A mudança organizacional é todo processo que transforma indivíduos, equipes e organizações do seu estado atual para outro. Isso pode ocorrer também com ambientes e as rotinas de uma companhia. O objetivo dessas mudanças é otimizar rotinas para que as empresas lidem com tendências e incertezas do mercado.
Na maioria dos casos, as mudanças organizacionais podem ser resumidas como os processos que mudam o comportamento das pessoas em relação às atividades e tecnologias da corporação.
Continue lendo e veja como ter sucesso nesse desafio utilizando nossas cinco dicas para realizar um processo de mudança do jeito certo.
Mas, antes, vamos começar revendo alguns conceitos importantes!
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O que é mudança organizacional?
Reforçando: a mudança organizacional é todo processo, ação ou estruturação de um procedimento específico que muda pessoas, equipes e áreas de um estado atual para um novo.
Em alguns contextos, a mudança organizacional refere-se a um projeto corporativo no qual procedimentos e tecnologias são usados para controlar múltiplos esforços em direção a um modelo de negócio.
Para que isso ocorra da forma certa, os processos de mudança são necessários. Com eles, é possível manter a competitividade da empresa. Para se manterem no jogo, os gerentes devem compreender os problemas mais comuns deste desafio.
Abaixo você conhece os princípios fundamentais para liderar a mudança organizacional:
- Defina um plano com um processo de trabalho claro que inclua informações sobre como as coisas serão melhores após a implementação.
- Evite discursos formais e converse abertamente sobre a visão da empresa e garanta que as iniciativas de mudança envolvam todos os níveis da organização.
- Capacite as pessoas para que possam apoiar e defender mudanças complexas por meio de tarefas líderes, conectando equipes, organizando e divulgando notícias.
- O treinamento e a troca de ideias ajudam os funcionários a passarem por ciclos de mudança, compartilhando seus conhecimentos individualmente para outros.
- Os líderes devem se responsabilizar pelas suas equipes, comunicando as expectativas da empresa, realizando feedbacks e ajudando todas as partes interessadas.
Saiba mais: O que são riscos de projeto e como preparar sua equipe para eles
Tipos de mudanças organizacionais
Por ser demasiado variada e aplicável a diferentes pessoas, setores ou empresas, a mudança organizacional é difícil de se categorizar.
No entanto, existem alguns tipos de mudanças organizacional que costumam ser mais abrangentes e presentes em diversas situações e corporações. Abaixo, você conhece três exemplos que podem estar presentes na sua rotina corporativa.
Reinicialização
Esse tipo de mudança organizacional é focado na reformulação de procedimentos, fluxos de trabalho e processos. Isso pode ser feito usando ferramentas digitais, técnicas novas ou até antigas, desde que o objetivo seja otimizar os resultados.
Definitivamente é o maior desafio de todos quando o assunto é mudança corporativa, pois ele exige que as equipes repensem como as atividades estão sendo executadas, como os fluxos de trabalho estão conectados e como os resultados disso tudo estão conectados.
O processo de “reinicialização” enfatiza a visão holística dos objetivos de negócios, como um mapa de processos corporativos com entregas e resultados esperados.
Incremental
Um método que usa pequenos ajustes para obter melhores resultados. Nesse processo de mudança, não há grandes alterações nas estruturas ou padrões existentes.
Ele é usado principalmente para aumentar ou introduzir pequenas alterações não planejadas em um projeto, processo e/ou procedimento. Isso substitui o alto risco de uma grande mudança, geralmente planejada.
A experimentação de componentes extras em um produto pode ser vista como uma mudança incremental, onde novos componentes são incluídos sobre o produto principal para buscar novos resultados ou percepções dos clientes, por exemplo.
Nessa mudança organizacional, os resultados podem ser avaliados com mais precisão, ao separar cada melhoria e fazer os ajustes necessários. Este modelo é recomendado para reduzir tempo e custos, aumentando a eficiência através de pequenas melhorias.
Tecnológica
Esse tipo de mudança envolve inovações e aprimoramentos. Nela, você pode mesclar ou descobrir recursos tecnológicos que inclusive podem ser explorados de maneira comercial.
Nesse tipo de mudança organizacional, você realiza a melhoria das tecnologias utilizadas. Ela é geralmente destinada a reduzir custos ou atender um determinado grupo de clientes. Após a mudança, essa nova tecnologia pode integrar a estrutura de negócios atual, adicionando novos conceitos, processos ou até outros produtos/serviços.
5 dicas para a gestão de mudança organizacional
Para realizar mudanças complexas, há algumas questões que devem ser levadas em consideração. Os gerentes devem montar uma estratégia mensurável, definindo metas e indicadores que atendam à visão de sucesso das partes interessadas. Lembre-se que essa mudança deve abranger e mostrar o monitoramento contínuo de fatores como: riscos, dependências, custos, retorno do investimento e questões culturais relacionadas ao trabalho.
