Você sente que sua empresa está sempre correndo atrás das transformações do mercado? Já pensou como seria antecipar essas mudanças e liderar a inovação interna com segurança?
A mudança organizacional é o processo que transforma indivíduos, equipes e empresas do seu estado atual para outro mais eficaz. Ela pode envolver tanto pessoas quanto:
- Rotinas;
- Estruturas;
- Ambientes;
- Tecnologias.
O objetivo dessas mudanças é otimizar rotinas para que as empresas lidem com tendências e incertezas do mercado.
Na maioria dos casos, as mudanças organizacionais podem ser resumidas como os processos que mudam o comportamento das pessoas em relação às atividades e tecnologias da corporação.
Continue lendo e veja como ter sucesso nesse desafio utilizando nossas cinco dicas para realizar um processo de mudança do jeito certo.
O que é mudança organizacional?
A mudança organizacional é todo processo, ação ou estruturação de um procedimento específico que muda pessoas, equipes e áreas de um estado atual para um novo.
Em alguns contextos, a mudança organizacional refere-se a um projeto corporativo no qual procedimentos e tecnologias são usados para controlar múltiplos esforços em direção a um modelo de negócio.
Quais são os princípios fundamentais da mudança organizacional?
- Tenha um plano claro: defina um plano com um processo de trabalho claro que inclua informações sobre como as coisas serão melhores após a implementação.
- Comunique-se com transparência: evite discursos formais e converse abertamente sobre a visão da empresa e garanta que as iniciativas de mudança envolvam todos os níveis da organização.
- Capacite as pessoas: Capacite as pessoas para que possam apoiar e defender mudanças complexas por meio de tarefas líderes, conectando equipes, organizando e divulgando notícias.
- Invista em treinamentos e troca de ideias: O treinamento e a troca de ideias ajudam os funcionários a passarem por ciclos de mudança, compartilhando seus conhecimentos individualmente para outros.
- Assuma responsabilidades de liderança: Os líderes devem se responsabilizar pelas suas equipes, comunicando as expectativas da empresa, realizando feedbacks e ajudando todas as partes interessadas.
Quais são os tipos de mudanças organizacionais?
Por ser demasiado variada e aplicável a diferentes pessoas, setores ou empresas, a mudança organizacional é difícil de se categorizar.
No entanto, existem alguns tipos de mudanças organizacional que costumam ser mais abrangentes e presentes em diversas situações e corporações.
Reinicialização
Esse tipo de mudança organizacional é focado na reformulação de:
- Procedimentos;
- Fluxos de trabalho;
- Fluxos de processos.
Isso pode ser feito usando ferramentas digitais, técnicas novas ou até antigas, desde que o objetivo seja otimizar os resultados.
Qual é o principal desafio da reinicialização?
Definitivamente é o maior desafio de todos quando o assunto é mudança corporativa, pois ele exige que as equipes repensem como as atividades estão sendo executadas, como os fluxos de trabalho estão conectados e como os resultados disso tudo estão conectados.
O processo de “reinicialização” enfatiza a visão holística dos objetivos de negócios, como um mapa de processos corporativos com entregas e resultados esperados.
Visão geral do processo de reinicialização para mudança organizacional?
- Redesenho completo de fluxos, processos e ferramentas;
- Pode envolver tecnologias novas ou antigas, desde que otimizem resultados;
- Requer uma visão holística dos objetivos do negócio.
O processo de “reinicialização” enfatiza a visão holística dos objetivos de negócios, como um mapa de processos corporativos com entregas e resultados esperados.
Incremental
O método incremental, na mudança organizacional, usa pequenos ajustes para obter melhores resultados. Nesse processo de mudança, não há grandes alterações nas estruturas ou padrões existentes.
Por que utilizar o método Incremental na mudança organizacional?
Ele é usado principalmente para aumentar ou introduzir pequenas alterações não planejadas em um projeto, processo e/ou procedimento. Isso substitui o alto risco de uma grande mudança, geralmente planejada.
Este modelo é recomendado para reduzir tempo e custos, aumentando a eficiência através de pequenas melhorias.
Qual é um exemplo de utilização do método Incremental?
A experimentação de componentes extras em um produto pode ser vista como uma mudança incremental, onde novos componentes são incluídos sobre o produto principal para buscar novos resultados ou percepções dos clientes, por exemplo.
