O mundo do gerenciamento de processos tem uma variedade de ferramentas para apoiá-lo. Dito isso, vamos começar refletindo sobre sua prática atual. Como você escolhe qual ferramenta utilizar para melhoria de processos?
Podemos usar como analogia a frase do psicólogo Abraham Maslow: “Se a única ferramenta que você tem é um martelo, tudo começa a parecer com um prego.”
Ou seja, muitas vezes preferimos nos contentar com o que temos em vez de procurar alternativas melhores. E, na maioria das vezes, as ferramentas mais familiares não são as mais apropriadas para aquele fim.
No entanto, podemos selecionar melhor as ferramentas e abordagens com base no que estamos tentando realizar. Neste artigo iremos mostrar 5 ferramentas indispensáveis para melhoria de processos e em qual situação cada uma pode ser melhor aplicada.
1. Fluxograma de processo
O fluxograma é uma das melhores ferramentas de melhoria de processos. Ele permite detalhar os processos em atividades, eventos e decisões por meio de uma representação visual simplificada, garantindo a execução de tarefas na ordem correta.
Se você está tendo problemas de qualidade nos produtos acabados, precisa reduzir o lead time ou aumentar a produtividade, o fluxograma é perfeito pra isso! Você pode observar o tempo de cada etapa e subetapa do processo e, se verificar, onde existem desperdícios, gargalos ou se alguma dessas etapas pode ser eliminada ou automatizada.
Podem ser usados também para documentar como fazer um determinado trabalho e muitas vezes são encontrados em procedimentos e manuais de qualidade, elucidando a correlação entre cada uma das etapas do processo, pessoa/equipe, bem como o bom fluxo entre todos esses elementos.
Com o fluxograma você consegue comparar possíveis condições para processos com múltiplos resultados potenciais baseados em diferentes decisões, sendo ideal para processos que podem seguir diferentes caminhos condicionais.
2. Diagrama de Ishikawa
Diagrama de Ishikawa ou diagrama de causa e efeito é uma ferramenta usada para visualizar todas as possíveis causas de um problema, a fim de descobrir as causas raiz.
A ferramenta auxilia no direcionamento de onde devem estar as causas do problema, agrupando-as em seis categorias, os 6M: Método, Matéria Prima, Mão de obra, Máquinas, Medição e Meio Ambiente.
Com essa visualização, ampliamos as possibilidades de solução e, dessa forma, podemos gerar melhorias no processo.
O diagrama de causa e efeito pode ser utilizado em conjunto com outras metodologias, como o Brainstorming, envolvendo toda a equipe na busca de melhorias e integrando diversos pontos de vista sobre um mesmo problema.
A chave para ser bem-sucedido na resolução é definir corretamente o problema. Quando isso ocorre, é mais fácil identificar as causas que afetam diretamente um indicador. Também incentiva a avaliação factual de dados para determinar se existe realmente um problema ou não.
Após alinhado e identificado entre os envolvidos o problema é usado como saída do diagrama de espinha de peixe.
3. Gráfico de controle
A carta de controle ou gráfico de controle é muito importante para o monitoramento de processos. Essa ferramenta pode ser usada para estudar como um processo muda ao longo do tempo, e assim, supervisionar processos em busca de problemas e verificar sua estabilidade.
Nesse gráfico, temos uma linha central para a média, uma linha superior para o limite de controle superior e uma linha inferior para o limite de controle inferior, construídas a partir de dados históricos.
Comparando os dados atuais com essas linhas, você pode verificar se a variação do processo é consistente (sob controle), o que indica que o processo está funcionando como deveria, ou imprevisível (fora de controle), indicando problemas que precisam ser corrigidos.
Não importa o quão bem o seu processo tenha sido projetado, sempre podem ocorrer variações dentro dele. Nesse sentido, a carta de controle é essencial para entender tais variações e tomar ações corretivas.
O uso correto dessa ferramenta pode trazer como benefícios o aumento da produtividade, redução de custos e diminuição de variações em produtos, além de criar uma linha de base para melhorias futuras e ser útil na preparação de relatórios para comunicar o desempenho de processos.
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