Além disso, a comunicação precisa acontecer de maneira perfeita. As lideranças devem alinhar com a equipe e as demais partes interessadas sobre como a mudança ocorrerá. É importante esclarecer os benefícios da implementação para que todos saibam o que está em jogo.
Somente o envolvimento dos participantes não é suficiente, pois o gerente deve atuar capacitando os colaboradores. Lembre-se que qualquer colaborador pode se tornar autoridade e fonte de conhecimento, desde que crie iniciativas que aproximam a equipe dos resultados esperados — assim como treinamento ou qualificação para melhorias dos processos.
As pessoas costumam confrontar mudanças, portanto identifique e priorize os problemas que interferem nas transformações importantes. Adapte as atividades quando necessário para aumentar a motivação dos envolvidos.
Também não esqueça de acompanhar o progresso da implementação e ajuste conforme necessário. Por fim, e não menos importante, tente ser mais humano. Se necessário, ofereça aconselhamento pessoal para eliminar medos e aumentar a confiança das equipes.
Abaixo você confere cinco dicas para fazer a gestão de mudança organizacional com o máximo de eficiência!
1 – Alinhar as mudanças com objetivos
Mais do que resultados, as mudanças precisam manter uma coerência com os objetivos que visam alcançar. As transformações devem levar o negócio na direção certa, de maneira estratégica, tática, financeira e ética.
2 – Acompanhe os impactos
Compreenda como as mudanças afetam cada equipe. Avalie os efeitos e como eles fluem através de outros departamentos. Crie um checklist com essas informações e peça opiniões, sugestões e percepções para alinhar as expectativas. Em seguida, construa um plano de ação para avaliar e dar suporte a questões importantes, bem como mitigar impactos negativos.
3 – Renovar a comunicação
Identifique o meio de comunicação mais efetivo e certifique-se que ele torna a informação bidirecional, pois isso aproximará grupos e indivíduos dos objetivos. Mas lembre-se de planejar a linha do tempo, canais e mídias para mostrar como as mudanças serão comunicadas de forma incremental, abrangendo assuntos, tópicos e dúvidas.
4 – Compartilhar conhecimento
Um compartilhamento rápido de conhecimento é importante para conscientizar as partes interessadas. As implementações de mudanças podem envolver aprendizados através de cursos online, sessões de treinamento ou até mesmo mentorias na empresa. Crie uma sequência de conteúdo para preparar todos sobre as dificuldades e alterações que estão por vir.
5 – Estrutura de suporte
Para ajudar os colaboradores a se adaptarem às mudanças, a mentoria realizada por especialistas ou gestores pode ajudar na solução de problemas. Essa estrutura é crucial para preparar emocionalmente os indivíduos em relação às incertezas. Enquanto as equipes estiverem sendo apoiadas, elas obterão proficiência rapidamente. Isso permitirá que eles ajustem suas habilidades e técnicas para alcançar os objetivos desejados.
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Exemplos de causas frequentes de mudanças organizacionais
Mas como saber se você realmente precisa realizar uma grande mudança organizacional? Muitas vezes esse é justamente um ponto de dúvida e receio. Afinal, o processo de mudança frequentemente demanda tempo, energia e investimento.
Para que você não sofra com essa dúvida, elencamos abaixo os três motivos mais comuns que ocasionam em uma mudança organizacional. Mas lembre-se que esses são exemplos gerais. Busque sempre estudar o seu mercado e identificar oportunidades e necessidades de mudanças referentes ao setor de atuação.
- Concorrência: seus rivais podem estar desenvolvendo novos serviços, produtos ou estratégias. Portanto, é uma boa prática avaliar se esta é uma transformação boa ou ruim, assim como se você precisa realizar essa ação para se manter competitivo no mercado.
- Redução de custos: muitas vezes as mudanças podem afetar as finanças da corporação, ajudando a reduzir custos e otimizar gastos. Isso geralmente ocorre quando a organização identifica atividades duplicadas ou custosas e as substitui por fluxos automatizados.
- Sistema: o uso de vários métodos como o Lean Manufacturing System, Kanban, Six Sigma, entra outros, pode eliminar processos desnecessários e melhorar os resultados das equipes da empresa. Por isso, são motivadores de mudanças que otimizam a operação.
Conclusão
Aprender com os erros e agir rapidamente aumentam as chances de sucesso na implantação de mudanças organizacionais. Portanto, fique atento a todo momento, independente da complexidade da alteração.
Mesmo em pequenas empresas, as mudanças podem passar por situações difíceis e se tornarem problemas sérios. Portanto, seja transparente sobre os processos, atividades e responsabilidades estabelecidas, para que as partes interessadas possam avaliar, agir e corrigir eventuais questões o quanto antes.
Por fim, crie métricas simples para que as equipes possam entender de forma clara as Metas e KPIs. Estes indicadores devem mostrar com precisão a situação atual da organização para que a empresa não perca sua visão de onde quer chegar.
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