A automação já é parte essencial da transformação empresarial, mas nem todo investimento nessa área gera o mesmo valor para o negócio. A Inteligência Artificial (IA), a Gestão de Processos de Negócio (BPM) e a Automação Robótica de Processos (RPA) são tecnologias distintas:
- IA: pode analisar informações, apoiar a tomada de decisões e identificar exceções.
- BPM: coordena aprovações, fluxos de trabalho, regras de negócio e atividades entre equipes.
- RPA: é utilizada para executar tarefas repetitivas e baseadas em regras em aplicações empresariais.
Na prática, o desafio surge quando as empresas utilizam essas tecnologias de forma isolada. As decisões podem ficar desconectadas dos fluxos de trabalho, os processos podem perder visibilidade entre sistemas e a automação pode ser interrompida quando uma exceção exige avaliação humana.
No entanto, quando utilizadas em conjunto, essas tecnologias conseguem abranger mais etapas do processo. Antes de investir, os executivos C-level precisam compreender como IA, BPM e RPA se conectam. Esse entendimento ajuda os líderes a escolher a combinação adequada de tecnologias, alinhar expectativas e garantir que a automação melhore o processo como um todo, e não apenas uma de suas etapas.
Por que automatizar tarefas individuais ainda deixa lacunas nos processos?
Automatizar uma tarefa pode melhorar uma etapa de um processo, mas isso nem sempre significa melhorar o processo como um todo. Considere o processamento de faturas em uma empresa. A RPA pode extrair os dados de uma fatura e inseri-los em um sistema ERP. A IA verifica se essas informações correspondem às registradas no pedido de compra original e alerta as equipes sobre possíveis inconsistências. Já o BPM encaminha a fatura à pessoa responsável pela aprovação, de acordo com as regras de negócio.
Mesmo assim, uma exceção ainda pode interromper o processo.
Se a fatura apresentar divergências em relação ao pedido de compra, a equipe financeira poderá precisar analisar a situação antes que o processo avance. Quando essa análise ocorre por e-mail ou fora do fluxo de trabalho, a continuidade do processo automatizado é comprometida.
Por isso, a automação no nível das tarefas apresenta limitações. Uma empresa pode automatizar a extração de dados, a validação, o encaminhamento para aprovação ou as atualizações no ERP. No entanto, muitas vezes, essas etapas não estão conectadas entre si.
Os líderes empresariais podem enfrentar os seguintes desafios:
- Custos elevados de tecnologia. A automação perde eficiência quando os processos estão fragmentados.
- Menor visibilidade dos processos. Os dados dos fluxos de trabalho não devem ficar dispersos em diferentes sistemas.
- Problemas de controle e conformidade. As aprovações precisam ocorrer dentro de fluxos de trabalho com governança estabelecida.
- Baixo retorno sobre os investimentos em automação. Executar tarefas mais rapidamente nem sempre reduz o tempo total do ciclo do processo.
A Deloitte identificou que 92% das organizações que estavam implementando ou ampliando a automação inteligente já buscavam, ou planejavam buscar, a automação de ponta a ponta. A fragmentação dos processos também está entre os principais obstáculos à expansão da automação.
Para os executivos C-level, a mensagem é clara: os investimentos em automação precisam ser avaliados considerando o processo como um todo, e não apenas as tarefas individuais.
O que muda quando a automação deixa de focar tarefas e passa a abranger processos de ponta a ponta?
A transição para a automação de ponta a ponta vai além da tecnologia. Ela transforma a maneira como as equipes trabalham, como os executivos C-level acompanham o desempenho e como as empresas obtêm valor com a automação.
| O que muda | Para as equipes | Para os executivos C-level | Para a empresa |
|---|---|---|---|
| Rotina de trabalho | Menos tempo dedicado a tarefas repetitivas e acompanhamentos manuais | Maior foco no desempenho geral dos processos | Menos trabalho e execução mais rápida |
| Tomada de decisões | Fluxos de aprovação e tratamento de exceções mais transparentes | Maior visibilidade dos pontos em que as decisões estão causando atrasos | Decisões mais rápidas e consistentes |
| Integração entre sistemas | Menos alternância entre aplicações e reinserção dos mesmos dados | Maior compreensão de como os processos funcionam entre diferentes sistemas | Menos erros, atrasos e lacunas de dados |
| Medição de desempenho | Responsabilidades mais claras e menos gargalos nos processos | Acompanhamento mais eficaz do tempo de ciclo, dos custos e dos resultados | Mensuração mais simples do retorno sobre o investimento em automação |
| Gestão do crescimento | Capacidade de lidar com um volume maior de trabalho sem aumento proporcional do esforço manual | Maior visibilidade das oportunidades de aprimoramento da automação | Maior escalabilidade sem aumento proporcional dos custos operacionais |
| Gestão de riscos | Aprovações e exceções seguem processos claramente definidos | Maior controle sobre decisões, aprovações e conformidade | Melhoria da governança e da rastreabilidade |
A mudança de foco é simples: deixar de priorizar apenas a execução mais rápida de tarefas individuais e passar a buscar um melhor desempenho dos processos de negócios como um todo.
