Atualmente, com a tecnologia, a maioria dos setores das empresas são automatizados, até mesmo pelo fato de existirem muitos processos dentro de cada setor e pela exigência de uma atuação mais estratégica.
Isso não seria diferente para o RH que, ao longo dos últimos anos, deixou de ser um setor estritamente burocrático para assumir uma posição estratégica nas empresas, buscando cada vez mais otimização de tempo e ferramentas que proporcionem dados precisos para tomadas de decisões mais assertivas.
Neste artigo, você irá entender melhor o que é a automação de processos de RH e como ela pode contribuir com a rotina da sua empresa, usando a tecnologia a favor da sua organização.
O que é automatização de processos?
A automatização nada mais é do que fazer o uso de tecnologias para agilizar os processos da empresa. No dia a dia do setor de RH existem muitos processos manuais e burocráticos, diante disso, as demandas podem ser automatizadas, proporcionando aos profissionais dessa área mais tempo e redução de erros nos procedimentos manuais.
Consequentemente, sobra mais tempo para se dedicar a estratégias que ofereçam bem-estar aos colaboradores, retendo assim mais talentos.
O setor de RH ganha uma posição cada vez mais estratégica dentro das empresas. Atualmente, o departamento trabalha para assegurar a eficiência das atividades de maneira geral, dentro de uma companhia. Se aliar à tecnologia tem se mostrado uma excelente estratégia facilitadora dentro de esferas do setor.
Um dos maiores desafios do setor de RH é realizar contratações assertivas, além disso, com o uso da tecnologia é possível disponibilizar equipamentos e informações para os recém-contratados assim que realizada sua captação. A tecnologia também contribui para que os processos de recrutamento e seleção tornem-se mais rápidos e econômicos.
Confira a seguir os principais pontos estratégicos do RH que podem ser apoiados pela tecnologia.
Gestão de tarefas
O objetivo é concentrar todas as atividades pendentes, em andamento e realizadas em um único repositório. Com um software você trocará as planilhas confusas pelo conceito de gestão à vista, por meio de elementos visuais, como quadros, ilustrações, tabelas amigáveis e painéis. Dessa forma, cada profissional executa suas tarefas dentro do processo e o status de suas atividades fica visível para os demais. Logo, os gestores conseguem enxergar tudo o que acontece na sua equipe em tempo real.
Avaliação de desempenho
Para garantir o sucesso de uma organização e enfrentamento dos desafios no dia a dia é essencial contar com uma equipe capacitada e funcional. Nesse contexto, é possível se aliar à tecnologia para gerenciar as performances dos profissionais a partir das habilidades e potencialidades que eles apresentam, bem como, maximizar resultados e minimizar gaps de competência.
Nenhum colaborador apresenta todos os talentos e competências necessárias, mas isso não é algo negativo, pelo contrário, por meio de um acompanhamento mais próximo sobre os gaps de competência de cada colaborador, pode-se promover o desenvolvimento dos profissionais dentro da empresa, baseando-se nas necessárias para cada área.
A proposta é a construção de soluções em conjunto, capacitações, treinamentos, ajudando o profissional a ver que ele pode contar com o apoio do RH para se aperfeiçoar e crescer na carreira com o apoio da empresa, e um software apoia na construção desse processo e gerenciamento de colaboradores.
Imagine que você atua em uma empresa com 1.000 colaboradores. Com automatização fica muito mais fácil saber o período que expira o curso de operador de empilhadeira de alguns profissionais, por exemplo, e dessa forma promover a reciclagem do curso antes do prazo expirar.
Em diversos segmentos, as organizações têm dificuldades para lidar com seus recursos humanos. Os planos de treinamento são ineficientes e há pouca visibilidade sobre os resultados dos investimentos. Como resultado do processo, a empresa perde seus melhores profissionais, enquanto as taxas de rotatividade aumentam cada vez mais.
Cada vez mais as empresas têm se aliado à tecnologia para despertar o potencial humano, visando desenvolver e manter os talentos, bem como para apoiar no desenvolvimento e qualificação de líderes e sucessores. Além disso, também é possível definir planos para desenvolvimento da força de trabalho, alinhados às estratégias de negócio da empresa. Isso é determinante para que as pessoas estejam preparadas e possam alcançar níveis de eficiência mais elevados.
Armazenamento de informações
As ferramentas de armazenamento não podem ser deixadas em segundo plano. Por lidarem com dados pessoais, é importante adotar padrões mais rigorosos, tendo controle sobre o acesso aos arquivos e o compartilhamento de informações dentro do setor.
