O treinamento é uma ferramenta de extrema importância, uma vez que para o colaborador realizar uma atividade de forma hábil, é preciso treiná-lo. Sendo imprescindível tanto para um colaborador novo quanto para aquele que já trabalha há mais tempo na empresa, propiciando o aperfeiçoamento das suas habilidades.
Com a velocidade com que tudo se transforma e as contínuas mudanças no mercado, as organizações devem se adaptar de forma rápida. Em virtude deste mercado competitivo e em constante transformação, as empresas necessitam de profissionais cada vez mais qualificados e competentes, que auxiliem as organizações na busca contínua por melhorias nos processos para progredir e alcançar o sucesso e crescimento.
Diante deste cenário, entende-se que os treinamentos representam uma ferramenta estratégica essencial para a organização, contribuindo para a capacitação dos conhecimentos e competências dos colaboradores e no desenvolvimento de novas habilidades, possibilitando ao colaborador aprimorar e desempenhar as suas atividades de forma eficaz, promovendo a produção de resultados alinhados aos objetivos organizacionais.
Mas qual a importância dos treinamentos para o Sistema de Gestão da Qualidade?
Primeiramente, você já parou para analisar quantos dos seus desvios de qualidade ou não conformidades foram ocasionados por erro humano? E estes erros, foram pontuais ou se repetem constantemente?
Se você respondeu que eles se repetem constantemente, infelizmente os treinamentos de capacitação dos colabores da sua organização não estão sendo eficazes.
Sabemos que as normas de qualidade e certificação exigem colaboradores treinados para as atividades a serem exercidas em sua função, assim como a evidência do registro e avaliação de eficácia dos treinamentos. Entretanto, capacitar o colaborador através de uma leitura individual do procedimento, sem um detalhamento, e fazê-lo assinar a participação, definitivamente não é considerado eficaz, a não ser que seu procedimento seja muito orientativo e autodidata.
Infelizmente, essa forma de capacitação ainda é praticada em muitas empresas, treinamentos realizados apenas para manter os registros e assim conseguir uma evidência ao atendimento da norma.
Se os treinamentos em sua empresa estão sendo realizados desta forma, apenas para manter registros, com toda certeza esta é a provável causa raiz para a quantidade de desvios de qualidade e não conformidades ocasionadas por erros operacionais.
Treinamentos realizados sem gestão e sem avaliação posterior do seu resultado são inúteis e pouco colaboram para a qualidade, melhoria dos processos e crescimento da empresa. Para ter qualidade nos processos, é necessário investir em programas de capacitação robustos, treinamentos que de fato geram aprendizado.
Colaborador treinado e capacitado é indício de qualidade em todos os processos. Deste modo, a preocupação em treiná-los para executar as atividades com a melhor eficiência e eficácia, aprimora os resultados e a satisfação dos clientes. Portanto, é de extrema importância para o Sistema de Gestão da Qualidade mensurar os resultados e o subsequente desempenho dos colaboradores por meio de uma avaliação.
Como avaliar a eficácia dos treinamentos?
Antes de mais nada, é preciso entender que a avaliação de eficácia dos treinamentos inicia muito antes dele ser aplicado, ela começa no planejamento, com a determinação do objetivo, isto é, você precisa saber aonde quer chegar com este treinamento, ter bem estabelecido qual o propósito de sua realização.
Mas como realizar um bom planejamento de treinamento?
Um bom planejamento de treinamento deve ser preparado para direcionar a melhor forma de realizar a capacitação do seu público-alvo. Para isso, é importante compreender de fato o que a equipe está precisando, sendo necessário definir as competências que precisa capacitar.
No planejamento, é fundamental considerar os seguintes itens:
- Assunto e conteúdo do treinamento;
- Linguagem e metodologia adequadas para transmitir o conteúdo ao seu público-alvo;
- Tempo e duração;
- Modo que ele será ministrado: presencial ou virtual;
- Vantagens e benefícios.
É essencial que os colaboradores treinados conheçam o objetivo do treinamento, para que sejam capazes de se concentrar no aprendizado da competência ou conhecimento que necessitam desenvolver.
