Muitas empresas cuidam dos negócios com pouco mais que um laptop, um smartphone e uma impressora. Para chegar até este ponto, a vida em um escritório já percorreu um longo caminho, passando por máquinas de escrever barulhentas e equipamentos de fax complicados.
Mas isso não significa que chegamos no ponto final deste processo. Quanto papel passa pelo seu escritório todos os dias? Você fatura e paga contas pelo correio? Você costuma imprimir documentos importantes e arquivá-los manualmente? Você imprime relatórios ou apresentações e edita com uma caneta? Você recolhe assinaturas e arquiva contratos em fichários por mais de ano?
Se você respondeu sim a duas ou mais dessas perguntas, você ainda é um grande consumidor de papel. Mas não se preocupe, você está dentro da média global.
Por que ser paperless?
Aproximadamente 300 milhões de toneladas de papel são produzidas todos os anos. São muitas árvores. Quando você adiciona a pegada de carbono associada à redução, fabricação e transporte dos produtos finais (para não mencionar os efeitos do desmatamento), cada folha de papel tem um alto custo ambiental. Fazer a sua parte para preservar florestas e combater as mudanças climáticas é claramente o principal benefício de reduzir ou eliminar o uso de papel em sua empresa.
E claro que também existem motivos comerciais bastante convincentes. Veja alguns deles:
1. Economize tempo
Cópias impressas de documentos requerem gerenciamento e manutenção. Se você mantiver registros em papel, arquivar e procurar arquivos pode levar mais tempo e energia mental do que você imagina.
2. Aproveite melhor seu espaço
Espaço também é dinheiro. Seja em sua empresa ou em um armazenamento terceirizado o m² tem um custo. O dinheiro e o espaço economizados poderiam ser utilizados por outra coisa mais importante.
3. Economize dinheiro
O papel pode custar apenas alguns centavos por folha, mas seus acessórios somam muito mais. Uma impressora de boa qualidade, cartuchos de tinta caros e receptáculos de armazenamento, como armários de arquivo e caixas de arquivo, podem custar centenas de dólares por ano.
4. Seja ágil
No mundo de hoje, você não pode dizer a um cliente: “Desculpe, o arquivo está no escritório”. Você precisa poder responder a um e-mail, retirar um documento e enviar uma fatura a qualquer momento e de qualquer lugar. Se você trabalha com base no papel, isso simplesmente não é possível.
5. Considere o fator segurança
Se seus documentos importantes são baseados em papel, você tem um grande problema se seu escritório for atingido por um incêndio, inundação, assalto ou outro desastre. Uma das principais razões pelas quais muitas empresas estão adotando soluções baseadas na nuvem é a segurança. Tudo pode ser criptografado para proteção e os backups são feitos regularmente, tornando os seus documentos praticamente intocáveis e infinitamente seguros.
Como se tornar paperless?
O que realmente pode ser feito para que você elimine o papel de sua operação diária? Aqui estão algumas dicas.
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Converta arquivos em papel para digital
Crie uma estratégia para digitalizar todo o seu “estoque”de arquivos em papel. Uma digitalização simples pode ser apenas uma foto, mas se você precisa indexar alguma informação, talvez seja necessário uma outra tecnologia para lhe apoiar nesta tarefa. Depois, destrua documentos confidenciais e mantenha documentos e relatórios antigos do PowerPoint para serem usados como papel de rascunho para anotações, listas e rabiscos.
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Estruture seu novo sistema de organização digital
Você é tão eficiente quanto seu sistema de arquivamento eletrônico. Pense em como você acessa arquivos intuitivamente. Você pode configurar pastas para cada cliente ou cada tipo de projeto, com subpastas por projeto por exemplo. Seja consistente quando se trata de manter seu sistema de arquivamento.
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Use a nuvem
Da contabilidade ao gerenciamento de projetos e aos pagamentos, não há nada mais conveniente que o software baseado em nuvem. Seus dados são seguros e fáceis de acessar. Existem diversos aplicativos úteis disponíveis no mercado. Procure uma solução que satisfaça suas necessidades de forma ampla, permitindo possíveis expansões para outras áreas de negócio futuramente.
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Avalie seus processos internos e externos
Avalie tudo o que você recebe em papel ao longo de um mês. Quando for possível, registre-se para uma opção para receber notificações por e-mail ou por sistemas on-line. Avalie também todos os seus processos internos. Encontre alternativas digitais para trâmites que ainda são feitos por papel (soluções em software também podem ajudar aqui).
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Assine documentos digitalmente
A maioria dos países possui leis que tornam contratos assinados eletronicamente tão legalmente válidos quanto os assinados com caneta e papel. Existem várias maneiras fáceis de criar uma assinatura em seu computador (como a DocuSign, por exemplo). Procure um serviço de assinatura digital disponível e se assegure que o software que você escolheu para armazenar e gerenciar seus documentos seja compatível com ele.
Quer mais informações de como eliminar o uso do papel em sua empresa? Leia o eBook “Guia completo para abolir o uso de papel” especialmente elaborado para te ajudar nesta tarefa.
