Gestão de compliance é o processo estratégico de alinhar as políticas e procedimentos internos de uma empresa com os padrões da indústria e a legislação. Nesse sistema contínuo, as organizações identificam leis aplicáveis, implementam os controles necessários e garantem que seus funcionários entendam sua responsabilidade em proteger a empresa de riscos.
O cenário corporativo é definido por um complexo conjunto de regulamentações, como GDPR, LGPD, SOX e HIPAA. Essas legislações estão evoluindo rapidamente, conforme as ameaças cibernéticas também avançam. Ao passo que as organizações vão expandindo suas operações ao redor do mundo, elas enfrentam o desafio de lidar com as regras de diferentes países. Isso faz com que a manutenção de um ambiente seguro seja mais importante do que nunca.
Essas pressões fazem com que a conformidade não seja mais um mero custo operacional para evitar multas. Líderes devem reconhecer que uma conformidade robusta vai fortalecer suas defesas de cibersegurança e trazer uma vantagem sobre seus competidores.
Neste artigo, vamos explorar como a sua empresa pode deixar de ver o compliance como um custo operacional e começar a vê-lo como um sistema estratégico para aumentar sua eficiência. Aprofunde-se no texto para entender os pilares essenciais de um programa de compliance e os passos práticos para implementá-lo de forma escalável.
Qual a diferença entre compliance corporativo e regulatório?
A gestão de compliance geralmente é dividida em duas principais categorias que, apesar de relacionadas, servem propósitos distintos dentro de uma organização. Compreender essa diferença é fundamental para estruturar uma estratégia que lide com a cultura interna e as obrigações externas.
A conformidade corporativa se refere a como uma organização faz para garantir que seus colaboradores sigam políticas e códigos de conduta internos. Ele trata das regras criadas dentro da empresa para manter padrões de desempenho e comportamento, como diretrizes éticas ou manuais operacionais.
Por outro lado, a conformidade regulatória diz respeito a como a organização faz para obedecer a leis, regulamentações e padrões criados por entidades externas. Esses requisitos são definidos por governos ou órgãos da indústria. Eles podem tratar de legislações obrigatórias, leis trabalhistas ou padrões de segurança de dados, por exemplo.
Em suma, o compliance corporativo olha para dentro para garantir consistência operacional, enquanto o compliance regulatório olha para fora com o intuito de garantir legalidade. Ambos são essenciais para a mitigação de riscos e para construir uma reputação operacional sólida.
- Compliance corporativo: regras criadas internamente pela organização para governar o comportamento e o desempenho dos funcionários (ex.: políticas de uso de equipamentos, códigos de vestimenta e código de ética).
- Compliance regulatório: regras criadas externamente por governos ou órgãos regulatórios, cobrindo leis federais e estaduais, assim como padrões específicos da indústria (ex.: GDPR, padrões de segurança do trabalho e leis ambientais).
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O papel da gestão de conformidade na segurança da informação
Ao implementar padrões rigorosos de segurança da informação, as organizações criam camadas de proteção que tornam consideravelmente mais difícil a exploração de vulnerabilidades por pessoas mal-intencionadas. A conformidade efetiva permite alinhar os processos da sua empresa com os padrões da indústria e resguardar sua estrutura de TI contra acessos não autorizados.
Um programa de compliance robusto deve incorporar a gestão de riscos nas operações diárias, permitindo que as equipes identifiquem fraquezas antes de serem alvos de criminosos. Avaliações de risco frequentes e procedimentos bem documentados vão proporcionar a visibilidade necessária para detectar lacunas de segurança em potencial e resolvê-las de maneira proativa.
Quando os incidentes de segurança acontecerem de fato, é importante ter estruturas de conformidade prontas para que os planos de resposta sejam rápidos e efetivos. Esse preparo minimiza o impacto financeiro de um ataque e estabelece as trilhas de auditoria necessárias para comprovar a diligência devida.