Após o planejamento, o próximo passo é definir a forma como será realizada a avaliação de eficácia.
O objetivo da avaliação de eficácia em suma, é analisar se as competências e conhecimentos ministrados foram efetivamente adquiridos. E sobretudo, para assegurar que as capacitações estão sendo conduzidos ao que a organização precisa, seja para a preparação dos colaboradores para novas atividades, novos projetos ou funções, competências que trarão melhorias de processo, mudanças para aprimorar o desempenho dos colaboradores em suas atividades, orientação para prevenção de problemas e riscos, ou até mesmo uma reciclagem por um desvio de qualidade ou não conformidade, e por aí vai.
Existem muitos métodos possíveis para realizar a avaliação da eficácia dos treinamentos. Todavia, é importante salientar que cada organização trabalha de modo distinto, e o método escolhido permanece a critério do que a empresa considera que funcionará melhor de acordo com sua cultura organizacional.
Os métodos mais comuns utilizados para avaliação de eficácia dos treinamentos são:
1. Aplicação de testes
Os testes podem ser aplicados nos treinandos, focando em entender se as competências e/ou conhecimento foram assimilados com o conteúdo, podendo ser testes escritos, por meio de um questionário com perguntas relacionadas ao assunto aplicado, ou testes práticos, por meio da execução de um processo ou tarefa da qual foi instruída durante o treinamento.
Uma sugestão muito importante neste método: caso possível, realize a aplicação do teste duas vezes para obter uma melhor avaliação, sendo a aplicação de um teste antes e outro após o treinamento, assim você pode comparar os resultados e avaliar o real desenvolvimento do colaborador.
2. Realização de entrevistas
Essa forma de avaliação está consiste na realização de uma conversa estilo feedback ou follow up com o treinando, com perguntas relacionadas ao conteúdo administrado.
3. Avaliação das métricas de processo
Crie indicadores que possam mensurar o alcance dos objetivos do treinamento, como por exemplo, se você realizou um treinamento de um processo produtivo, e os índices de retrabalho desta linha só aumentam, você pode perceber que ele não foi eficaz. Ou até mesmo o exemplo inicial dos desvios de qualidade e não conformidades, realize um treinamento de reciclagem, e avalie posteriormente a reincidência do ocorrido, ela pode ser uma forma de mensurar a sua eficácia. Logo, avaliar as métricas de processo é um modo de definir se o treinamento foi eficaz ou não, e quando possível, apresente-os de modo que a gestão superior possa enxergar os ganhos relacionados à capacitação dos colaboradores.
Além disso, você também pode realizar a avaliação de eficácia em duas etapas: logo após o treinamento e depois de realizar um acompanhamento planejado. Desse modo, realizar a avaliação logo após a capacitação vai te auxiliar a ponderar se o colaborador assimilou os novos conhecimentos passados. Já a avaliação após o acompanhamento vai te auxiliar a constatar se ele realmente obteve a competência necessária, visto que, você está concedendo um período para que o colaborador possa colocar em prática o conhecimento adquirido.
Caso julgar necessário, repita a avaliação, considerando que cada pessoa tem um período diferente de absorção e prática de novos conhecimentos.
E agora, tendo em vista todo os aspectos repassados neste artigo, talvez você esteja se perguntando: “Eu preciso realmente realizar tudo isso para atender a norma?”. E a resposta é sim!
Tendo só registros de treinamento você também atende a norma? E a resposta é não! Você apenas se enganará com evidências de um treinamento ineficiente.
Conforme exposto neste artigo, para manter a qualidade dos seus processos, e atingir os objetivos que a organização almeja, você precisa de uma gestão de treinamento eficaz!
Agora que você já sabe a importância de uma gestão de treinamento eficaz, conheça o SoftExpert HDM, a solução mais completa para gestão do desenvolvimento humano, que permite o mapeamento de competências, o planejamento e execução de treinamentos, assim como sua avaliação de desempenho, sendo capaz de atender suas necessidades na gestão de treinamentos.
