A gestão de recursos é a prática de planejar, agendar e alocar aquilo que é necessário para cumprir um projeto ou programa. Esses elementos podem ser pessoas, dinheiro ou tecnologias sem os quais determinada iniciativa não vai para a frente.
Um bom gerenciamento de recursos vai permitir que as ferramentas certas estarão disponíveis na hora que são necessárias para que os colaboradores tenham seu desempenho ideal. Se feito do jeito correto, ele permite que você aloque os recursos para atingir o maior valor organizacional possível.
Os recursos são elementos essenciais para que sua organização atinja seus objetivos. Sem eles, não é possível completar suas tarefas e projetos, nem analisar quais ferramentas serão necessárias para executar essas ações.
Neste artigo, vamos explicar a importância de uma boa gestão de recursos, assim como trazer dicas para você melhorar esse gerenciamento dentro da sua empresa. Vamos lá?
Benefícios de um plano de gestão de recursos
A gestão correta de recursos oferece para a sua organização a estabilidade que ela precisa para tirar o máximo proveito das suas potencialidades. Você deve acompanhar quais recursos estão sendo aplicados nas suas operações diárias para evitar que haja uma utilização excessiva ou um uso insuficiente deles.
Como resultado da conquista desse equilíbrio, sua empresa terá maior controle, lucratividade e eficiência em seu funcionamento. Outros benefícios de ter um bom plano de gestão de recursos incluem:
- Relações mais harmoniosas entre equipes e departamentos
- Mais facilidade para encontrar problemas antes que eles ocorram (ou evitá-los totalmente)
- Maior agilidade, com uma capacidade expandida de mudar de direção rapidamente no caso de mudanças inesperadas
- Uso eficiente dos colaboradores, das finanças, da tecnologia e do espaço físico
Por outro lado, a falta de um bom plano de gerenciamento de recursos pode custar caro. De acordo com uma pesquisa feita pelo Project Management Institute, 21% dos projetos falham por causa da limitação ou da sobrecarga dos recursos.
Esses são os principais pontos negativos causados pela falta de uma gestão correta de recursos:
- Equipes mais sobrecarregadas com cargas de trabalho maiores e que precisam trabalhar mais horas do que o normal para alcançar seus objetivos
- Fluxos de trabalho interrompidos e surgimento de tensões financeiras que podem resultar em problemas financeiros sérios
- Equipes, indivíduos e a organização podem enfrentar complicações e contratempos em diversas frentes da sua operação
- Queda de desempenho da equipe, departamento ou até da empresa como um todo
Como melhorar a gestão de recursos de projetos
Gerenciar bem os recursos é crucial para o sucesso dos projetos. Iniciativas sem os recursos necessários no momento certo têm altas chances de enfrentar problemas de prazo, qualidade e orçamento.
Nesta seção, vamos analisar os seis processos essenciais para garantir que seu projeto tenha as ferramentas necessárias no tempo e lugar adequados.
1. Planeje a gestão de recursos
É essencial definir como estimar, adquirir, gerenciar e utilizar recursos físicos e de equipe. O Plano de Gestão de Recursos deve especificar quem contratará ou alocará as pessoas necessárias e quem autorizará compras ou aluguel de equipamentos e espaços.
Esse processo deve garantir recursos suficientes durante toda a execução do projeto, considerando uma possível escassez ou competição com outros projetos.
O PMBOK, guia do Project Management Institute (PMI), recomenda a criação de um Termo de Nomeação da Equipe nesta etapa. Esse documento deve incluir valores da equipe, diretrizes de comunicação, critérios e processos para tomada de decisões, resolução de conflitos, diretrizes para reuniões e acordos da equipe.
2. Estime os recursos das atividades
Nesta etapa, você vai identificar quais recursos serão necessários para cada atividade — e em qual quantidade. Especifique o tipo, a quantidade e as características dos recursos humanos, materiais, equipamentos e suprimentos necessários para o projeto.
Isso é algo que pode ser realizado periodicamente ao longo do projeto, conforme necessário. Para executar essa tarefa, é essencial que a lista de atividades e seus atributos estejam disponíveis.