Todos os dias, as organizações criam um volume imenso de conteúdo não estruturado, que inclui ordens de compra, registros de empregados, relatórios financeiros, formulários, notas fiscais, contratos, procedimentos internos, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. O desafio de lidar com papéis, conteúdos digitais, registros e documentos aumenta cada vez mais.
Na maior parte das empresas, é comum que conteúdos em papel e digital se encontrem em situação de “caos não gerenciado”. Este conteúdo é armazenado em múltiplos locais, tais como, drives de computadores, compartilhamentos de rede, pastas de arquivos e fichários, sem uma taxonomia consistente para identificar sua natureza. Com isso, os usuários enfrentam dificuldades para encontrar e reutilizar os conteúdos necessários para as atividades do dia a dia. Como resultado, muito tempo é perdido na busca e na recriação de informações. Isso também incentiva práticas menos eficientes, como a utilização de e-mail no lugar de uma ferramenta colaborativa de gestão documental.
As organizações estão adotando plataformas de Gestão de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management – ECM) para tratar os desafios associados com a informação não gerenciada. Soluções de ECM aprimoram a produtividade e agilidade dos negócios, provendo melhor acesso à informação e criando uma infraestrutura de compartilhamento, segurança e reuso de conteúdo por toda a organização. Uma plataforma de Gestão de Conteúdo Empresarial permite às empresas reduzir custos com hardware e software, além de integrar as informações chaves em um caminho único para explorar novas oportunidades e rapidamente se adaptar aos novos requisitos do negócio.
Por que investir em automatização de processos de RH?
A tecnologia promove a simplificação da rotina dos processos administrativos do departamento de Recursos Humanos, bem como, melhora o relacionamento do setor com os funcionários, já que oferece facilidades para os colaboradores.
De modo geral, as organizações gostariam que o RH priorizasse a gestão de pessoas, no entanto, ainda demandam grande fluxo de energia e capital para tratar de situações pontuais e operacionais, que poderiam ser evitadas com uma boa gestão de RH e ferramentas de automatização de rotinas. Além de facilitar os processos administrativos, a automatização do RH pode ser revertida em lucro, pois, permite que os resultados sejam mensurados em pouco tempo.
O ponto focal não é apenas sobre automatização de processos, mas sim sobre o resultado que essa automatização proporcionará para a empresa: Tempo.
Atualmente, as empresas que conseguem otimizar seu tempo se destacam no mercado. Isso porque possuem maior controle sobre os processos e têm maior facilidade para acompanhar a execução das tarefas de perto.
Além disso, atualmente, é cada vez mais necessário que as empresas percebam o protagonismo da tecnologia na diminuição dos erros. Isso porque com trabalhos manuais os detalhes podem passar despercebidos.
Análise de dados
As ferramentas de automatização permitem um acesso mais fácil às informações e também facilita o compartilhamento de dados. Softwares de gestão centralizam as informações em um só lugar. A facilidade na análise de dados é um dos benefícios para as empresas que usam a automatização de processos de RH no seu dia a dia. Por meio de diagnósticos dos trabalhos é possível realizar um mapeamento das tarefas executadas, sejam com horas gastas na execução do trabalho, avaliações de desempenho e etc. Oferecem ainda dados em tempo real, para que o gestor possa ter maior controle gerencial, possibilitando ajustes ao longo das tarefas e readequação dos trabalhos.
Além das vantagens em relação ao tempo e incidência de erros, os processos também podem ser melhorados com a automatização. Ou seja, quando se sabe o que é automação de processos de RH, os benefícios aparecem em vários aspectos. As melhorias nos processos vão desde a gestão de folha de pagamento, até a gestão de ponto, os pagamentos, entre outros.
A tecnologia se tornou uma realidade no mundo empresarial e, principalmente, no RH, que por muito tempo foi conhecido como um setor burocrático.
Com sua característica mais estratégica, a automação de processos de RH facilitou o trabalho do setor. Diminuindo o tempo de execução das tarefas e minimizando as chances de erro.
Desta forma, a automatização de processos de recursos humanos e sua importância nos resultados da empresa agregam um diferencial competitivo no mercado. As empresas que se rendem às tecnologias estão à frente das outras, agilizando seus processos, diminuindo seus custos e aumentando a produtividade das equipes.
O que você achou deste post sobre automação de processos de RH? Entendeu por que vale a pena investir?
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