Você já se deparou com um problema recorrente e pensou: “Por que isso continua acontecendo?” A metodologia dos 5 Porquês ajuda você a chegar na raiz da questão — de forma simples, direta e eficaz por meio de uma simples pergunta: por quê?
O que é o método dos 5 Porquês?
Quando nos vemos diante de um problema, é muito comum tentarmos solucioná-lo olhando para seus sintomas. É algo que vem do instinto humano. No entanto, este tipo de abordagem tem um efeito parcial ou temporário. Além disso, sem tratar a sua causa raiz, é possível que o problema volte a se repetir – o que chamamos de reincidência.
Foi para lidar com isso que Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, criou a metodologia na década de 70, detalhada no seu livro Toyota System Production (TPS) ou Sistema de Produção Toyota. Além dos 5 porquês, Taiichi também inventou o método lean thinking e o kanban.
Em sua abordagem, Taiichi criou uma forma de resolver problemas internos com eficiência e simplicidade. Essas características tornaram os 5 porquês tão populares. É por isso que muitas pessoas ainda acreditam que esta é uma ferramenta exclusiva do setor automotivo. Porém, essa estratégia funciona em empresas de qualquer tamanho ou segmento.
O importante é que haja a necessidade solucionar problemas e implementar ações corretivas de maneira rápida e fácil.
Como aplicar o uso dos 5 Porquês na prática?
A aplicação dos 5 porquês é bastante simples: ao identificar um problema, pergunta-se “por que” por cinco vezes, até chegar à causa do problema. É importante esclarecer que “cinco” é apenas um número sugerido pelo método.
Existirão casos em que será necessário continuar além das cinco perguntas, assim como também haverá situações em que a causa raiz do problema surgirá antes do quinto por quê.
Qual é o passo a passo para utilizar os “5 Porquês”?
- Forme um time qualificado: Uma só pessoa não pode resolver tudo. Conte com uma equipe que conheça bem o processo e os detalhes do problema que precisa ser corrigido.
- Descreva o problema com clareza: Para isso, utilize documentos, registros, e-mails e demais itens úteis, observando tudo o que está rolando. Assim, todos terão o mesmo foco e detalhes não passarão despercebidos.
- Pergunte: “Por que esse problema ocorreu?”: Evite responder esta pergunta com suposições ou hipóteses. Faça com que cada resposta seja fundamentada em uma evidência concreta e embasada em fatos ou dados.
- Repita a pergunta “por quê” até chegar à causa raiz: Lembre-se que cinco é apenas uma referência. Em determinados problemas você precisará repetir a pergunta mais vezes, já em outros será possível determinar a causa raiz antes disso.
- Defina ações corretivas com responsáveis e monitore resultados: Outro ponto que costuma causar confusão é saber o momento correto de encerrar as perguntas e finalizar a análise. Isso geralmente ocorre quando a pergunta é feita e não se chega a uma resposta com evidências.
Uma vez identificada a causa raiz do problema, a equipe deve definir quais ações serão tomadas para corrigi-lo, evitando que ele se repita.
Qual é um exemplo claro de aplicação da metodologia 5 Porquês?
Você já conhece o conceito por trás do funcionamento dos 5 Porquês. Para ajudá-lo a colocar isso em prática, preparamos um exemplo ilustrativo da aplicação dessa ferramenta.
Problema que precisa ser analisado: Peças estão com pintura incompleta.
- Por quê 1: A cabine de pintura desligou em meio ao processo.
- Por quê 2: Houve falta de energia elétrica.
- Porquê 3: O disjuntor acabou ficando desarmando.
- Por quê 4: A fiação do disjuntor derreteu e ele entrou em curto.
- Porquê 5: O cabeamento instalado no disjuntor era inadequado e de baixa qualidade. Essa é a causa raiz!
Como validar com raciocínio reverso? Pense assim:
Depois, faça o raciocínio inverso para validar a sua hipótese:
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O cabeamento de energia era inadequado;
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Isso causou superaquecimento;
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O superaquecimento fez a proteção plástica derreter e entrar em curto;
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O curto-circuito desarmou o disjuntor e interrompeu a operação da cabine;
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Isso fez com que o processo de pintura não fosse concluído.
