Auditoria e compliance andam de mãos dadas, mas não são a mesma coisa. Compliance engloba todas as políticas e procedimentos criadas para que uma empresa possa a compactuar com legislações, regulamentações e normas (tanto externas quanto internas).
Já a auditoria é a prática de averiguar se tudo isso está funcionando corretamente. Assim, ela ajuda a identificar irregularidades e pontos de melhoria.
É assim que essa dupla consegue promover integridade, agilidade e eficiência em todos os processos e áreas que precisam seguir rigorosas diretrizes de qualidade.
Porém, mesmo sendo tão importante, muitas corporações ainda têm dificuldades na hora de implementar uma política de compliance e auditoria que seja verdadeiramente produtiva.
Saiba como evitar que isso aconteça com você e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!
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O que é compliance?
Primeiro, vamos lembrar novamente o que é compliance e explicar mais a fundo como essa prática costuma estar presente dentro das empresas.
A lista de itens que fazem parte de uma política de compliance é grande. Alguns exemplos são:
- Controle de qualidade;
- Treinamento de colaboradores;
- Criação e disposição de canais de denúncia;
- Implementação de processos de resposta e prevenção a incidentes.
O importante é entender que essa política engloba todas as práticas e procedimentos que geram conformidade com as normas legais, regulatórias, éticas e internas referentes às atividades de uma empresa.
Como compliance pode ajudar a sua empresa
A auditoria e o compliance atuando em conjunto possuem um grande potencial de não apenas garantir a qualidade e a conformidade dentro de uma empresa, como de também antever ameaças externas e apontar oportunidades de crescimento/melhoria.
Um programa de compliance permite mapear fraquezas e evitar falhas que prejudicariam não somente a produção em si, mas também a reputação de uma empresa e até mesmo o bem-estar de seus clientes.
Além disso, essa prática ajuda a atualizar práticas, processos e rotinas facilmente para que se adequem a novas normas e regulamentações que surgem todo o dia.
Estar sempre atualizado com o mercado e até mesmo antever necessidades e mudanças é justamente um grande desafio que fica mais fácil com uma política de compliance.
Isso será cada vez mais vital para companhias que buscam se destacar no mercado. Segundo estudo da KPMG, setores de compliance e auditoria precisam ter atenção com fatores como macroeconomia, geopolítica e até mesmo tecnologia.
Por exemplo, o estudo aponta que 80% das empresas entrevistadas consideram a inteligência artificial um desafio para a cibersegurança e que 48% delas se sentem menos confiantes de que podem avaliar riscos cibernéticos.
Portanto, se a sua empresa não quer somente evitar falhas (e suas respectivas consequências judiciais) mas também ganhar eficiência e superar a concorrência, ela precisa dar atenção para compliance.
5 passos para começar uma boa política de compliance
Mas, na prática, como esse negócio de compliance funciona? Bom, tudo depende do tipo de empresa que você trabalha e das especificidades do segmento em que ela atua.
Uma companhia do setor de serviços financeiro terá uma série de diretrizes e regulamentações, já outra que atua no ramo farmacêutico precisará seguir diferentes legislações de saúde.
Ou seja: cada companhia precisa desenvolver um programa de compliance de acordo com essas necessidades e, assim, adotar práticas e controles que asseguram conformidade com eles.
Mas claro que existem boas práticas gerais que podem lhe auxiliar na hora de criar uma política de compliance e auditoria.
Confira abaixo cinco das principais!
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1 – Códigos e políticas de condutas
O primeiro passo para definir uma boa política de compliance é criar um código de conduta. Ele precisa ter todas as regras e diretrizes que os funcionários devem seguir.
Lembre-se que essas diretrizes precisam ter relação com aspectos éticos, legais e de conformidade com a atuação da sua empresa em todas as áreas e equipes.
O resultado será um código de políticas bastante extenso — e importante na mesma medida.
2 – Programas de treinamento e educação
Depois de criar a política de condutas, é hora de colocá-la em prática. E o primeiro passo para isso é justamente garantir que as normas sejam conhecidas por todos e, além disso, que as pessoas saibam o que, como e quando fazer com relação a elas.
Para isso, crie treinamentos, qualificações e workshops envolvendo não somente as equipes de controle de qualidade, auditoria e compliance, mas também de todas as outras áreas.
Além disso, fique de olho em novidades e reformulações em regulamentações e leis relevantes para a sua empresa e atualize tanto as políticas de conduta quanto os treinamentos quando necessário.
3 – Auditoria, monitoramento e controle internos
Pronto, agora que as diretrizes foram criadas e toda a equipe está treinada, é hora de relaxar, certo? Errado!
É preciso garantir que aquilo que foi estabelecido nas políticas e ensinado nos treinamentos está sendo aplicado e que todo esse material está atualizado e relevante.
Para isso, realize revisões regulares para avaliar a eficácia das políticas de compliance e, assim, identificar o que precisa de alguma melhoria ou atualização.
Também tenha um controle de mudanças eficiente, de fácil acesso e seguro para catalogar tudo isso.