As vantagens da gestão de conformidade na segurança da informação incluem:
- Resposta mais rápida a incidentes: protocolos predefinidos permitem reações mais rápidas e coordenadas durante eventos de segurança.
- Trilhas de auditoria superiores: registros minuciosos oferecem as evidências necessárias para investigações e auditorias externas.
- Padrões de criptografia mais fortes: a conformidade geralmente exige a proteção de informações sensíveis através de tecnologias específicas de criptografia — com o intuito de evitar o roubo de dados.
- Identificação proativa de vulnerabilidades: avaliações de risco de rotina ajudam equipes de segurança a identificar e consertar falhas antes que criminosos as encontrem.
Compliance é custo ou investimento?
É comum que líderes enxerguem erroneamente a gestão de conformidade como apenas um item que drena recursos do orçamento, mas sem trazer retornos imediatos.
Entretanto, essa é uma perspectiva atrasada, que não leva em conta os enormes prejuízos financeiros decorrentes da negligência. Além disso, não é raro que se ignore o valor estratégico de construir confiança frente aos seus clientes.
O verdadeiro custo da não conformidade
Organizações sem gestão de compliance adequada gastam mais do que aquelas com programas robustos implementados. É isso que aponta um estudo do Ponemon Institute e da Globalscape: o custo de lidar com não conformidades é, em média, 2,71 vezes maior do que o valor gasto para se manter salvaguardas e controles adequados.
De acordo com a pesquisa, o custo anual do não compliance pode chegar a um valor estimado de US$ 14,82 milhões. Enquanto isso, o custo médio de manter o estado de conformidade gira em torno de US$ 5,47 milhões.
Essa enorme disparidade demonstra como investir num programa de conformidade proativo vai levar sua empresa a economizar dinheiro a longo prazo. Além de evitar multas por parte dos órgãos regulatórios, sua empresa se livra de possíveis interrupções nas operações e de atritos com os clientes.
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Compliance como investimento competitivo
Um estudo da McKinsey aponta que 85% dos consumidores considera importante conhecer as políticas de privacidade de dados de uma empresa antes de fechar uma compra. Isso mostra que existe um espaço no mercado para explorar a gestão de conformidade como um poderoso diferencial competitivo.
Afinal, demonstrar padrões rigorosos de compliance influencia diretamente a confiança dos clientes e as decisões que eles tomarão no futuro. Adicionalmente, manter uma forte postura global de conformidade vai ajudar no processo complexo de entrar em novos mercados internacionais.
Em suma, essas são as principais vantagens de uma boa gestão de compliance:
- Redução de custos: você evita ter um custo 2,71 vezes maior, que é associado a correções, multas e batalhas judiciais.
- Fidelidade do consumidor: exponha sua marca para 85% dos clientes que priorizam explicitamente a privacidade de dados ao escolher marcas.
- Expansão de mercado: acelere o crescimento global ao atender preventivamente aos padrões regulatórios de jurisdições estrangeiras.
- Continuidade operacional: reduza o risco de paralisações custosas e perda de receita causadas por interdições regulatórias ou violações de dados.
O que é um Compliance Management System (CMS)?
Um Compliance Management System (CMS) é uma estrutura integrada de ferramentas, processos e controles internos. Às vezes confundido com um software único, esse Sistema de Gestão de Compliance serve como um método para a organização inteira aprender sobre responsabilidades.
Isso garante que os colaboradores entendam suas funções na gestão da conformidade e incorporem seus requisitos nos processos de negócio.
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Os 3 pilares de um CMS efetivo
Para operar de forma efetiva, um CMS deve ser construído sobre três elementos interdependentes que fazem a ponte entre a estratégia e a execução diária. Estes pilares garantem que a conformidade não será apenas um documento de política perdido num servidor, mas sim uma parte da cultura organizacional:
- Governança (conselho de diretores): a alta direção é responsável por estabelecer o tom do sistema, aprovando políticas e garantindo que os recursos sejam alocados para gerir os riscos de forma eficaz.
