No mundo corporativo, a matriz de riscos é inevitável. Empresas enfrentam riscos operacionais diariamente ao gerenciar vendas, comunicação, parceiros, concorrentes, etc. Seja qual for o setor em que sua empresa se encaixa, a pergunta mais importante que você deve se perguntar é: ‘o que poderia dar errado?’.
A operação de qualquer empresa é fadada a ter erros e riscos vagando pelos departamentos. As equipes são regularmente impactadas por riscos. Obter conhecimento e ferramentas é crucial para avaliar e controlar cada situação. Dito isto, neste artigo queremos revelar 5 segredos da matriz de risco. Mas primeiro vamos entender como identificar os elementos da análise de riscos:
SAIBA MAIS Prevenindo o fracasso na gestão de riscos através de processos 10 passos simples para implementar a gestão de riscos corporativos Como aprimorar a gestão da governança, riscos e conformidade
Neste artigo, você vai aprender sobre:
- O que análise de risco
- Processo de análise de riscos
- A definição de matriz de riscos
- Como usar a matriz
- Exemplos de matriz de riscos
- Os 5 segredos da matriz de riscos
O que é análise de risco
A análise de riscos pode ser descrita como o processo ou método para identificar e analisar eventos que podem impactar negativamente pessoas, ativos, ambiente, processos, procedimentos e etc. Essa atividade tem a intenção de analisar minuciosamente os cenários e situações específicas que provavelmente podem causar riscos ou danos. Esse processo pode ser conduzido de várias maneiras, dependendo dos padrões de riscos e conformidades aplicadas ao setor ou negócio.
As empresas devem mostrar quais (e como) os programas de riscos evitam, preveem e controlam os riscos específicos. Esses programas devem medir e abranger todos os problemas para evitar perdas, ferimentos ou doenças. E por fim, os programas de risco devem atender requisitos legais quando aplicáveis.
Processo de análise de riscos
As organizações buscam otimizar cada processo de análise de riscos relevantes para seus objetivos. Para isso, as empresas devem planejar programas sustentáveis e fáceis de entender. A complexidade, tamanho e abrangência do risco devem estar corretamente relacionados ao objetivo da empresa.
Esse processo tem o objetivo de mapear o tamanho dos riscos, criando atividades (digitais ou humanas) focadas em medir, priorizar e notificar riscos usando controles que avisam quando ameaças e oportunidades surgem.
A definição de matriz de riscos
A matriz de riscos é um modelo de análise que é usado para mapear os níveis de riscos em um determinado departamento, processo, procedimento e etc. Ela categoriza as probabilidades em relação a consequências específicas, sejam elas melhorias ou penalidades. Dessa forma, os profissionais podem usar a matriz para ampliar a visão sobre os riscos das suas decisões.
Como usar a matriz
A matriz de riscos é usada para analisar (basicamente) duas variáveis. O impacto e a probabilidade de algo específico ocorrer. Essas variáveis são destinadas a avaliar o impacto dos riscos com suas conseqüências e a chance deles ocorrerem. O foco da matriz é posicionar com precisão questões específicas na matriz de riscos conforme sua probabilidade.
Impacto
- Insignificante: problemas que não ameaçam ou impactam a organização ou processo.
- Menor: riscos que criam pequenas situações atípicas, mas não afetam e nem bloqueiam o fluxo de um sistema organizacional.
- Moderado: problemas que podem criar consequências negativas, projetando ameaças e problemas às pessoas e atividades da organização.
- Crítico: riscos que criam cenários com uma ou várias conseqüências negativas para projetos, departamentos, áreas etc e também podem criar situações de perigo para as pessoas relacionadas ao processo.
- Catastrófico: questões que criam impactos extremamente graves para todo o sistema. Faz com que toda a operação falhe e impacte severamente os indivíduos próximos ao evento.
Probabilidade
- Baixo: extremamente raro e pode ser ignorado em um sistema organizacional amplo.
- Médio: situações plausíveis, mas incomuns, que podem desenvolver riscos adicionais para certas operações ou estratégias.
- Alto: cenários de risco comuns que devem ser resolvidos imediatamente, para evitar perigos no fluxo do sistema.
- Extremo: problemas sérios que muito provavelmente irão ocorrer e podem ter um grande impacto em toda a organização.
Exemplos de matriz de riscos
O processo de construção e análise da matriz de riscos é obrigatório para qualquer gerente. Esta atividade permite que a organização anteveja e controle cenários de risco. Então, vamos nos aprofundar no software SoftExpert Suite e explorar alguns exemplos de matriz de riscos:
Cenários Financeiros
Digamos que sua empresa esteja tentando determinar se seus investimentos precisam de controles adicionais para evitar desperdícios, fraudes, perdas e subornos durante operações financeiras. Nesse cenário, a matriz de riscos tem o objetivo de alertar sobre situações que podem levar a empresa a perder dinheiro ou até violar regulamentações.
