Muito se houve falar sobre o PMBOK, mas para quem não é iniciado no mundo de gerenciamento de projetos esta sigla pode ser um pouco obscura. Neste artigo vamos falar sobre este conjunto de melhores práticas de mercado para a gestão de projetos publicado pelo Project Management Institute (PMI) e deixar as coisas mais claras.
Vamos começar esclarecendo o que é o PMBOK.
Guia sim, metodologia Não
Mesmo sendo bastante difundido e aceito mundialmente, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK) não é uma metodologia já que não fornece meios para abordar diferentes tipos de projetos em diversas áreas. Por exemplo, gerenciar um projeto para abrir uma nova loja de uma rede de varejo é muito diferente de um projeto para desenvolver um sistema de freios para um carro. Apesar disso, eles têm coisas em comum como lista de tarefas, utilização de recursos, um plano de comunicação, etc. Por isso o PMBOK fornece as melhores práticas que são comuns a qualquer projeto, mas não entra nas especificidades sobre como gerenciar cada um deles. Ou seja, ele fornece uma visão geral aplicável a qualquer tipo de projeto, sem entrar no universo estrito de cada organização ou ramo de negócio.
Como surgiu o PMBOK
Desde a década de 1980 o PMI tinha a necessidade de uma documentação estruturada que apoiasse a função de gerenciamento de projetos. Assim passou a realizar uma extensa consulta e revisão de documentos que continham as melhores práticas em uso pelos profissionais que gerenciavam projetos dos mais diferentes tipos. A compilação destas práticas deu origem à primeira edição do PMBOK em 1996.
Como todo documento com caráter normativo, o PMBOK também passa por evoluções e a cada período de 4 ou 5 anos é publicada uma nova edição. Atualmente, ele está em sua 6ª edição, publicada pelo PMI em 06 de setembro de 2017.
Como o PMBOK está organizado
Como é de se imaginar, o PMBOK é um documento extenso. Para facilitar o entendimento e a busca pelos processos de que se está necessitando, ele está organizado em 10 áreas de conhecimento:
Gerenciamento de integração
Capacidade de juntar todas as entradas de informação para gerenciar o projeto como um todo e não em partes.
Gerenciamento de escopo
A gestão do escopo é uma das tarefas mais importantes do gerente de projetos. O escopo define o que deverá ser entregue ao final do projeto e o que será retirado.
Gerenciamento do cronograma
Envolve a compreensão do compromisso de tempo de cada recurso com as tarefas do projeto e a projeção do cronograma do projeto.
Gerenciamento de custos
O gerenciamento do orçamento é fundamental para qualquer projeto. Pode ser necessário haver um orçamento associado a cada tarefa. Prever com precisão o orçamento geral é uma habilidade que o gerente de projeto deve ter.
Gerenciamento de qualidade
Para que as expectativas sejam atendidas, o controle da qualidade deve ser realizado em cada atividade do projeto.
Gerenciamento de recursos
A gestão de recursos é uma das principais funções do gerenciamento de projetos. E dentre eles se destaca a gestão de pessoas. Bons gerentes de projeto devem ser capazes de formar equipes com as habilidades necessárias. Aquelas que o time não possui ele deve contribuir para que desenvolvam. Os gerentes de projeto também devem tentar manter o time coeso e engajado e celebrar as conquistas.
Gerenciamento de comunicação
Existem estimativas de que pelo menos 80% do trabalho de um gerente de projetos esteja relacionado à comunicação. Ele é responsável por manter todas as partes interessadas informadas sobre o andamento do projeto. Os possíveis obstáculos que prejudicam o andamento do projeto também precisam ser informados.
Gerenciamento de riscos
Os gerentes de projeto devem ter habilidades para avaliar e monitorar os riscos durante toda a vida do projeto.
Gerenciamento de aquisições
Os gerentes de projetos devem fomentar sempre que possível a aquisição de recursos que agreguem valor e minimizem o desperdício.
Gerenciamento de partes interessadas
O gerente de projetos deve ter em mente quem são as pessoas impactadas pelo projeto. Ele deve fazer com que as necessidades delas sejam o foco na condução do projeto.
Por que utilizar o PMBOK
Utilizando-se um conjunto de práticas já comprovadas e difundidas consegue-se, por exemplo, administrar melhor projetos envolvendo mais de uma empresa. Também é possível dar continuidade ao projeto com outro gerente, se necessário, dentre outras vantagens que a padronização pode trazer. Da mesma forma, a aplicação do PMBOK nos projetos de diferentes áreas da companhia favorece a fluidez na comunicação e leva ao consequente aumento de produtividade.
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