Em outras palavras, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) deve estar pronta, o que facilita a compreensão do projeto e a determinação de suas necessidades. Utilizar uma ferramenta de gestão de projetos como o SoftExpert Projeto torna a consulta à EAP e a produção das estimativas mais fáceis e precisas.
Ao fazer as estimativas, é importante considerar os fatores ambientais da empresa, a localização e disponibilidade dos recursos, habilidades da equipe, cultura organizacional, dados de estimativas anteriores e condições de mercado.
3. Adquira os recursos necessários
Obtenha membros para a equipe, instalações, equipamentos, materiais, suprimentos e outros recursos necessários para o projeto. Aqueles que já são pertencentes à empresa ou ao quadro de recursos humanos compõem o grupo de recursos internos.
É crucial negociar e agendar com as áreas envolvidas para evitar conflitos. O gerente de projetos pode não ter controle direto sobre os recursos, mesmo os internos. Aquilo que não estiver disponível na organização deve passar por identificação de fornecedores, precificação e formalização de contratos (ou aquisição definitiva).
Para uma boa execução da aquisição de recursos, é essencial ter informações sobre os recursos existentes. Isso inclui disponibilidade, níveis de competência e experiência.
O uso de uma ferramenta integrada como o SoftExpert Competência facilita a seleção precisa dos recursos humanos. Você também precisa considerar a estrutura organizacional e a localização geográfica. Dependendo da atividade, pode ser necessária a formação de equipes virtuais.
4. Desenvolva a equipe
Gerenciar recursos inclui avaliar lacunas de competências na equipe e trabalhar para eliminá-las. Subcontratar pode suprir necessidades específicas, mas é importante considerar futuras demandas e a aplicabilidade em projetos simultâneos.
Não foque apenas nos objetivos do projeto. Equipes com habilidades desenvolvidas e funcionários motivados tendem a ter menores taxas de rotatividade. Isso preserva o conhecimento e a experiência acumulados.
5. Gerencie a equipe
O gerente de projetos deve manter a equipe motivada em um ambiente colaborativo e inspirador. Acompanhe constantemente o desenvolvimento do time, forneça feedbacks e faça mudanças para otimizar o desempenho.
A resolução de conflitos requer atenção especial, pois pode afetar o ambiente e o clima da equipe. Comemore e recompense bons resultados ou conquistas ao longo do projeto.
Desempenhos abaixo do esperado precisam de mais assistência. Proponha desafios aos membros com bom desempenho para mantê-los motivados e servir de exemplo.
6. Controle os recursos
Os recursos necessários para o projeto devem estar disponíveis no momento, na quantidade e no lugar certos. Eles devem ser liberados assim que não forem mais utilizados.
O controle de recursos deve ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto, garantindo que a prática corresponda ao planejado. Se houver divergências na utilização das ferramentas, ações corretivas devem ser tomadas rapidamente para evitar impactos no andamento do projeto. Relatórios gerados por soluções como o SoftExpert Projeto ajudam significativamente no controle e gestão dos recursos.
Conclusão
A eficiência na gestão de recursos é essencial para o sucesso de qualquer projeto ou organização. A gestão adequada de recursos não apenas otimiza o uso de capital, tempo e pessoas, como também promove uma operação mais ágil e adaptável.
Empresas que investem na implementação de uma gestão de recursos bem estruturada garantem maior controle sobre suas operações e, consequentemente, melhores resultados. Ao aplicar as estratégias discutidas, sua empresa poderá identificar lacunas, ajustar a alocação de recursos conforme as necessidades e, sobretudo, criar uma cultura organizacional que valoriza o planejamento e a prevenção de imprevistos.
Em última análise, a gestão de recursos é uma peça fundamental para sustentar o crescimento sustentável da empresa e assegurar sua competitividade no mercado. O sucesso está em suas mãos: invista em ferramentas, processos e na qualificação da equipe para que todos os recursos estejam sempre a serviço dos melhores resultados possíveis.
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