Saber como fazer o controle de mudanças pode ser a diferença entre uma operação saudável e uma operação ineficiente. Ainda assim, muitas empresas não sabem como executar essa gestão de forma correta e, assim, deixam de aproveitar seus benefícios.
Para que isso não acontece na sua companhia, veja o que é o controle de mudanças, quais são as suas vantagens e como implementá-lo. Confira!
Saiba mais: Como incluir o controle de mudanças no seu planejamento estratégico
O que é controle de mudanças?
O controle de mudanças não é uma única atividade ou ferramenta. Ele é um processo complexo que envolve pessoas, equipes e áreas. O seu objetivo é mudar algo de um estado atual para um estado futuro diferente e melhor.
Assim, o controle de mudança existe para que essa transformação (seja de estratégias, processos, tecnologias ou mudanças organizacionais mais gerais) seja eficaz.
Com ele você garante que as mudanças sejam adotadas com sucesso e que os objetivos organizacionais sejam alcançados, sem deixar de lado a conformidade com diretrizes internas e externas.
Tamanha importância é demonstrada por um estudo da consultoria McKinsey. Ele aponta que quando uma empresa acompanha os principais indicadores de performance do processo de mudança, o sucesso dessa alteração é quatro vezes mais provável.
Ou seja: não basta mudar de qualquer jeito, é fundamental saber por que, como e quais resultados se esperam disso. Dessa maneira, você maximiza os benefícios da gestão de mudanças.
Como fazer o controle de mudanças na sua empresa em 5 passos
Vamos ver como isso acontece na prática. Afinal, de nada adianta saber a importância do controle de mudanças se você não souber como ele pode ser implementado no dia a dia da sua empresa.
Para isso, abaixo preparamos cinco dicas gerais que ajudam a realizar um processo de mudança na grande maioria das corporações e áreas.
No entanto, lembre-se de levar em conta também as especificidades do seu setor, as normas aplicáveis a ele e demais características da sua operação. Assim, poderá construir um processo de gestão de mudanças que engloba todas as suas necessidades.
1 – Identifique a necessidade de mudar algo
Esse primeiro passo geralmente surge como uma consequência das áreas de auditoria e compliance. Isso porque é durante uma auditoria que costumam se identificar a necessidade de mudar algum processo, ferramenta ou mesmo produto.
Nesse momento, identifique como o seu processo/produto/atividade é usado/executado no momento, quais aspectos precisam ser aprimorados e o que seria alterado para alcançar isso.
Por exemplo: se você percebe que não há visibilidade sobre o que todos os membros do time estão realizando, pode ser útil mudar a forma de gestão de projetos.
Então, você descreve essa necessidade, define o objetivo como trazer maior visibilidade para as tarefas de cada um e, por fim, aponta uma possível solução (como uma ferramenta de gestão de tarefas, por exemplo).
2 – Avalie os impactos da mudança
No segundo passo, você deve levantar todas as informações básicas que vão embasar a aprovação e, depois, implementação das mudanças. O material costuma incluir detalhes como os recursos necessários para a alteração, o impacto que ela terá e a quem o pedido deve ser repassado.
3 – Aprove tudo que será feito
Depois de identificar o que precisa ser mudado e apontar como isso irá afetar sua empresa e o que será preciso para torná-la realidade, é o momento de aprovar tudo isso.
Nessa etapa, o projeto é submetido à aprovação dos stakeholders, que avaliam aspectos como sua viabilidade, alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa, possíveis impactos na operação, gastos/insumos utilizados, entre outros.
4 – Planeje a implementação da mudança
Após conseguir a aprovação do projeto por todos os envolvidos no controle de mudanças, é a hora de criar um cronograma de implementação. Nele você deve incluir todas as atividades (e seus respectivos responsáveis) para que a alteração seja posta em prática, assim como datas de entregas e métodos de acompanhamento.
5 – Coloque tudo em prática e monitore constantemente
Por fim, é a hora de colocar a mão na massa e realizar a mudança propriamente dita. Utilize todos os documentos criados anteriormente para isso, como a avaliação de impactos e o planejamento de implementação.
Depois disso, adote formas de monitorar o progresso da implementação. Isso proporciona a melhoria contínua de todo o processo e ajuda a ajustar o que for necessário visando o sucesso da mudança.
Veja mais: Ebook grátis – Passo a passo para implementar o gerenciamento de mudanças em sua organização
3 vantagens de fazer o controle de mudanças
Embora demande bastante trabalho, o controle de mudanças conta com muitas vantagens. Primeiro, como você viu, ele proporciona uma estrutura organizada e funcional para a avaliação, aprovação e implementação de alterações.
Além disso, a gestão de mudanças conta com outros benefícios que se apresentam no dia a dia da sua companhia. Confira os três principais abaixo!
1 – Reduzir riscos e gastos
Um dos principais reflexos positivos de um bom controle de mudanças é justamente reduzir os riscos e gastos. Primeiro, porque ao implementar mudanças, sua empresa pode aprimorar processos, identificar e mitigar problemas e se adequar às normas, por exemplo.
Além disso, você pode aprimorar seus gastos. Essa economia ocorre na implementação das alterações em si (pois isso acontece de forma organizada, evitando desperdício de tempo/dinheiro) e nos recursos utilizados em determinada atividade após ela ser otimizada.
2 – Aumentar a produtividade e a qualidade
Através de um controle de mudanças eficiente, você reduz falhas e aumenta a eficiência e a rapidez na implementação das mudanças — o que por sua vez impulsiona a produtividade da operação.
Outro benefício desse processo ser bem definido e organizado é que as alterações são avaliadas e testadas antes da implementação. Isso assegura a qualidade e a pertinência das mudanças (e de seus resultados).
3 – Reforçar o alinhamento e a colaboração entre áreas/equipes
Como você já viu, o controle de mudanças deve envolver uma série de pessoas e áreas. Por isso, ele intrinsicamente otimiza a comunicação e a interação entre diferentes setores para garantir que tudo ocorra da forma correta.
Ao incentivar a conexão entre as partes interessadas e documentar todas as etapas do processo, você proporciona alinhamento de expectativas e a transparência nas decisões e ações a serem tomadas.
A melhor ferramenta de controle de mudança e gestão da qualidade
Para fazer com que o controle de mudanças fique mais intuitivo, seguro e eficiente na sua empresa, você pode contar com um um sistema de gestão de qualidade. Ele automatiza tarefas, integra diversas ferramentas e documenta todo o processo de maneira virtual e intuitiva.
Veja como isso funciona na prática: fale com um de nossos especialistas sem compromisso e conheça a solução da SoftExpert.
