Uma auditoria de certificação é todo o processo de análise e avaliação de uma empresa para saber se ela atende aos requisitos de uma norma específica. Essa avaliação precisa ser minuciosa e imparcial, e pode ser feita de forma interna ou por uma entidade independente.
Geralmente, uma auditoria de certificação de qualidade costuma ser feita quando uma companhia deseja conquistar alguma certificação importante do seu setor. As mais populares são aquelas concedidas pela International Organization for Standardization (ISO).
Passar por uma auditoria dessa natureza demanda muito planejamento, trabalho e organização. Por outro lado, todo esse esforço é recompensado com um ganho de agilidade e eficiência na operação, bem como na segurança e qualidade nos produtos. Além disso, sua empresa passa a contar com um valioso selo de confiança, bem-visto por clientes, parceiros, fornecedores, investidores e demais stakeholders.
Continue lendo e veja como realizar uma auditoria de certificação na sua empresa. Além disso, conheça as principais certificações com as quais as companhias referência no mercado costumam contar — e que a sua também precisa ter.
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O que é auditoria de certificação?
Como você viu, uma auditoria de certificação é o processo de averiguar se uma empresa, um setor ou mesmo um processo está de acordo com determinada certificação.
Atuando muito próximo ao controle de qualidade, a auditoria desse tipo ajuda a identificar pontos de melhoria e não conformidades. Dessa forma, uma companhia conta com um mecanismo completo e confiável para saber exatamente o que precisa ser feito para se enquadrar nas normas da certificação desejada.
Na prática, o processo de auditoria de certificação é feito por uma entidade certificadora independente (por exemplo, a ISO ou a FDA). Isso visa garantir a imparcialidade e a credibilidade do processo todo.
É essa entidade regulatória que analisa as informações cedidas pela empresa, que abrangem diversos aspectos da operação da companhia. Ao final, é dado o veredito se tudo está de acordo com o esperado para que a certificação seja cedida.
Por isso, é tão importante ter organização, eficiência e rastreabilidade de tudo que é feito dentro da sua empresa. Assim, o processo de auditoria de certificação será muito mais fácil, rápido e com maiores chances de sucesso.
Com o objetivo de alcançar essa eficácia, a maioria das auditorias de certificação de qualidade tem a seguinte estrutura:
- Planejamento: A empresa organiza suas documentações e, depois, as disponibiliza para a entidade certificadora. Ela analisa os documentos da companhia para garantir que todos os itens da sua norma foram contemplados.
- Auditoria de Conformidade: O auditor visita a empresa para avaliar se os processos estão sendo executados conforme os critérios das normas.
- Relatório e Certificação: Se a avaliação for positiva, a empresa recebe o certificado. Do contrário, a entidade reguladora pede ajustes e uma nova auditoria é agendada.
Os benefícios de uma auditoria de certificação
O principal ganho que uma empresa incorpora ao passar com sucesso por uma auditoria de certificação é justamente o fortalecimento de seu sistema de gestão de qualidade (SGQ). Isso ocorre através de todo o processo de auditoria, que analisa a empresa e traz pontos de melhoria, mudança e revisão.
Assim, a companhia agrega boas práticas, métricas, cuidados e ferramentas que são referência positiva no setor. Isso impulsiona não somente a conformidade com as normas importantes do segmento, como também a eficiência de toda a operação. Como resultado, a empresa passa a ter mais qualidade nos produtos/serviços disponibilizados no mercado.
Além disso, o selo de aprovação conseguido através de uma auditoria de qualidade com certificação também representa um ganho de credibilidade. Afinal, ser certificado em uma normativa reconhecida faz com que sua empresa demonstre que se preocupa com a conformidade e a qualidade.
Portanto, os principais benefícios de realizar uma auditoria de certificação podem ser resumidos como:
- Melhoria de Processos: identificação de falhas e oportunidades de melhoria.
- Credibilidade: demonstra o comprometimento da empresa com a qualidade e conformidade.
- Vantagem Competitiva: pode aumentar a confiança dos clientes e parceiros.
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Quais os principais tipos de auditoria de certificação
Existe uma imensa variedade de certificações, portanto, há tipos de auditoria de certificação na mesma medida. Para entender quais são mais importantes para a sua empresa, é preciso avaliar a sua operação, seu mercado de atuação e o produto/serviço oferecido.
Ainda assim, algumas certificações são mais populares e mais reconhecidas, fazendo com que se tornem quase fundamentais para diversas empresas. Abaixo, você conhece mais sobre cinco auditorias que têm foco nessas normativas.
Auditoria de certificação ISO 9001
A ISO 9001 é uma certificação que atesta que uma empresa conta com as melhores práticas de gestão de qualidade incorporadas ao seu SGQ. Ao buscar uma auditoria de certificação ISO 9001, é preciso seguir sete princípios desenvolvidos pela Organização Internacional de Normalização. Eles são:
- Ter foco no cliente;
- Ter uma liderança forte;
- Engajar as pessoas da organização;
- Ter uma cultura orientada por processos;
- Aplicar uma filosofia de melhoria contínua;
- Tomar decisões baseadas em evidências;
- Cultivar bons relacionamentos com os stakeholders.
O mais indicado é realizar primeiro uma auditoria interna, feita pela própria empresa ou por um auditor contratado, para verificar se os processos internos estão em conformidade com a norma. Assim, você estará mais preparado para o próximo passo.
Em seguida, é feita a auditoria externa, conduzida por uma entidade certificadora independente. Ela também irá avaliar se o SGQ da empresa atende aos requisitos da ISO 9001. Se a companhia passar nesta auditoria, ela recebe a certificação.
Essa estrutura de realizar uma auditoria interna e depois uma externa pode ser repetida em todas as demais certificações.