Como IA, BPM e RPA podem trabalhar juntas para melhorar o desempenho empresarial?
O BPM, a RPA e a IA se complementam quando o resultado de uma tecnologia serve como entrada para a próxima etapa de um mesmo processo de negócio. Em vez de automatizar tarefas isoladas, as empresas podem combinar a capacidade de interpretação da IA, a orquestração de processos do BPM e a execução automatizada da RPA em um fluxo contínuo.
Um exemplo é o processo de processamento de faturas.
1. A IA interpreta as informações recebidas
Uma fatura é inserida no sistema, dando início ao processo. A IA consegue ler o documento, identificar campos como nome do fornecedor, número da fatura, valor e condições de pagamento, além de classificá-lo por meio de recursos de compreensão de documentos e extração inteligente de dados.
Em seguida, pode utilizar reconhecimento de padrões e detecção de anomalias para sinalizar valores incomuns, informações ausentes ou divergências em relação aos padrões de compra esperados.
Isso permite que a próxima etapa receba dados mais organizados e consistentes. Na prática, significa menos inserções manuais de dados, menos erros de preenchimento e maior agilidade nas etapas iniciais do fluxo de trabalho empresarial.
2. O BPM define a próxima etapa do processo
Esses dados são então encaminhados ao fluxo de trabalho do BPM. Com base em regras de negócio, na lógica do processo e no direcionamento das decisões, o BPM determina o que acontece a seguir. Uma fatura de baixo valor que corresponde ao pedido de compra pode seguir o fluxo padrão de aprovação, enquanto uma fatura de alto valor ou com divergências pode ser encaminhada ao gerente financeiro para análise.
O BPM também pode atribuir tarefas, acompanhar o status das atividades, acionar escalonamentos e retomar o fluxo de trabalho após a tomada de uma decisão.
No entanto, o impacto para o negócio vai além do encaminhamento automatizado. As decisões passam a ocorrer dentro de um processo definido, em vez de se perderem em trocas de e-mails. Isso elimina a necessidade de acompanhamentos manuais, reduz o tempo de aprovação e proporciona maior controle sobre os processos.
3. A RPA executa as ações necessárias nos sistemas
A RPA assume a execução das tarefas repetitivas nos sistemas quando o fluxo de trabalho chega à etapa de execução. Por meio de robôs de automação de tarefas capazes de interagir com aplicações, é possível inserir dados de faturas aprovadas em um ERP, atualizar informações de pagamento, extrair dados de sistemas legados ou transferir informações entre sistemas que não possuem integração direta.
A RPA não decide se uma fatura deve ser aprovada. Ela apenas executa as ações que o fluxo de trabalho já determinou como necessárias.
Isso elimina o esforço humano dedicado a tarefas repetitivas e à duplicação da entrada de dados entre aplicações. Como resultado, a empresa pode reduzir os custos de processamento, acelerar a conclusão das transações e aumentar a capacidade operacional sem que a carga de trabalho manual cresça na mesma proporção, com potencial para ampliar esses ganhos em escala.
4. O BPM mantém a continuidade do processo após a execução
Assim que a ação executada pela RPA no sistema é concluída, o resultado é enviado ao software de BPM. A partir daí, recursos de gerenciamento do estado do processo, monitoramento de fluxos de trabalho e trilhas de auditoria permitem registrar o que aconteceu, atualizar o estado do processo e acionar a próxima etapa.
Se uma transação falhar ou ocorrer qualquer outra exceção, o fluxo de trabalho poderá encaminhar a situação à pessoa responsável, em vez de deixar o problema parado em uma fila de automação sem acompanhamento.