- Gerência (gestor de compliance): este papel envolve traduzir as diretivas da diretoria em ações concretas. Ele será responsável por supervisionar a implementação do programa e servirá como o principal especialista em assuntos regulatórios.
- Operacional (programa de compliance): engloba especificamente as políticas, os procedimentos e os treinamentos que guiam as atividades diárias dos funcionários. O objetivo é que essas ações se alinhem com padrões éticos e legais.
Com esses papéis definidos de maneira clara, sua empresa pode deixar de apagar incêndios e passar a ter uma postura proativa na adesão regulatória. Essa abordagem é a base do monitoramento da sua melhoria contínua, garantindo que o sistema possa evoluir conforme novas leis são sancionadas e a sua organização passa a encarar objetivos mais ambiciosos.
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O processo de gestão de compliance em 5 passos
Para estabelecer um programa de conformidade robusto, é necessário adotar uma abordagem sistemática de criação de tarefas diárias acionáveis. Ao utilizar o framework abaixo, sua organização pode dar início a um ciclo de vida estruturado que vai permitir aderência contínua.
1. Identificação de avaliação de riscos
A jornada deve começar com uma identificação minuciosa de todas as obrigações legais, regulatórias e contratuais que se aplicam ao seu setor e às regiões onde sua empresa opera. Assim que esses fatores forem identificados, suas equipes devem conduzir uma análise de lacunas e comparar suas medidas de segurança atuais com os requisitos mapeados — determinando vulnerabilidades críticas.
2. Desenvolvimento de políticas e controles
Armada com os dados da avaliação, sua organização deve criar uma documentação formal e políticas que servirão como a base para esforços de proteção de dados na empresa. Esta fase também envolve a implementação de controles técnicos específicos (ex.: criptografia) e administrativos (ex.: protocolos de acesso) para mitigar os riscos identificados anteriormente.
3. Treinamento e conscientização
As políticas só são efetivas se os colaboradores compreenderem seu papel na manutenção do compliance e na proteção de dados sensíveis.
Programas de treinamento frequentes e direcionados são essenciais para cultivar uma cultura de higiene cibernética. Isso garante que os funcionários não se tornarão o elo mais fraco da corrente.
4. Monitoramento contínuo e auditoria
É crucial ir além do modelo tradicional de auditoria pontual para manter a segurança em um ambiente dinâmico. Ferramentas de monitoramento contínuo oferecem visibilidade em tempo real da postura de segurança, permitindo que as organizações detectem desvios dos padrões estabelecidos imediatamente, em vez de aguardar uma revisão anual.
5. Resposta e correção
Quando os sistemas de monitoramento detectam um problema de não conformidade ou uma violação de segurança, a organização deve ter um plano de resposta a incidentes predefinido pronto para ser executado. Ações de correção ágeis não apenas limitam possíveis danos, mas também demonstram que foi feita a devida diligência aos reguladores durante investigações pós-incidente.
Qual o papel da tecnologia na gestão de compliance?
A implementação de um programa de compliance é um primeiro passo importante, mas a sua manutenção apresenta um conjunto de desafios completamente novo. Os líderes devem enfrentar um cenário de rápida evolução, onde novas regulamentações emergem enquanto as equipes internas precisam lidar com as demandas operacionais diárias.
Muitas empresas tentam lidar com esses desafios sem uma infraestrutura especializada, o que leva a uma comunicação fragmentada com falhas críticas no monitoramento. Essa falta de integração geralmente força as equipes a trabalharem com ferramentas desatualizadas, incapazes de suportar uma estrutura de conformidade moderna.
A armadilha dos processos manuais
A dependência de ferramentas manuais como planilhas e cadeias de emails gera um gargalo significativo para organizações em crescimento. Esses métodos estáticos são incapazes de acompanhar a natureza dinâmica das mudanças regulatórias em indústrias reguladas.
O risco de erro humano aumenta de maneira exponencial quando dados de compliance são armazenados em pastas digitais isoladas ou pastas físicas. O controle de versões vira um pesadelo sistema centralizado, podendo levar sua organização a usar políticas desatualizadas durante uma auditoria.