Auditoria de certificação ISO 14001
A ISO 14001 é um padrão de qualidade internacional para Sistemas de Gestão Ambiental (SGAs). Seu objetivo é ajudar as organizações a minimizarem seu impacto ambiental através de requisitos de legislações.
Os principais requisitos para ter sucesso em uma auditoria de certificação ISO 14001 são:
- Implementar uma política ambiental;
- Avaliar os aspectos e impactos ambientais da sua organização;
- Definir metas e objetivos de sustentabilidade;
- Implementar controles operacionais;
- Monitorar e medir o desempenho;
- Realizar a melhoria contínua do seu SGA.
Auditoria de certificação ISO 22000
A ISO 22000 avalia a capacidade das empresas em controlar adequadamente toda a cadeia de produção de alimentos. Por isso, pode ser aplicada a todas as empresas envolvidas na cadeia alimentar, desde produtores de ração e produtores primários até produtores de alimentos, transportadoras, armazéns e varejo.
A auditoria de certificação da ISO 22000 avalia se uma companhia tem os requisitos para um sistema de segurança alimentar, do primeiro contato com os insumos às etapas finais como a embalagem, transporte e armazenagem.
Auditoria de certificação ISO 45001
A ISO 45001 avalia se uma empresa conta com as melhores práticas internacionais em seu Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO). Ela proporciona um ambiente de trabalho seguro e saudável, prevenindo lesões e doenças ocupacionais.
Alguns dos principais pontos avaliados em uma auditoria de certificação ISO 45001 são:
- Estrutura de prevenção de riscos;
- A integração com outras normas de gestão, como a ISO 9001 e a ISO 14001;
- A participação dos colaboradores e da liderança na elaboração e utilização do SGSSO;
- O monitoramento e aperfeiçoamento contínuo para garantir a eficácia do SGSSO.
Auditoria certificação ISO 27001
A ISO 27001 indica as diretrizes para a gestão de segurança da informação. Essa norma ajuda empresas a criarem um Sistema de Gestão de Segurança da Informação (SGSI) robusto.
Para contar com uma certificação da ISO 27001, uma companhia deve implementar os sete principais requisitos (também chamados de Princípios de Segurança da Informação) apontados na norma. Eles são:
- Entender o contexto do seu mercado e a sua própria infraestrutura de segurança de dados;
- Garantir que toda a liderança esteja envolvida no processo de fortalecimento da segurança da informação;
- Ter um planejamento eficiente das ações e políticas de segurança;
- Estabelecer quais recursos (financeiros, de equipamentos, de pessoal etc.) serão utilizados no SGSI;
- Contar com formas de documentar e monitorar a operação do SGSI;
- Realizar auditorias internas para monitorar e avaliar a performance do SGSI;
- Implementar ferramentas de melhoria contínua e correção de não conformidades.
Como fazer uma auditoria de certificação
As etapas de uma auditoria de qualidade podem variar muito de acordo com a normativa analisada, a instituição responsável pela certificação e, claro, a natureza da operação da empresa em questão.
Os detalhes são analisados em uma base de caso a caso, porém costuma existir uma estrutura básica que guia esse processo. Isso busca facilitar a auditoria e agilizar o fluxo, bem com garantir a eficácia dele.
Essa estrutura segue o padrão abaixo:
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Preparação e Planejamento
Estudo da Norma: Compreenda os requisitos da norma que você deseja certificar, como ISO 9001, ISO 14001, etc.
Documentação: Organize toda a documentação necessária, incluindo políticas, procedimentos e registros que comprovem a conformidade com a norma.
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Auditoria Interna
Antes da auditoria de certificação, é comum conduzir auditorias internas para identificar e corrigir possíveis não conformidades. Ao mesmo tempo, são feitos treinamentos para garantir que as equipes estejam bem treinadas e cientes dos requisitos da norma e do processo de auditoria que virá.
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Seleção do Organismo Certificador
Depois de fazer a análise interna, é o momento de contratar uma entidade certificadora reconhecida e independente para realizar a auditoria. Essas entidades costumam estar diretamente ligadas àquelas responsáveis por criar a certificação desejada.
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Análise Documental
O auditor revisará a documentação entregue pela empresa para verificar que todos os requisitos da norma foram contemplados. Caso haja falhas e insuficiências na documentação, o auditor indicará os ajustes necessários para o prosseguimento à próxima fase.
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Auditoria de Conformidade
Depois, o auditor visitará a empresa para avaliar se os processos estão sendo executados conforme os critérios da norma.
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Entrevistas e Observações
Juntamente com a visita, o auditor entrevistará colaboradores e lideranças para observar se as operações estão em conformidade com a norma em questão.
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Relatório e Certificação
Após todo esse processo ser finalizado, o auditor fornecerá um relatório de auditoria detalhando as conformidades e não conformidades encontradas. Caso a empresa esteja em conformidade, receberá o certificado. Do contrário, será necessário corrigir as não conformidades e passar por uma nova auditoria.
Conclusão
Uma auditoria de certificação é peça fundamental para empresas que querem averiguar como está o controle de qualidade dentro da sua operação. Com uma vasta gama de opções de normativas e certificações, é possível que uma corporação investigue diversos aspectos da operação — da infraestrutura de TI à qualidade do produto fabricado, por exemplo.
Para isso, é necessário organização e eficiência no trato de documentos e informações, comprometimento de todas as partes envolvidas em adotar melhorias e, claro, contar com as ferramentas certas. Assim, sua empresa pode colher os frutos de passar por uma auditoria de certificação, como fortalecer sua reputação, reduzir não conformidades e, consequentemente, reduzir custos e ampliar as vendas.
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