É nessa parte que a auditoria entra, garantindo a conformidade de tudo (mas você verá mais sobre isso logo adiante).
Outra boa prática é contar com mecanismos que monitoram e verificam a conformidade dos documentos, ações, contratos, dentre outros, que estão sendo feitos com as políticas estabelecidas.
Uma dica de ouro para quem busca poupar tempo, ganhar eficiência e ainda economizar é contar com um software de compliance e controle de qualidade.
Dessa forma você automatiza diversas atividades e ainda tem acesso ágil a documentos e relatórios, entre recursos.
4 – Canais de denúncia
Não importa o tamanho do esforço para que tudo corra bem e que as normas e diretrizes sejam sempre respeitadas, é provável que ainda assim erros e violações ocorram.
Por isso, é essencial que seu programa de compliance tenha canais de denúncia para que colaboradores, fornecedores e outras partes interessadas possam registrar esses ocorridos.
Lembre-se de garantir que esses canais sejam confidenciais, seguros e de fácil acesso por quem precisar.
5 – Investigação e solução de irregularidades
Por fim, vale ressaltar que de nada adianta ter canais de denúncia se você não tomar uma atitude com relação ao que for reportado.
Crie procedimentos para investigar e, caso necessário, lidar com eventuais violações de compliance.
Inclua nesses procedimentos os detalhes e pessoas/departamentos envolvidos, bem como suas respectivas investigações e ações corretivas apropriadas.
Uma boa prática para esse processo é envolver controladoria, compliance e auditoria, com o objetivo de maximizar sua eficiência e evitar vieses.
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Indicadores de compliance
Para medir se todo esse esforço está dando certo e qual o nível de sucesso (ou fracasso), existem os indicadores de compliance. Eles podem ser quantitativos ou qualitativos, embora o mais recomendado seja escolher uma mistura de ambos.
Eles atuam como todas as outras Métricas de Sucesso (ou KPIs, na sigla em inglês) da sua empresa: são resultados que indicam a performance, só que nesse caso referente à política de compliance.
Lembre-se que, assim como o programa de compliance em si, os indicadores também variam de companhia para companhia, já que levam em conta as especificidades do negócio.
Uma dica para facilitar a escolha deles é pensar em métricas que ajudem a entender se o que você definiu na política de compliance está fazendo sentido e se ela está sendo bem aplicada.
De forma geral, tudo que possa mostrar como está o nível da promoção da conformidade com as leis, regulamentos, políticas internas e padrões éticos pode ser um indicador.
Alguns dos indicadores de compliance mais comuns são:
1 – Adesão às políticas e treinamentos
O objetivo nesse caso é medir o quanto os colaboradores estão em conformidade com as políticas e normas definidas no sistema de compliance.
Para tornar essa avaliação mais concreta, você pode olhar para a porcentagem de pessoas que realizaram os treinamentos, a média das notas de testes relacionados a esses treinamentos, a taxa de uso dos canais de denúncia, entre outros dados.
2 – Número de denúncias e incidentes de não conformidade
Esse é provavelmente o indicador de compliance mais utilizado. Afinal, a quantidade de denúncias e de incidentes confirmados está ligada ao quanto as pessoas entenderam as políticas de compliance e estão seguindo-as.
3 – Tempo e taxa de resolução dos incidentes
Outras métricas muito usadas e valiosas. Analisando a taxa de resolução dos incidentes você entende se toda a estrutura de compliance está conseguindo dar vazão ao volume de casos reportados. Isso vale em relação a colaboradores quanto a processos e ferramentas.
Da mesma forma, o tempo de resolução dos casos também indica se, mesmo conseguindo resolver os incidentes, isso está acontecendo dentro de um prazo aceitável ou se é algo que precisa ser melhorado para mitigar os reflexos negativos.
4 – Reputação e avaliação externa
Por fim, um indicador de compliance que tem caráter mais qualitativo. É cada vez mais comum avaliar a percepção que o público externo tem da empresa em relação ao seu compromisso com o compliance e a ética.
Para medir isso, você pode realizar pesquisas de reputação e coletar feedback de clientes e de fornecedores, por exemplo.
O objetivo é entender se sua companhia é vista como uma marca que se preocupa com o compliance e de que maneira isso pode ser externalizado de maneira mais eficiente.
Qual a diferença entre compliance e auditoria interna?
Como você já viu, compliance engloba todas as diretrizes, atividades, indicadores de resultado e normas que buscam garantir a conformidade, que pode ser de acordo com normas internas, normas externas (como ISO 27001) ou ambas.
A auditoria, embora geralmente atue em conjunto com o compliance, é um pouco diferente. Ela não é a responsável por criar diretrizes e normas, mas sim por avaliar a qualidade e efetividade delas.
Ou seja: primeiro uma empresa cria sua política de compliance, depois são realizadas auditorias (que podem ser internas ou realizadas por órgãos externos) que analisam e avaliam essa política e seus desdobramentos.
