Está iniciando um projeto e não sabe se terá os recursos necessários? Ou pior, o projeto está chegando ao fim e o orçamento já foi todo consumido? Talvez não sirva de consolo, mas certamente você não está sozinho nesta situação. Mesmo sendo fundamental, a gestão de custos nem sempre recebe a atenção devida e problemas de orçamento estão entre as principais causas de fracasso dos projetos. Dada a sua relevância, ela é uma das 10 áreas de conhecimento do PMBOK, o guia publicado pelo Project Management Institute (PMI) que reúne as melhores práticas para gerenciamento de projetos.
O cliente sempre tem razão
É comum que se pense em calcular e apresentar custos de projeto apenas quando o produto final se destina a um cliente externo. De fato, nestas situações é imprescindível um levantamento minucioso de custos para que se possa realizar um orçamento e, possivelmente, uma proposta comercial. Mas mesmo que seu projeto não se destine a um cliente externo, o gerente ou diretor que está patrocinando a empreitada deve ser municiado com estimativas dos recursos que serão necessários. Estas informações serão importantes para que o executivo possa tomar decisões e ações que julgar relevantes.
Os Custos Segundo o PMBOK
Como já dissemos, o PMBOK dedica uma seção inteira para apresentar as melhores práticas em gerenciamento de custos de projeto. Elas estão divididas em 4 etapas para melhor compreensão e para garantir que o projeto seja executado o mais próximo possível do orçado.
1. Planejamento de recursos
É neste momento que se cria o Plano de Custos do Projeto. Nele estarão descritas as principais diretrizes que regerão o gerenciamento de custos. Quais unidades de medida serão usadas, nomes de especialistas a serem consultados (se for o caso) e regras para mensuração.
2. Estimativa de custos
Consiste em prever a quantidade e o valor dos recursos necessários para a execução do projeto. É nesta etapa que se tomarão decisões como: usar recursos próprios ou terceirizar? Comprar um equipamento ou alugar? Compartilhar recurso com outro projeto ou aguardar o seu término? Ao final desta etapa o projeto terá os seus gastos estimados, mas além deles é saudável que seja previsto um valor adicional como contingência para cobrir imprevistos.
3. Orçamento de custos
Nesta etapa, com base nas estimativas, serão determinados os fornecedores, fechamento de valores e totalização de gastos. O orçamento deve então ser submetido à aprovação do cliente ou patrocinador. Uma vez aprovado o orçamento, é estabelecida a linha de base dos custos do projeto associada à EAP (Estrutura Analítica do Projeto). É com base na EAP que será possível realizar o monitoramento dos custos durante a execução do projeto.
4. Controle de custos
Essa etapa compreende o registro dos custos reais ao longo da execução do projeto. Todos os gastos devem ser detalhados e documentados a fim de que possam ser rastreados, se necessário. O gerente de projetos deve comparar frequentemente o que foi planejado (orçado) com o que está sendo realizado. Ao perceber desvios deve tomar ações para que o orçamento seja respeitado. Outro fator relevante nesta etapa são as mudanças de escopo. Elas devem ser realizadas mediante autorização e devidamente comunicadas a todos os envolvidos. Os impactos que elas gerarem no orçamento devem ser registrados e a linha de base atualizada.
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