Visão geral do método Incremental para mudança organizacional
- Pequenos ajustes com baixo risco;
- Ideal para melhoria contínua, sem alterar a estrutura principal;
- Permite avaliar e ajustar cada mudança separadamente.
Nessa mudança organizacional, os resultados podem ser avaliados com mais precisão, ao separar cada melhoria e fazer os ajustes necessários.
Tecnológica
Esse tipo de mudança envolve inovações e aprimoramentos. Nela, você pode mesclar ou descobrir recursos tecnológicos que inclusive podem ser explorados de maneira comercial.
Nesse tipo de mudança organizacional, você realiza a melhoria das tecnologias utilizadas.
Por que aplicar a mudança organizacional tecnológica?
Ela é geralmente destinada a reduzir custos ou atender um determinado grupo de clientes. Após a mudança, essa nova tecnologia pode integrar a estrutura de negócios atual, adicionando novos conceitos, processos ou até outros produtos/serviços.
Visão geral para mudança organizacional tecnológica
- Foco em inovação e redução de custos;
- Pode incluir novos softwares, automações ou integração de sistemas;
- Torna-se parte da estrutura operacional da empresa.
Como fazer a gestão da mudança organizacional com eficiência?
Para realizar mudanças complexas, há algumas questões que devem ser levadas em consideração.
Estratégia mensurável para mudança organizacional
Os gerentes devem montar uma estratégia mensurável, definindo metas e indicadores que atendam à visão de sucesso das partes interessadas. Lembre-se que essa mudança deve abranger e mostrar o monitoramento contínuo de fatores como:
- Riscos;
- Dependências;
- Custos;
- Retorno do investimento;
- Questões culturais relacionadas ao trabalho.
Comunicação clara e eficiente
Além disso, a comunicação precisa acontecer de maneira perfeita. As lideranças devem alinhar com a equipe e as demais partes interessadas sobre como a mudança ocorrerá. É importante esclarecer os benefícios da implementação para que todos saibam o que está em jogo.
Capacitação de colabores
Somente o envolvimento dos participantes não é suficiente, pois o gerente deve atuar capacitando os colaboradores. Lembre-se que qualquer colaborador pode se tornar autoridade e fonte de conhecimento, desde que crie iniciativas que aproximam a equipe dos resultados esperados — assim como treinamento ou qualificação para melhorias dos processos.
As pessoas costumam confrontar mudanças, portanto identifique e priorize os problemas que interferem nas transformações importantes. Adapte as atividades quando necessário para aumentar a motivação dos envolvidos.
Acompanhamento de progresso da mudança organizacional aplicada
Também não esqueça de acompanhar o progresso da implementação e ajuste conforme necessário. Por fim, e não menos importante, tente ser mais humano. Se necessário, ofereça aconselhamento pessoal para eliminar medos e aumentar a confiança das equipes.
Qual é o passo a passo para fazer uma mudança organizacional?
Abaixo você confere cinco dicas para fazer a gestão de mudança organizacional com o máximo de eficiência!
Alinhar as mudanças com objetivos
Mais do que resultados, as mudanças precisam manter uma coerência com os objetivos que visam alcançar. As transformações devem levar o negócio na direção certa, de maneira estratégica, tática, financeira e ética.
- Garanta que cada transformação leve o negócio na direção certa.
- Avalie impacto estratégico, financeiro, tático e ético.
Acompanhar os impactos na equipe
Compreenda como as mudanças afetam cada equipe. Avalie os efeitos e como eles fluem através de outros departamentos. Crie um checklist com essas informações e peça opiniões, sugestões e percepções para alinhar as expectativas. Em seguida, construa um plano de ação para avaliar e dar suporte a questões importantes, bem como mitigar impactos negativos.
- Compreenda como as mudanças afetam cada departamento;
- Solicite sugestões e construa um plano de mitigação;
- Monitore riscos, dependências, custos e ROI.
Renovar a comunicação interna
Identifique o meio de comunicação mais efetivo e certifique-se que ele torna a informação bidirecional, pois isso aproximará grupos e indivíduos dos objetivos. Mas lembre-se de planejar a linha do tempo, canais e mídias para mostrar como as mudanças serão comunicadas de forma incremental, abrangendo assuntos, tópicos e dúvidas.
- Escolha canais eficazes e promova comunicação bidirecional.
- Planeje o cronograma de divulgação da mudança.
- Aborde dúvidas, ganhos e expectativas.
