Com a alta competitividade do mercado atual, a eficiência é um dos pilares mais importantes que propiciam e sustentam o sucesso de um negócio, seja qual for o segmento. Nesse cenário, a gestão de contratos é um assunto impossível de ser ignorado, não é mesmo? Por isso, elaboramos este guia completo sobre o gerenciamento de contratos.
O que é Gestão de Contratos?
Gestão de contratos inclui todo o ciclo de vida de um contrato, desde solicitações iniciais de propostas de fornecedores, cronogramas, avaliação de desempenho, datas de pagamento, vencimento do contrato e outras operações, como renovações. O processo de gerenciamento de contratos, desde a sua criação até a execução, deve ser acompanhado e monitorado para maximizar o desempenho operacional e mitigar riscos financeiros.
Qual a importância do gerenciamento de contratos?
Primeiramente, é preciso entender qual a função do contrato em uma transação comercial, seja ela de compra e venda de um produto ou de prestação de um serviço. O contrato é um documento legal que respalda administrativamente e juridicamente em uma negociação feita entre duas partes.
Nessa perspectiva, é o contrato que rege a efetivação de uma transação comercial, ao especificar como ela deve ser feita, definindo quais serão as sanções cabíveis caso alguma das partes descumpra as cláusulas que foram estipuladas previamente. O contrato tem a função de garantir o cumprimento do que foi acordado na negociação e proteção às partes envolvidas.
Porém, não basta apenas que a empresa tenha um processo de gestão de contratos, mas sim, que implemente meios eficientes para geri-los de maneira adequada ao lidar com clientes e fornecedores em suas atividades corporativas rotineiras.
Por que você precisa de um processo eficaz de contratos?
Os contratos formam a espinha dorsal de todo relacionamento que uma organização mantém com as partes interessadas, como fornecedores, parceiros e clientes.
Aqui estão algumas razões pelas quais você precisa de um processo eficaz de contratos:
- Redução de custos;
- Otimização do desempenho financeiro e operacional;
- Automatização dos processos contratuais;
- Aumentar a conformidade;
- Ampliar a capacidade de colaboração e o trabalho remoto;
- Extrair insights significativos de dados.
Vários exemplos mostram a importância do gerenciamento de contratos. Quando a empresa descumpre um prazo de entrega de produto ou serviço para um cliente por desatenção às datas estabelecidas no instrumento, ela terá que arcar com as sanções impostas no documento, as quais, na maioria das vezes, envolvem o pagamento de multa.
Desse modo, a implementação da prática tem algumas funções muito importantes para a empresa, tais como reduzir custos e evitar prejuízos, além de contribuir para a melhoria real dos lucros. O gerenciamento de contratos tem tudo para elevar a eficiência geral da companhia, o que ajuda ainda a melhorar a sua imagem diante de clientes e fornecedores.
Desburocratização de contratos com o SoftExpert
No método tradicional de tramitação contratual o processo de fechamento de um contrato tende a ser moroso e, em geral, pouco eficiente. Não por acaso, nesse formato, há a necessidade de impressão de versões do documento, deslocamento das partes, envio do instrumento e reuniões, o que torna a contratação extremamente burocrática.
Com o uso da Gestão de Contratos SoftExpert é possível implementar uma gestão moderna de contratos capaz de tornar a tramitação rápida e com menos custos para a empresa.
A oferta Gestão de Contratos SoftExpert proporciona a criação de contrato, garantindo a compliance e gerenciamento de riscos de forma eficiente, ágil e personalizada, atendendo a todas as fases do contrato, incluindo a criação do modelo e registro de contrato, aditivos, reajustes, workflow aprovação, assinatura (eletrônica) e arquivamento.
A ferramenta disponibiliza dashboard e indicadores de desempenho para análise e gestão do controle efetivo da carteira de contratos de sua empresa.
O processo modelado no SoftExpert Processo e automatizado no SoftExpert Workflow, com tabelas, campos e um formulário eletrônico padrão (SoftExpert Formulário), nestes, serão registradas todas as informações relevantes para o cadastro de contratos de forma detalhada, garantindo assim que as informações importantes não sejam esquecidas ou ignoradas, ele funcionará como guia, com campos pré-definidos, obrigatórios ou não.
No fluxograma há várias automações para a criação do documento, associação de anexos ao documento e do documento ao Workflow, dessa forma facilita o trabalho e otimiza o tempo para a criação do contrato.
Essa oferta conta também com portais e análises construídas pelo SoftExpert Analytics, centralizando todas as ações e informações em portais de acordo com o perfil do usuário.
A aplicação dessa ferramenta tem contribuído para acelerar e proteger os negócios no mundo todo. Em função disso, as empresas estão usando a Gestão de Contratos SoftExpert para tornar mais eficiente esse processo.
Um software completo de gerenciamento de contratos permite que os executivos entendam exatamente o que está acontecendo a partir de análises do desempenho dos contratos.
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