problema. Ela foi criada por Taiichi Ohno, engenheiro mecânico da Toyota. Logo, os 5 porquês se tornaram muito populares na indústria automotiva.

Para você aprender a utilizar esse método eficaz que vai ajudar a resolver os problemas que surgem no dia a dia, continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre o método dos 5 porquês.

Saiba mais: conheça a metodologia 5s

O que é o método dos 5 porquês?

Quando nos vemos diante de um problema, é muito comum tentarmos solucioná-lo olhando para seus sintomas. É algo que vem do instinto humano. No entanto, este tipo de abordagem tem um efeito parcial ou temporário. Além disso, sem tratar a sua causa raiz, é possível que o problema volte a se repetir – o que é conhecido como reincidência.

Foi para lidar com isso que Taiichi Ohno criou a metodologia na década de 70, detalhada no seu livro Toyota System Production (TPS) ou Sistema de Produção Toyota. Além dos 5 porquês, Taiichi também inventou o método lean thinking e o kanban.

Em sua abordagem, Taiichi criou uma forma de resolver problemas internos com eficiência e simplicidade. Essas características tornaram os 5 porquês tão populares. É por isso que muitas pessoas ainda acreditam que esta é uma ferramenta exclusiva do setor automotivo.

Porém, essa estratégia funciona em empresas de qualquer tamanho ou segmento. O importante é que haja a necessidade solucionar problemas e implementar ações corretivas de maneira rápida e fácil.

Como aplicar o uso dos 5 porquês?

A aplicação dos 5 porquês é bastante simples: ao identificar um problema, pergunta-se “por que” por cinco vezes, até chegar à causa do problema. É importante esclarecer que “cinco” é apenas um número sugerido pelo método.

Existirão casos em que será necessário continuar além das cinco perguntas, assim como também haverá situações em que a causa raiz do problema surgirá antes do quinto por quê. A grande vantagem desse método é justamente ir além do que é óbvio, abordando as causas que inicialmente não estão visíveis.

É essa simplicidade que torna essa metodologia em uma das ferramentas mais utilizadas quando se trata de buscar os motivos geradores de um problema.

Na hora de utilizar os 5 porquês, é importante estar atento a alguns pontos:

• Uma só pessoa não pode resolver tudo. Conte com uma equipe que conheça bem o processo e os detalhes do problema que precisa ser corrigido. Ela deve ter um facilitador, que orientará os demais participantes e ajudará a manter o foco na identificação das causas do assunto analisado.

• Descreva o problema para que todos entendam com clareza o que está acontecendo. Para isso, utilize documentos, registros, e-mails e demais itens úteis, observando tudo o que está rolando. Assim, todos terão o mesmo foco e detalhes não passarão despercebidos.

• Pergunte-se “por que este problema aconteceu?” e evite responder esta pergunta com suposições ou hipóteses. Faça com que cada resposta seja fundamentada em uma evidência concreta e embasada em fatos ou dados.

• Repita a pergunta “por quê?” até chegar à causa raiz do problema. E lembre-se que cinco é apenas uma referência. Em determinados problemas você precisará repetir a pergunta mais vezes, já em outros será possível determinar a causa raiz antes disso.

• Outro ponto que costuma causar confusão é saber o momento correto de encerrar as perguntas e finalizar a análise. Isso geralmente ocorre quando a pergunta é feita e não se chega a uma resposta com evidências.

• Uma vez identificada a causa raiz do problema, a equipe deve definir quais ações serão tomadas para corrigi-lo, evitando que ele se repita.

Saiba mais: 3 formas de fazer a análise de causa raiz

Exemplo de aplicação dos 5 porquês 

Você já conhece o conceito por trás do funcionamento dos 5 Porquês. Para ajudá-lo a colocar isso em prática, preparamos um exemplo ilustrativo da aplicação dessa ferramenta. Confira!

