Você já teve a sensação de não saber exatamente como está o andamento do projeto com o qual está envolvido? Está próximo da conclusão? Os objetivos estão sendo atendidos? Por que estamos trabalhando em um novo requisito que não existia no início do projeto? Grande parte destas incertezas vêm de um gerenciamento ineficiente de escopo. Este é um assunto tão relevante que o PMBOK tem uma sessão toda dedicada a ele.
Neste artigo, vamos explicar os princípios que envolvem este assunto primordial para o bom gerenciamento dos projetos.
O que é escopo de projeto?
Descreve detalhadamente as entregas do projeto e o que vai ser necessário fazer para se chegar a estas entregas. Nele encontramos também a especificação do produto a ser entregue, os critérios de aceitação e, muito importante: também define o que não faz parte do escopo.
Por onde começar?
Todo gerente de projeto que se preze dedica atenção especial para desenvolver o Termo de Abertura do Projeto. Além de formalizar o início do projeto, ele contém informações básicas, porém importantes e cruciais:
- Qual problema deve ser solucionado?
- Qual produto ou objetivo deve ser alcançado?
- Quais metas devem ser alcançadas para atender os objetivos?
- Quais as premissas e riscos?
O termo de abertura geralmente também contém:
- Integrantes da equipe e responsabilidades;
- Lista de requisitos a serem atendidos;
- Cronograma e orçamento resumido.
Passo a passo do gerenciamento de escopo
Como já comentamos, o PMBOK possui uma sessão inteirinha dedicada ao gerenciamento de escopo. Ele sugere 6 etapas que abrangem desde o planejamento até o controle do escopo:
1 – Planejamento do gerenciamento do escopo
Nesta etapa são definidos os princípios que regerão o escopo do projeto, ou seja, as diretrizes para sua criação, como será monitorado e validado. A base para a criação deste plano é o termo de abertura do projeto e serve como guia para o desenvolvimento dos demais processos.
2 – Coleta de requisitos
Requisito em um projeto é algo que uma ou mais partes interessadas considera necessário para que o projeto chegue ao seu objetivo. Pode se referir a partes ou funcionalidades do produto, estar relacionados à qualidade ou até mesmo à conformidade.
O ponto de partida para a coleta de requisitos deve ser uma análise do termo de abertura do projeto e qualquer documento onde se encontrem as necessidades das partes interessadas. É importante determinar os critérios de aceite para os requisitos.
Os processos de coleta dos requisitos devem prever um nível de detalhamento suficiente para que possam ser compreendidos e registrados. O desdobramento deles dará origem à Estrutura Analítica do Projeto (EAP), objeto da etapa 4.
3 – Definição do escopo
Nesta etapa deve-se fazer uma descrição detalhada do projeto e daquilo que ele deve produzir. Nestes processos são identificados, ainda, os recursos necessários de acordo com o escopo definido, possíveis restrições e riscos identificados também devem ser registrados. Planos de mitigação podem ser aplicados, utilizando ferramentas como o SoftExpert Risco.
A definição do escopo é importante, dentre outras coisas, porque identifica claramente o que está inserido no projeto, o que não está e as formas de controle de entrada e saída de requisitos.
4 – Criação da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS)
O conceito vem originariamente da política, mas aqui também dividir para conquistar se encaixa perfeitamente. Ao dividir os requisitos ou produtos do projeto em componentes menores, o gerenciamento se torna mais fácil. A EAP é de extrema importância para o projeto já que fornece uma visão detalhada e hierárquica, facilitando o entendimento dos envolvidos sobre o que está sendo desenvolvido no projeto. Você pode montar a sua EAP manualmente, mas com a utilização de uma solução voltada para a gestão de projetos como o SoftExpert Projeto tudo ficará integrado e possibilitará a geração automática do cronograma. Durante a execução das atividades, os apontamentos de horas vão gradativamente indicar o andamento do projeto e ajudar na sua gestão. De uma forma ou de outra, é na EAP que ficam registrados os esforços e custos estimados das atividades.
5 – Validar o escopo
Esse processo é acionado sempre que alguma entrega do projeto for realizada com o objetivo de registrar a aceitação formal por parte do cliente. A base para verificação do grau de conclusão da entrega deve ser a especificação dos requisitos relacionados.
6 – Controlar o escopo
À medida que o projeto vai sendo executado, o progresso do escopo deve ser monitorado e comparado com o que foi previsto. Outro aspecto a ser considerado é que é muito provável que ocorram mudanças de escopo. Dificilmente um projeto começa e termina sem que isso ocorra algumas vezes. As solicitações de mudança devem seguir processos bem definidos de consenso, autorização e comunicação. Toda a equipe e partes interessadas devem compreender as alterações ocorridas e como isso afeta o resultado do projeto.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre o Gerenciamento de Escopo, aproveite e conheça o SoftExpert PPM. Ele é um software que permite que as organizações gerenciem facilmente projetos, programas, pessoas, serviços e finanças através de um conjunto completo de funcionalidades que simplificam as melhores práticas de gerenciamento de projeto com um baixo custo total de propriedade.