O objetivo principal é descobrir se todas as atividades, documentações, produtos e demais processos de uma companhia estão de acordo com as leis e diretrizes aplicáveis ao negócio.
3 benefícios ao fazer uma auditoria
A união entre auditoria e compliance tem a capacidade de não apenas evitar problemas, mas também potencializar as boas práticas de uma empresa.
Os benefícios dessa prática variam de acordo com as definições estabelecidas no sistema de compliance de cada corporação, assim como com as atividades realizadas e normas que devem ser seguidas.
Vale ressaltar também que quão mais aprofundada e específica for a sua política de compliance e as auditorias realizadas nela, maior será o impacto positivo disso tudo na sua empresa.
Abaixo você conhece três dos principais motivos para fazer uma auditoria de compliance na sua companhia.
1 – Identificar riscos, falhas e oportunidades de melhoria
Esse é provavelmente o principal motivo que leva uma empresa a ter auditoria e compliance atuando em conjunto.
Ao analisar as práticas e normas estabelecidas, é possível identificar erros, antever falhas e até achar aperfeiçoar o que já vem sendo feito bem.
Portanto, é fundamental contar com mecanismos que analisem e avaliem os controles internos, processos operacionais e sistemas de gestão utilizados para compliance dentro da sua empresa.
Assim, é possível entender quão eficientes e seguros eles são, bem como a taxa de adesão que possuem dentro os colaboradores e o quão à prova de erros tudo isso é.
2 – Garantir a conformidade
Na carona do benefício anterior, vem a garantia (ou pelo menos o reforço) da conformidade.
Através de uma auditoria interna ou externa, você verifica se a sua empresa está em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis a ela e, assim, evita punições legais.
Esse cuidado também fortalece a boa reputação da sua empresa. Fortalecer a integridade, a transparência e a conformidade aumentam a confiança dos colaboradores, clientes, fornecedores e demais stakeholders na sua marca.
3 – Impulsionar a eficiência da operação
Ao evitar erros, corrigir falhas e seguir as normas legais necessárias, há um resultado que pode até parecer simples, mas que no fim do dia faz toda a diferença: ter uma operação eficiente e ágil.
Com a auditoria analisando as ações realizadas e ferramentas utilizadas, sua empresa pode reduzir custos, aumentar a produtividade e otimizar os recursos (sejam de tempo ou dinheiro).
Além disso, os relatórios e informações que resultam da auditoria impulsionam a boa governança corporativa, trazem mais transparência, geram responsabilidade e conformidade dentro da organização e auxiliam na tomada de decisões mais estratégicas e acertadas.
Quais são os tipos de auditoria?
Uma auditoria pode ser classificada de acordo com a instituição que a realiza.
Ela pode ser interna, quando é feita pela própria empresa, ou externa, quando é feita por outra companhia especializada nisso.
Uma auditoria interna é focada em avaliar a conformidade com as políticas e os regulamentos definidos pela própria empresa.
Já o tipo externo pode oferecer uma avalição referente a normativas e diretrizes de órgãos reguladores específicos, como, por exemplo, uma auditoria ISO.
Além dessas duas formas, é possível classificar uma auditoria de acordo com a área/equipe a ser auditada.
Nesse sentido, como você pode imaginar, há uma variedade muito grande de auditorias. Alguma das mais comuns são:
- Auditoria de qualidade – Avalia os processos operacionais ligados ao controle e gestão de. O objetivo é garantir todo produto/serviço produzido pela empresa siga os padrões de qualidade estabelecidos.
- Auditoria de gestão – Tem foco na revisão das práticas de gestão, como políticas, estratégias e procedimentos. Esse tipo de auditoria avalia se tudo está alinhado com os objetivos estratégicos da empresa e aplicado com eficiência.
- Auditoria contábil – É a auditoria que revisa e fiscaliza registros e procedimentos do patrimônio financeiro da empresa. Dessa forma, garante a confiabilidade e integridade das movimentações e dos registros financeiros.
- Auditoria de sistemas – Focada em segurança cibernética, essa auditoria avalia a integridade e a confidencialidade da estrutura de TI, dos sistemas e dos softwares usados pela empresa.
A melhor solução para fazer auditoria e compliance com eficiência e facilidade
Agora você já sabe tudo sobre auditoria e compliance, mas talvez você esteja com uma dúvida importante: como fazer isso tudo de um jeito mais simples e ágil sem perder segurança?
A boa notícia é que a tecnologia pode ser sua grande aliada nessa tarefa. Com um sistema de gestão da qualidade, você pode automatizar uma série de tarefas, digitalizar processos e atualizar facilmente suas políticas, diretrizes e controles.
Com a solução da SoftExpert, por exemplo, você pode:
- Administrar documentos;
- Gerenciar as mudanças e o impacto das normas e regulamentos;
- Designar requisitos regulatórios e processos de negócio e áreas de atendimento às suas respectivas normas;
- Conectar Auditorias, Riscos, Controles, Processos, Documentos e outros componentes da plataforma.
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