A gestão de documentos engloba todos os processos e as ações que uma empresa usa para gerenciar seus documentos com eficiência e segurança. Isso demanda uma estrutura definida e eficaz para criar, armazenar, organizar, controlar o acesso e descartar esse tipo de material — seja ele físico ou digital.
Dessa forma, a gestão eletrônica de documentos é fundamental para companhias que buscam não apenas ganhar eficiência, mas também estar em conformidade com as normas e regras de seus respectivos setores.
Continue lendo e descubra mais sobre o que é o gerenciamento de documentos, como ele pode ajudar sua empresa e dicas de como colocar isso em prática!
O que é gestão de documentos?
Como você já viu, a gestão de documentos é, basicamente, a prática de armazenar, organizar, analisar e (quando necessário) descartar esse tipo de material. Isso acontece não em um setor específico, mas em toda a empresa. Por isso, é fundamental contar com os processos estabelecidos, as ferramentas corretas e colaboradores preparados.
É claro que falar é fácil. Na prática, diversas companhias encontram desafios para fazer o gerenciamento de documentos de forma correta. Para evitar que isso aconteça com você, é fundamental adotar algumas medidas:
- Definir formatos e localizações padrão para cada tipo de documento.
- Estabelecer de que forma eles serão armazenados e acessados, bem como garantir que todos da empresa tenham conhecimento sobre isso.
- Certificar que os documentos mais usados tenham fácil localização e possuam um arquivamento rápido, assim agilizando as tarefas cotidianas.
- Organizar permissões de acesso para evitar que documentos sejam acessados ou usados por pessoas indevidas.
- Seguir as normas e regras pertinentes ao seu setor de atuação, tendo assim não apenas conformidade legal, mas também maior eficiência e segurança na gestão eletrônica de documentos.
Mas será que vale a pena passar por todo esse trabalho — e muito mais, como você verá mais adiante — para gerenciar documentos? Para acabar com quaisquer dúvidas, veja abaixo por que sua empresa precisa desse tipo de cuidado e o que pode ocorrer caso não tenha.
Qual a importância da gestão de documentos?
Pela descrição da gestão de documentos em si, já é possível perceber como ela é importante para uma companhia e os diversos benefícios que pode oferecer. Os principais são maior organização, eficiência, agilidade e segurança.
Além disso, essa prática também ajuda na tomada de decisões mais estratégicas, reduz custos operacionais, evita falhas ou erros e ainda impulsiona a qualidade do produto ou serviço oferecido.
Veja mais sobre as seis principais vantagens de fazer o gerenciamento de documentos:
- Organização e agilidade: Gerenciar os diversos documentos de uma empresa ajuda na localização e recuperação rápida de informações importantes. Através dessa prática, tudo tem seu lugar de armazenagem, uma forma de acesso e uma catalogação padrão, economizando muito tempo ao lidar com documentos. Como resultado, a empresa ganha eficiência e agilidade na operação.
- Segurança da informação: Essa gestão também protege as informações sensíveis contra perda, roubo, alteração ou mesmo acesso não autorizado. Assim, uma empresa conta com mais confidencialidade e integridade dos dados, bem como a rastreabilidade de tudo que foi adicionado, alterado ou apagado.
- Conformidade legal: Empresas de mercados altamente regulamentados, como saúde, alimentação e setor financeiro, precisam estar em conformidade com diversas leis. Garantir isso, bem como realizar as constantes atualizações dessas normas, fica mais fácil com a gestão apropriada de documentos. Dessa forma uma empresa pode evitar penalidades e ainda proteger sua reputação no mercado.
- Redução de custos: Quando é feita de forma digital, a gestão de documentos reduz o espaço físico necessário para armazenamento e diminui os custos associados à manutenção de arquivos físicos. Mesmo no caso do armazenamento físico, as boas práticas de gerenciamento ajudam a reduzir o custo causado por erros, perdas e avarias na documentação.
