Para garantir a conformidade, toda empresa precisa cumprir com uma série de leis e regulamentos.
Durante uma auditoria ou quando a fiscalização bater a sua porta, você vai precisar demonstrar que sua empresa está em conformidade, apresentando prontamente toda a documentação solicitada. Isso inclui desde licenças de operação, alvarás, até comprovantes de pagamento de taxas, documentação de funcionários, entre outros. Alguns segmentos exigem licenças especiais, como no caso das indústrias de cosméticos, que dependem de autorizações da Anvisa.
Se neste momento você depender de pilhas de papel, de pastas de rede ou de caixas de e-mail para reunir os documentos necessários, é possível que você tenha problemas. São grandes as chances de identificar documentos com erro, ou até mesmo, de não os localizar. Você terá dor de cabeça.
Neste sentido, a implementação de ferramentas de Enterprise Content Management (ECM), ou em português, Gestão do Conteúdo Corporativo, auxiliam no controle do armazenamento e no gerenciamento eficaz de documentos através de um repositório único, garantindo a conformidade permanentemente.
Veja a seguir como é possível garantir a conformidade regulamentar com o apoio das tecnologias de ECM:
1. Localização rápida da documentação
Toda a documentação atualmente armazenada em diferentes sistemas ou compartilhamentos de rede, pode ser importada para a plataforma de ECM. Por meio de integrações, é possível que suítes de escritório como o Microsoft Office por exemplo, alimentem diretamente o sistema de gestão conteúdo. Documentos em papel podem ser digitalizados e salvos no sistema, utilizando nomes ou atributos padronizados. Assim os usuários sempre saberão onde procurar e poderão localizar o conteúdo com facilidade.
2. Estímulo a colaboração
O ECM automatiza os processos e dá vida aos documentos, que podem ser submetidos a diferentes alçadas de aprovação. Desta forma, os líderes responsáveis por garantir a conformidade podem monitorar as atividades e garantir que processos estejam sendo seguidos corretamente. Assim todos os envolvidos terão clareza sobre a situação de determinado documento, e poderão ser auditados sem stress.
3. Cumprimento de prazos
Os sistemas de ECM podem controlar automaticamente a vigência dos documentos, tais como licenças, registros de treinamento e certificações dos colaboradores. Os responsáveis são notificados sempre que um documento estiver próximo a sua data de vencimento. Assim há tempo hábil de tomar ações, como por exemplo, revalidar o documento, evitando problemas junto as agências reguladoras.
4. Controle de acesso
Através da definição de controles de segurança, as soluções de ECM garantem que os documentos e registros possam ser acessados somente por quem realmente precisa. Dados de colaboradores, informações financeiras, documentos de clientes e outros conteúdos sigilosos poderão ser mantidos em um único repositório, com a garantia de que não serão acessadas de maneira indevida. As novas legislações como a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, têm motivado desde bancos até hospitais, a implementar softwares para gestão de documentos visando melhorar a segurança e garantir a confidencialidade das informações dos seus clientes e pacientes.
5. Preservação
Alguns registros precisam ser preservados por questões legais. O período varia de acordo com cada legislação. Enquanto alguns podem ser arquivados ou até mesmo eliminados após este prazo, outros precisam ser preservados permanentemente. Se estes requisitos não forem cumpridos, a empresa pode ser penalizada, com multas que podem alcançar cifras elevadíssimas.
Os softwares de ECM simplificam todo este processo. Eles podem ser configurados para reter documentos, de acordo com os requisitos de cada legislação.
As pressões regulatórias são cada vez maiores e controlar registros e documentos de maneira adequada é um grande desafio. Um software de ECM proporciona mais tranquilidade para sua empresa em relação as questões de conformidade, garantindo controle seguro e eficiente dos documentos, e permitindo fácil acesso a quem realmente precisa.
Para saber mais sobre as vantagens e benefícios que uma solução de ECM pode proporcionar para sua empresa, entre em contato com os especialistas da SoftExpert. Eles buscarão entender seus riscos e propor a melhor forma de implementar uma solução de ECM para atender suas necessidades.