• Problema que precisa ser analisado: Peças estão com pintura incompleta.

• Primeiro por quê? A cabine de pintura desligou em meio ao processo.

• Segundo por quê? Houve falta de energia elétrica.

• Terceiro por quê? O disjuntor acabou ficando desarmando.

• Quarto por quê? A fiação do disjuntor derreteu e ele entrou em curto.

• Quinto por quê? O cabeamento instalado no disjuntor era inadequado e de baixa qualidade. Essa é a causa raiz!

Depois, faça o raciocínio inverso para validar a sua hipótese:

1. O cabeamento de energia era inadequado;
2. Isso causou superaquecimento;
3. O superaquecimento fez a proteção plástica derreter e entrar em curto;
4. O curto-circuito desarmou o disjuntor e interrompeu a operação da cabine;
5. Isso fez com que o processo de pintura não fosse concluído.

Com a identificação da causa raiz, a equipe deve discutir e definir quais ações serão implementadas para evitar que o problema volte a ocorrer. Seguindo o nosso exemplo acima, uma medida apropriada seria substituir o cabeamento de energia por outro que atenda às recomendações do fabricante da cabine da pintura.

A equipe responsável pela manutenção do equipamento deveria monitorar a implementação dessas ações corretivas e avaliar se elas foram eficazes e realmente eliminaram a causa do problema.

Se a causa raiz persistir mesmo após analisar e implementar medidas corretivas, repita o método dos 5 porquês. Essa persistência é um indicador de que o real motivo do problema ainda não foi identificado e solucionado corretamente – e que isso precisa ser feito.

5 dicas para usar os 5 porquês da melhor forma

Além de entender o processo de aplicação dos 5 porquês, é preciso também seguir boas práticas para garantir que a metodologia seja utilizada da melhor forma. Seguindo as dicas abaixo, você maximizará os benefícios da técnica e evitará alguns erros comuns.

1. Descreva o problema de forma clara

Antes de qualquer coisa, reúna a equipe responsável por identificar a causa do problema e descreva-o o mais precisamente. Seja o mais objetivo e conciso possível para aumentar a clareza, a eficiência e a simplicidade do processo.

2. Documente todo o processo com atenção

Como você já viu, registrar os passos e anotar as decisões e tarefas é fundamental. Isso evita falhas, traz transparência e agiliza todo o processo. Isso também otimiza a comunicação de todos os envolvidos — especialmente quando feito através de um software de gestão de qualidade.

3. Planeje as soluções e implemente-as corretamente

Não se esqueça: encontrar a causa de um problema não é suficiente, é fundamental definir soluções para ele. Juntamente com toda a equipe, entenda o que corrigirá a questão e evitará que ela se repita. Também registre tudo isso e defina responsáveis por cada ação.

A metodologia 5W2H e modelos de plano de ação podem ser grandes aliadas para facilitar todo esse processo.

4. Crie formas de monitorar resultados e revisar as medidas adotadas

Os processos e atividades de uma empresa estão em constante mudança. Da mesma forma, os eventuais problemas (e suas causas raiz) também podem mudar. Por isso, crie maneiras de medir a eficiência das soluções adotadas e revise tudo isso sempre que um elemento ligado a ela for alterado.

5. Saiba quando parar

Por fim, algo que pode até parecer simples, mas que é muito importante: saiba quando parar. Atividades complexas têm diversos elementos que se conectam. Assim, um problema que parecia simples de início pode na verdade ser o sintoma de algo mais profundo.

Por isso, mantenha o foco e sempre busque entender o que, objetivamente, está causando aquela situação — e o que na verdade pode ser um novo problema.

Conclusão

Agora você já sabe como a metodologia dos 5 porquês traz simplicidade e eficiência para a correção de problemas. Ao combinar uma equipe qualificada que conheça o método e com seus processos claros e organizados, você tem uma ferramenta poderosa para identificação e resolução de falhas.

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