- Melhoria na tomada de decisões: A gestão sucedida dos documentos garante que todas as informações e dados presentes neles sejam precisos e atualizados. Isso gera insumos para a tomada de decisões mais informadas e estratégicas.
- Aumento da qualidade dos produtos/serviços: Esse benefício é uma soma de todos os outros. Afinal, ao ter documentos mais seguros, fáceis de usar, organizados e acessíveis por todos (que precisarem), sua operação fica mais eficiente, ágil e em conformidade. Consequentemente, seus produtos ou serviços têm mais qualidade.
Qual o risco da gestão inadequada de documentos?
Se por um lado a execução correta do gerenciamento de documentos ajuda as empresas a fortaleceram suas operações, por outro a falta desse controle acarreta problemas sérios.
Você não somente deixa de somar benefícios à sua operação, como pode prejudicar a eficiência dela, além de sofrer com problemas jurídicos. Veja abaixo alguns dos reflexos negativos que você evita ao realizar a gestão de documentos:
- Perda de Informações relevantes: a falta de gestão e controle pode fazer com que documentos importantes sejam extraviados ou até mesmo destruídos. Como resultado, sua empresa acabaria perdendo dados críticos pertinentes a diversas etapas da operação.
- Segurança Comprometida: informações sensíveis podem ser acessadas por pessoas não autorizadas quando não existe um controle rigoroso disso. Isso pode levar a vazamentos ou alterações de dados, fraudes e à perda de documentos.
- Não Conformidade Legal: é justamente essa alteração, perda ou vazamento de dados sensíveis que gera não conformidade com as regulamentações. Isso pode resultar em multas, penalidades e danos à reputação da organização.
- Ineficiência Operacional: ao não fazer a administração eficiente de documentos, sua empresa terá mais dificuldade em localizar arquivos, compartilhar informações e armazenar dados. Como consequência, há atrasos em processos e atividades, reduzindo a produtividade da companhia.
- Custos Elevados: por fim, ao mesmo tempo que a gestão de documentos reduz custos, a falta dela pode aumentá-los. Por exemplo, ter um armazenamento desorganizado eleva custos de manutenção e recuperação de documentos.
Ebook Grátis: O que é Processamento Inteligente de Documentos e como usá-lo
Quais são as principais ferramentas para a gestão de documentos?
Agora que você já conhece a importância de fazer uma boa administração de documentos — e os perigos de negligenciar isso —, é a hora de conhecer as melhores ferramentas para colocar esse controle em prática.
Há uma ampla gama de soluções para gerenciar documentos e arquivos. No entanto, tantas opções podem dificultar a escolha da mais adequada às suas necessidades.
Uma boa orientação geral é saber que cada uma das ferramentas conta com suas próprias funcionalidades e benefícios. Portanto, tenha muito claro qual a sua necessidade, como é a sua infraestrutura e possíveis pontos de dificuldade de implementação/uso da solução.
Para tornar essa tarefa mais fácil para você, elencamos abaixo as principais ferramentas para a gestão de documentos. Confira!
Armazenamento na nuvem
Ao utilizar a tecnologia de nuvem, também chamada de cloud, a empresa não armazena os documentos em suas próprias máquinas, mas sim em um ambiente virtual terceirizado. Por isso, uma das vantagens da computação em nuvem é poder guardar e acessar documentos de qualquer lugar, facilitando a organização e a colaboração.
No entanto, embora isso facilite a operação, também acarreta contratar um fornecedor externo para esse tipo de serviço. Isso reflete em investimento financeiro, bem como menor autonomia, customização e suporte do armazenamento.
Sistemas de Gerenciamento de Documentos (DMS)
Um Sistema de Gerenciamento de Documentos (DMS) é uma ferramenta projetada para armazenar, organizar e gerenciar documentos eletronicamente. Esse tipo de sistema permite que empresas criem, editem, compartilhem e controlem o acesso a documentos com eficiência e segurança.
Um DMS possibilita armazenar, controlar a versão, criar medidas de segurança e estipular formas de recuperação de documentos digitais. Dentro dos recursos mais comuns desse software, estão o armazenamento centralizado, controle de acesso, busca avançada, automação de fluxos de trabalho e controle de versão.