Isso proporciona à empresa maior visibilidade sobre o andamento das atividades e os motivos de possíveis atrasos. Também oferece mais rastreabilidade, controles de conformidade mais eficazes e maior agilidade na resolução de exceções.
É nesse ponto que a automação pode deixar de gerar apenas ganhos isolados de eficiência e passar a proporcionar melhorias mensuráveis no tempo de ciclo, nos custos operacionais, na visibilidade dos processos, na conformidade e na escalabilidade.
Em quais áreas essa combinação pode gerar os maiores ganhos para o negócio?
As melhores oportunidades estão nos processos de alto volume, que envolvem múltiplas transferências de responsabilidade, diferentes sistemas ou exceções frequentes.
| Área de negócio | Aplicação de IA + BPM + RPA | Ganhos para o negócio |
|---|---|---|
| Finanças | Análise de faturas → fluxo de aprovação → atualizações no ERP | Processamento mais rápido e menor necessidade de intervenção manual |
| Operações de atendimento ao cliente | Interpretação de solicitações → encaminhamento → atualizações nos sistemas | Resolução mais rápida e menos atrasos nas transferências entre equipes |
| Compras | Análise de fornecedores → aprovações conforme as políticas internas → atualizações das transações | Maior controle dos gastos e ciclos mais curtos |
| Conformidade e riscos | Análise de informações → fluxo de revisão → documentação | Maior rastreabilidade e controle |
A justificativa de negócio para a automação está cada vez mais deixando de ser “O que podemos automatizar?” e passando a ser “Quais resultados de negócio a automação vai proporcionar?”.
- A IDC identificou que 71% dos tomadores de decisão das áreas de negócios e tecnologia consideravam a vinculação dos investimentos em automação aos resultados empresariais uma prioridade ou uma preocupação central.
- Além disso, 10% afirmaram que a incapacidade de relacionar os investimentos aos resultados os levou a reduzir os investimentos em automação.
- A Gartner destaca um ponto semelhante sob a perspectiva tecnológica: a RPA pode ser eficaz para tarefas pontuais, mas as empresas podem deixar de aproveitar ganhos maiores quando a automação permanece isolada, em vez de atender a processos de negócios complexos e de longa duração.
O que os líderes devem avaliar antes de integrar IA, BPM e RPA?
Antes de integrar IA, BPM e RPA em um mesmo processo, os executivos C-level devem avaliar se ele realmente está preparado para essa combinação. O parceiro ideal para esses serviços considera os seguintes critérios:
Checklist de prontidão para executivos C-level
| Pergunta inicial | Risco moderado | Alto risco |
|---|---|---|
| O processo realmente precisa das três tecnologias? | Cada tecnologia tem uma função claramente definida. | A combinação de tecnologias é motivada por tendências do mercado, e não pelas necessidades do processo. |
| Em quais etapas é necessária a avaliação humana? | Algumas aprovações ou exceções estão pendentes de análise. | As decisões críticas não possuem responsáveis claramente definidos. |
| Os sistemas conseguem trabalhar de forma integrada? | Existem algumas lacunas de integração. | Sistemas desconectados podem interromper o fluxo de trabalho. |
| Os mecanismos de controle são claros e intuitivos? | A governança precisa ser fortalecida. | Não há clareza sobre responsabilidades, conformidade ou controles de auditoria. |
| É possível mensurar os resultados? | Os indicadores de referência ainda precisam ser definidos. | Não há resultados de negócio claramente estabelecidos nem critérios para mensurar o retorno sobre o investimento. |
Regra simples para avaliação: algumas lacunas de risco moderado podem ser solucionadas durante a implementação. No entanto, a presença de vários pontos de alto risco indica que o processo precisa ser redesenhado antes da adoção de qualquer tecnologia.
Individualmente ou em conjunto: a escolha da tecnologia é sua
No ambiente empresarial, um processo frequentemente depende de outro. Uma equipe depende de outra. Um sistema fornece informações para o próximo.
Por isso, um único atraso ou erro pode afetar todas as etapas seguintes. Isso pode aumentar os custos, reduzir a agilidade das equipes, prejudicar os clientes e comprometer a receita.
É nesse cenário que IA, BPM e RPA oferecem os melhores resultados quando atuam em conjunto.
As empresas que integram essas capacidades conseguem tornar seus processos mais rápidos, mais controlados e mais fáceis de escalar. Já aquelas que continuam automatizando tarefas de maneira isolada correm o risco de ficar para trás.