Processos operacionais
No exemplo abaixo, produtores de alimentos podem usar a matriz para definir e priorizar processos, atividades e tarefas que estão relacionados aos riscos nas rotinas de produção.
Problemas de comunicação
Este exemplo representa algumas falhas e problemas de comunicação causados por softwares ou hardwares. A equipe identifica todas situações possíveis que impactam os processos de comunicação e criam a matriz de riscos. Desta forma, tarefas podem ser priorizadas e direcionadas para os funcionários verificarem e garantirem que tudo esta funcionando.
Os 5 segredos da matriz de riscos
Diferentemente de outros métodos, a abordagem de análise de riscos avalia questões complexas e as sintetiza em estruturas simples. Mas somente isso não é suficiente para garantir boas decisões para sua organização. O gerente precisa entender todos os processos e otimizar múltiplas variáveis. Tendo isso em mente, trouxemos 5 segredos que vão além da matriz de riscos e vão ajudar nas análises de riscos.
1 Conecte os especialistas
Os riscos geralmente são mapeados em uma matriz de riscos por meio de entrevistas com funcionários. Isso mostra de forma simples as informações e perspectivas dos riscos. Mas a ideia aqui é melhorar sua visão sobre riscos confrontando-os com um know-how de mercado. Conecte profissionais experientes do mercado à sua equipe por meio de reuniões, entrevistas ou workshops com o intuito de revelar informações preciosas sobre a sua organização.
O problema é que as equipes tendem a trabalhar de forma isolada em seus departamentos, isso dificulta a troca de experiências e consequentemente a redução de riscos. Trazer conhecimento externo para dentro da empresa dissemina conhecimentos táticos e uni estratégias.
2 Pesquisas não são perfeitas
As pesquisas são utilizadas para mapear matrizes de risco em empresas com operações complexas e amplas. Este método é mais eficiente quando a cultura organizacional não é muito comunicativa e rejeita discussões e debates entre setores. Infelizmente, as respostas destas pesquisas geralmente são imprecisas, duvidosas e escassas de informações quando feitas anonimamente.
As perguntas feitas nas pesquisas tendem a ser superficiais para que sejam respondidas e infelizmente não geram muitos esclarecimentos. Acima de tudo, as pesquisas não beneficiam discussões entre departamentos, gerando uma matriz de riscos superficial e irrelevante.
3 Avalie os riscos no mercado
Estude o mercado e concorrentes à procura de insights relacionados aos riscos da sua organização. Relatórios e pesquisas de mercado podem passar despercebidos em seu processo de revalidação da matriz de riscos. Um benchmark focado em processos ou departamentos específicos pode fornecer melhorias para suas métricas.
Algumas indústrias tendem a publicar pesquisas sobre questões que afetam o desempenho dos negócios. Esses dados geralmente mostram a probabilidade de riscos internos e externos impactarem as empresas. Outras grandes fontes de conhecimento de risco são os sindicatos, agências governamentais e órgãos reguladores.
4 Múltiplos cenários de riscos
Cada área da empresa possui seu próprio nível de conscientização de riscos. Dessa forma, equipes e departamentos têm seu próprio contexto e compreensão dos problemas de riscos. Essa compreensão que envolve o risco por si só, reduz a atenção sobre as interações entre os riscos. Por esse motivo, situações críticas aparecem repentinamente, porque a empresa não está ciente dos cenários de riscos entre departamentos.
Os riscos de cada departamento devem ser avaliados de forma mais ampla, integrando-os com a estratégia da empresa em relação a missão, visão e valores. Criar e explorar cenários de risco correlacionando departamentos podem antever e proteger os objetivos da organização.
5 Principais riscos incertos
Riscos que criam incertezas para o fluxo de trabalho devem ser seguidos constantemente. A utilização do modelo causal, por exemplo, pode fornecer informações sobre como a relação das informações desaparece, estas situações criam incertezas que atingem os principais fluxos de trabalho. Essa visão do relacionamento de dados cria uma matriz de análise de risco mais complexa que pode ser vista como um complemento para o planejamento estratégico.
A qualidade da conformidade é essencial para a melhoria contínua. Atingir a excelência em gerenciamento requer um bom software para operar com a máxima eficiência. Escolher a tecnologia certa para o seu negócio é a chave para o sucesso.