Compartilhar conhecimento com os envolvidos
Um compartilhamento rápido de conhecimento é importante para conscientizar as partes interessadas. As implementações de mudanças podem envolver aprendizados através de cursos online, sessões de treinamento ou até mesmo mentorias na empresa. Crie uma sequência de conteúdo para preparar todos sobre as dificuldades e alterações que estão por vir.
- Utilize treinamentos, mentorias e conteúdos sequenciais.
- Prepare todos para lidar com desafios da transição.
Estruturar o suporte e acompanhamento
Para ajudar os colaboradores a se adaptarem às mudanças, a mentoria realizada por especialistas ou gestores pode ajudar na solução de problemas. Essa estrutura é crucial para preparar emocionalmente os indivíduos em relação às incertezas.
Enquanto as equipes estiverem sendo apoiadas, elas obterão proficiência rapidamente. Isso permitirá que eles ajustem suas habilidades e técnicas para alcançar os objetivos desejados.
- Conte com especialistas para orientar as equipes;
- Apoie emocionalmente os colaboradores;
- Ajude na aquisição de novas competências.
Quando sua empresa realmente precisa de uma mudança organizacional?
Mas como saber se você realmente precisa realizar uma grande mudança organizacional? Muitas vezes esse é justamente um ponto de dúvida e receio. Afinal, o processo de mudança frequentemente demanda tempo, energia e investimento.
Para que você não sofra com essa dúvida, elencamos abaixo os três motivos mais comuns que ocasionam em uma mudança organizacional. Mas lembre-se que esses são exemplos gerais. Busque sempre estudar o seu mercado e identificar oportunidades e necessidades de mudanças referentes ao setor de atuação.
Concorrência
Seus rivais podem estar desenvolvendo novos serviços, produtos ou estratégias. Portanto, é uma boa prática avaliar se esta é uma transformação boa ou ruim, assim como se você precisa realizar essa ação para se manter competitivo no mercado.
Redução de custos
Muitas vezes as mudanças podem afetar as finanças da corporação, ajudando a reduzir custos e otimizar gastos. Isso geralmente ocorre quando a organização identifica atividades duplicadas ou custosas e as substitui por fluxos automatizados.
Sistema
O uso de vários métodos como o Lean Manufacturing System, Kanban, Six Sigma, entra outros, pode eliminar processos desnecessários e melhorar os resultados das equipes da empresa. Por isso, são motivadores de mudanças que otimizam a operação.
Conclusão
Aprender com os erros e agir rapidamente aumentam as chances de sucesso na implantação de mudanças organizacionais. Portanto, fique atento a todo momento, independente da complexidade da alteração.
Mesmo em pequenas empresas, as mudanças podem passar por situações difíceis e se tornarem problemas sérios. Portanto, seja transparente sobre os processos, atividades e responsabilidades estabelecidas, para que as partes interessadas possam avaliar, agir e corrigir eventuais questões o quanto antes.
Por fim, crie métricas simples para que as equipes possam entender de forma clara as Metas e KPIs. Estes indicadores devem mostrar com precisão a situação atual da organização para que a empresa não perca sua visão de onde quer chegar.
FAQ: Perguntas frequentes sobre mudança organizacional
Por onde começar a mudança organizacional?
O primeiro passo é realizar um diagnóstico completo. Isso inclui identificar os objetivos da mudança, os impactos esperados e o grau de prontidão das equipes envolvidas. Com base nesses dados, é possível traçar um plano estruturado, com metas claras e recursos necessários para a implementação.
Qual tipo de mudança organizacional tem menor risco?
A mudança incremental é considerada a menos arriscada, pois promove melhorias graduais sem grandes rupturas na operação. Ela permite ajustes contínuos, oferece maior controle sobre os resultados e facilita o engajamento das equipes ao longo do processo.
O que fazer quando existe resistência da equipe para mudanças organizacionais?
A resistência pode ser minimizada com comunicação transparente, envolvimento dos colaboradores desde o início, escuta ativa, treinamentos e suporte emocional. Mostrar os benefícios da mudança para cada área e indivíduo também ajuda a criar um ambiente de confiança e colaboração.
Como eu sei que a mudança organizacional deu certo?
O sucesso pode ser medido por indicadores-chave de desempenho (KPIs), como aumento de produtividade, economia de custos ou engajamento das equipes. Também é importante comparar os resultados obtidos com os cenários anteriores, além de coletar feedbacks contínuos dos envolvidos para ajustes no plano de ação.
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