Antes do setor de Marketing da SoftExpert, passei vários anos atuando pela área de consultoria. Eu era responsável por entender os desafios de cada cliente e por ajudá-los a superar esses desafios com a implementação das soluções da SoftExpert para automação e aprimoramento dos processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa.
Quando o escopo do projeto envolvia a gestão de documentos / gestão de conteúdo corporativo (Enterprise Content Management – ECM), frequentemente surgiam questionamentos e até debates sobre como realizar o controle de versão dos documentos. Enquanto alguns defendiam o controle de versão numérico, outros defendiam o controle alfabético e assim a discussão seguia.
Mas afinal, qual a melhor forma de realizar o controle de versão de documentos?
As pessoas muitas vezes não se atentavam que com a implementação de um software, eles não precisavam mais se preocupar com isso. Independentemente do método utilizado, uma solução de ECM sempre vai garantir que os usuários tenham acesso a versão mais recente de um documento.
O controle de versão de documentos é um dos elementos mais críticos em um sistema de gestão de conteúdo corporativo.
Imagine enviar a um cliente uma proposta comercial, baseada numa tabela de preços do ano passado?
É neste momento que os softwares para gestão de documentos mostram seu verdadeiro benefício. Ferramentas como o SoftExpert ECM, foram concebidas incorporando estes controles e simplificando o dia-a-dia dos usuários.
- O sistema passa a gerenciar a versão de forma automática. Este controle não precisa mais ser feito manualmente pelos usuários.
- A ferramenta se adapta a metodologia de controle de versões de cada empresa.
- Os usuários não precisam mais recorrer uma lista mestra para conferir se estão utilizando a versão mais recente de um documento.
- Eles também não precisam mais se preocupar em atualizar a lista mestra, tudo isso acontece de forma automática.
Repositório único e maior confiabilidade
Como os documentos passar a ser disponibilizados em um repositório único e confiável, as pessoas podem se concentrar em outras atividades de negócio. O sistema previne a existência de várias versões de um mesmo documento. Isso reduz transtornos e problemas de produtividade.
O sistema passa a controlar não só a versão, mas todas as alterações realizadas no documento. Ficam registradas informações como data da alteração, qual foi a alteração realizada e quem foi o responsável.
As informações no corpo do documento também são atualizadas de forma automática, sempre que o documento sofre alterações. Assim é possível evitar que alguma coisa fique para traz e cause inconsistências. O sistema incrementa o código da revisão, passando de 00 para 01, de AA para AB e assim por diante. Ele também apresenta a data de alteração, e quem foram os responsáveis pela elaboração e pela aprovação da nova versão do documento.
Se houver necessidade de impressão de documentos, o software aplica marca d’água mostrando se a cópia é controlada ou não. Além disso, ele gerencia o número de cópias impressas, mostra onde o documento ficará disponível para consulta e quem é o responsável.
Em resumo, as ferramentas automatizadas abstraem e simplificam muitas tarefas do controle de versão de documentos que antes eram realizadas manualmente. A tecnologia garante maior segurança e integridade aos documentos e assim os processos de negócio fluem com maior velocidade.
Saiba mais sobre como estas ferramentas podem beneficiar sua empresa!