Ao cair na armadilha dos processos manuais, você corre riscos como:
- Falta de visibilidade em tempo real: métodos manuais não oferecem uma visualização atualizada do estado da conformidade em diferentes departamentos.
- Alta chance de erro humano: erros na inserção de dados em planilhas podem gerar uma falsa sensação de segurança ou permitir que falhas de segurança passem despercebidas.
- Gestão ineficiente de políticas: o compartilhamento de atualizações por email torna quase impossível o acompanhamento de quem leu e confirmou o recebimento de novos protocolos.
Problemas de escalabilidade: a sobrecarga administrativa torna-se incontrolável à medida que a organização se expande para novos mercados ou adota novas tecnologias.
Como um software de GRC ajuda na automação e na integração?
Para superar as ineficiências dos processos manuais, as organizações devem recorrer a soluções integradas de Governança, Risco e Compliance (GRC). Plataformas como o SoftExpert GRC são projetadas para centralizar essas funções críticas, substituindo as planilhas com fluxos de trabalho automatizados que agilizam a coleta de evidências e a distribuição de políticas.
Através da integração direta com ferramentas como ERPs e o Microsoft Office 365, a solução elimina os silos de dados para oferecer uma visualização unificada em tempo real da postura de compliance da empresa. Essa conectividade transforma a sua gestão de conformidade numa operação de gestão contínua, ajudando seu negócio a estar pronto para atender a padrões como ISO e SOX.
Conclusão
A gestão de compliance é marcada por uma jornada contínua de adaptação e vigilância. As legislações evoluem e novos riscos surgem, obrigando as organizações a se manterem ágeis para protegerem a integridade operacional.
Contar com processos manuais ou correções isoladas não é mais suficiente num ambiente corporativo que demanda transparência e agilidade. Os líderes devem reconhecer que o único caminho sustentável é começar a transição para um framework maduro e integrado.
O passo mais crítico é avaliar o nível de maturidade atual da sua organização e identificar as lacunas nos processos existentes. Agindo agora para implementar um sistema integrado, você transformar a conformidade num ativo estratégico resiliente para a sua empresa.
FAQ – Perguntas frequentes sobre gestão de compliance
Ficou com alguma dúvida sobre a temática do artigo? Não se preocupe, a seguir vamos trazer as perguntas e respostas mais frequências sobre gestão de compliance.
Qual é a diferença entre gestão de conformidade e gestão de riscos?
Embora estejam intimamente relacionadas, a gestão de riscos é uma disciplina mais ampla que aborda ameaças estratégicas, financeiras e operacionais. A gestão de conformidade é um subconjunto específico, focado na adesão a obrigações legais e regulatórias para evitar penalidades e problemas judiciais.
Quem é responsável pela conformidade em uma empresa?
A conformidade é uma responsabilidade compartilhada em toda a organização. No entanto, é tipicamente liderada por um diretor de conformidade (CCO) ou gerente de conformidade, com supervisão estratégica do Conselho de Administração e execução operacional pelos chefes de departamento e funcionários.
Por que a gestão de conformidade é importante para startups?
Para startups, uma conformidade robusta é essencial para evitar passivos futuros que possam prejudicar o crescimento. Ela também cria credibilidade com investidores e parceiros, garantindo que o negócio seja escalável e preparado para processos de due diligence durante rodadas de financiamento.
O que é um framework de conformidade?
Um framework de conformidade é um conjunto estruturado de diretrizes e melhores práticas — como ISO 27001, NIST ou SOC 2 — que descreve processos para proteger dados e gerenciar requisitos regulatórios. Ele serve como um modelo para estabelecer controles internos eficazes.
Com que frequência as políticas de conformidade devem ser revisadas?
As políticas devem ser revisadas pelo menos anualmente ou sempre que houver mudanças significativas nas regulamentações, nas operações do negócio ou na tecnologia. O monitoramento contínuo é igualmente crucial.
