Existem vários fatores que determinam o sucesso de um sistema de gestão e a manutenção da conformidade em uma empresa. Manter um programa de auditoria interna é um deles. Mas o que garante que o seu programa de auditoria será efetivo? O planejamento do programa, as etapas da auditoria e, especialmente, a estruturação de uma equipe de auditores internos são alguns dos pontos decisivos.
Mas qual deve ser o tamanho da equipe de auditores? Qual perfil dos auditores? Como eles serão treinados? Estas são questões importantes que as empresas devem considerar ao estruturar sua equipe de auditores internos.
Tamanho da equipe de auditores internos
Organizações altamente dinâmicas costumam se beneficiar de auditorias mais frequentes. Organizações estáticas manterão um esquema mais relaxado. O nível de intensidade e frequência dessas auditorias ajudará a determinar o tamanho da equipe de auditores internos.
Auditorias mais frequentes costumam requerer um grupo maior de auditores treinados. Isso minimiza o tempo total que cada auditor gasta em uma auditoria e diminui o desvio das atividades diárias do auditor.
Independentemente do tamanho da equipe, ter uma estratégia de seleção de auditores contribuirá bastante para garantir a eficácia geral das auditorias e, mais importante, a eficácia e a melhoria do sistema de gestão.
O perfil desejado
Os integrantes da equipe de auditores internos devem ter um perfil bem específico. Conhecer as qualidades que compõem o perfil de um auditor interno ajuda a avaliar a situação atual da sua equipe e, também, a recrutar e selecionar os candidatos a auditores.
As qualidades de um auditor interno:
- Demonstra integridade.
- Demonstra competência e cuidado profissional.
- É objetivo e livre de influência indevida (independente).
- Alinha-se com as estratégias, objetivos e riscos da organização.
- Domina os recursos à sua disposição.
- Demonstra qualidade e melhoria contínua.
- Comunica-se efetivamente.
- É perspicaz, proativo e focado no futuro.
- Promove a melhoria organizacional.
Pluralidade da equipe
Os auditores não devem ter responsabilidade dentro das áreas que estão auditando. No entanto, há uma vantagem estratégica em selecionar os auditores cujos processos dos departamentos se relacionam com as áreas que estão auditando.
Por exemplo: uma pessoa de compras pode auditar o envio e o recebimento de materiais, a engenharia pode auditar a manufatura e a manufatura pode auditar a qualidade ou a revisão de contratos.
Auditar um departamento estreitamente ligado permite que os auditores obtenham um conhecimento mais profundo dos processos, o que pode contribuir mais tarde para aprimorar e aperfeiçoar o sistema de gestão.
Capacitação de auditores internos
Para desenvolver um programa de auditoria eficaz e atender os requisitos das normas, a equipe de auditores internos deve ser treinada na condução de auditorias. O treinamento efetivo de auditores é provavelmente uma das únicas oportunidades de maior valor agregado que as empresas têm em relação aos seus sistemas de gestão.
O treinamento deve considerar complexidade das áreas a serem auditadas e incluir:
- O treinamento nos processos auditados ;
- O treinamento nos sistemas de auditoria interna da empresa.
Auditores e todos os funcionários devem entender que auditorias internas são auditorias do sistema, não auditorias de pessoas.
Os elementos do sistema de auditoria interna que podem ser incluídos no treinamento são listas de verificação específicas, formas de preencher registros de auditoria e procedimentos básicos que controlam a função de auditoria interna. O restante do treinamento deve se concentrar em metodologias de auditoria.
Ser capaz de treinar internamente e rodar os auditores internos traz benefícios adicionais. Tornar-se um auditor interno permite que um funcionário desempenhe um papel importante na manutenção do sistema de gestão da empresa, criando, assim, variedade no local de trabalho e aumentando potencialmente a satisfação no trabalho. Com isso em mente, algumas empresas usam seu treinamento para rotacionar continuamente os auditores internos.
Considerações finais
De todos os elementos que compõem os sistemas de gestão da ISO, a auditoria interna é o que requer mais tempo e esforço depois que o sistema está implementado. Aproveitar ao máximo as auditorias internas irá criar um maior envolvimento dos funcionários, melhorar a satisfação no trabalho e fornecer mais oportunidades para melhoria contínua. E isso só é possível com um equipe de auditores internos bem estruturada e capacitada.
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