O que fazer depois de identificar a causa raiz?
Com a identificação da causa raiz, a equipe deve discutir e definir quais ações serão implementadas para evitar que o problema volte a ocorrer. Seguindo o nosso exemplo acima, uma medida apropriada seria substituir o cabeamento de energia por outro que atenda às recomendações do fabricante da cabine da pintura.
A equipe responsável pela manutenção do equipamento deveria monitorar a implementação dessas ações corretivas e avaliar se elas foram eficazes e realmente eliminaram a causa do problema.
O que fazer se o problema continuar?
Se a causa raiz persistir mesmo após analisar e implementar medidas corretivas, repita o método dos 5 porquês. Essa persistência é um indicador de que o real motivo do problema ainda não foi identificado e solucionado corretamente – e que isso precisa ser feito.
Qual é a melhor forma de usar os 5 Porquês?
Além de entender o processo de aplicação dos 5 porquês, é preciso também seguir boas práticas para garantir que a metodologia seja utilizada da melhor forma.
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Descreva o problema de forma clara
Antes de qualquer coisa, reúna a equipe responsável por identificar a causa do problema e descreva-o o mais precisamente. Seja o mais objetivo e conciso possível para aumentar a clareza, a eficiência e a simplicidade do processo.
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Documente todo o processo com atenção
Como você já viu, registrar os passos e anotar as decisões e tarefas é fundamental. Isso evita falhas, traz transparência e agiliza todo o processo. Isso também otimiza a comunicação de todos os envolvidos — especialmente quando feito através de um software de gestão de qualidade.
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Planeje as soluções e implemente-as corretamente
Não se esqueça: encontrar a causa de um problema não é suficiente, é fundamental definir soluções para ele. Juntamente com toda a equipe, entenda o que corrigirá a questão e evitará que ela se repita. Também registre tudo isso e defina responsáveis por cada ação.
A metodologia 5W2H e modelos de plano de ação podem ser grandes aliadas para facilitar todo esse processo.
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Crie formas de monitorar resultados e revisar as medidas adotadas
Os processos e atividades de uma empresa estão em constante mudança. Da mesma forma, os eventuais problemas (e suas causas raiz) também podem mudar. Por isso, crie maneiras de medir a eficiência das soluções adotadas e revise tudo isso sempre que um elemento ligado a ela for alterado.
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Saiba quando parar
Por fim, algo que pode até parecer simples, mas que é muito importante: saiba quando parar. Atividades complexas têm diversos elementos que se conectam. Assim, um problema que parecia simples de início pode na verdade ser o sintoma de algo mais profundo.
Por isso, mantenha o foco e sempre busque entender o que, objetivamente, está causando aquela situação — e o que na verdade pode ser um novo problema.
Concluindo: Por que utilizar os 5 Porquês?
A metodologia dos 5 Porquês é uma ferramenta simples, de baixo custo e extremamente eficaz para empresas que buscam resolver problemas de forma estruturada, atacando suas causas e não apenas os efeitos.
Ao combinar uma equipe qualificada que conheça o método e com seus processos claros e organizados, você tem uma ferramenta poderosa para identificação e resolução de falhas.
FAQ – Dúvidas frequentes sobre o método dos 5 Porquês
Preciso mesmo fazer 5 perguntas no método 5 Porquês?
Não necessariamente. Cinco é uma referência. Pode levar 3 ou 7 — o importante é chegar à causa real.
Posso usar o método 5 Porquês com outras ferramentas?
Sim. Ele é frequentemente usado com 5W2H, Diagrama de Ishikawa e brainstorming.
Como eu sei que eu encontrei a causa raiz?
Quando não há mais respostas baseadas em fatos concretos ou quando a solução encontrada elimina o problema definitivamente.
Não consigo achar a causa no método 5 Porquês. O que eu faço?
Você pode precisar envolver mais dados ou revisar a definição inicial do problema.
Para aplicar a metodologia 5 Porquês preciso de um software?
Não, mas ferramentas digitais como o SoftExpert Suite podem acelerar o processo, centralizar as análises e automatizar o plano de ação.
A ferramenta 5W2H complementa os 5 Porquês?
Sim. Ela ajuda a transformar a causa identificada em ações práticas e estruturadas.