Com esses recursos, o DMS é muito usado por empresas que precisam gerenciar grandes volumes de documentos que não contam com uma complexidade muito elevada.
Assinatura eletrônica
Esse tipo de solução é mais utilizado por companhias que possuem necessidades mais básicas. Como o nome indica, o foco dessa ferramenta é em facilitar a assinatura de documentos eletrônicos, o que economiza tempo e reduz o volume de papel.
No entanto, é insuficiente quando a questão é o armazenamento, compartilhamento e o controle de acesso dos documentos. Logo, se você precisa de uma solução mais robusta, o melhor seria optar por outro tipo de sistema.
Digitalização e OCR
O Optical Character Recognition (OCR) é uma tecnologia que transforma diferentes tipos de documentos em dados estruturados, editáveis e pesquisáveis. Ou seja, com o OCR você captura as informações contidas em imagens digitalizadas de textos impressos, manuscritos ou mesmo em fotos capturadas por uma câmera.
Na prática, isso significa que você pode extrair informações de qualquer documento impresso ou manuscrito com rapidez e precisão. Dessa forma, economiza tempo e reduz significativamente o risco de erros manuais na conversão desses materiais.
No entanto, vale lembrar que o OCR pode converter texto impresso em texto digital, mas essa ferramenta não interpreta os dados contidos nesse texto. Isso fica a cargo do IDP, que você conhece abaixo.
Processamento Inteligente de Documentos (IDP)
O foco do Processamento Inteligente de Documentos (IDP) é automatizar a extração de informações de qualquer tipo de documento, não importa o formato, e interpretar esses dados extraídos.
Para isso, o IDP utiliza o OCR para transformar imagens de textos (PDFs, e-mails, fotos etc.) em dados manipuláveis. Além disso, ele analisa o contexto, classifica os dados e extrai informações valiosas. E tudo isso acontece automaticamente.
Além disso, o IDP pode analisar textos manuscritos, imagens digitalizadas e muito mais. Com essa ferramenta, os dados são extraídos automaticamente, classificados e integrados ao sistema da sua empresa em minutos.
Completando esse tipo de ferramenta, muitas vezes há também a implementação de inteligência artificial, que aprende com o tempo. Assim, quanto mais a tecnologia é usada, melhor ela fica em reconhecer e processar diferentes tipos de documentos.
Como resultado, o IDP reduz muito o tempo gasto no processando de documentos e a incidência de erros humanos.
Ferramenta de ECM
De todas as opções citadas até aqui, um software de ECM é considerado a solução mais abrangente e completa. Ele permite que as empresas gerenciem todo o ciclo de vida de seus conteúdos e documentos. Isso inclui captura, armazenamento, gerenciamento, preservação e entrega de informações provenientes de diversos formatos de documentos.
Ele centraliza todo o conteúdo organizacional, permitindo criar, capturar, gerenciar, armazenar, preservar e compartilhar quaisquer documentos e registros. Isso reduz o trabalho com papel, evita falhas e desvios relacionados ao gerenciamento de documentos e impulsiona a agilidade e a eficiência operacional.
Ou seja, o grande diferencial do ECM é a sua robusteza que permite uma gestão completa sem deixar de mão a eficiência e a segurança. Ele incorpora todas as outras ferramentas citadas antes, e assim permite:
- Coletar e digitalizar documentos físicos e eletrônicos, classificando e indexando tudo automaticamente;
- Armazenar documentos em repositórios centralizados, o que fortalece a segurança e a conformidade legal;
- Gerenciar o conteúdo facilitando o acesso, a edição e o compartilhamento dos documentos entre os colaboradores, o que impulsiona a colaboração e a produtividade nas equipes;
- Automatizar fluxos de trabalho e tarefas repetitivas, como aprovações e arquivamentos, aumentando a eficiência operacional;
- Criar políticas de acesso, retenção e arquivamento para resguardar a integridade e a disponibilidade da documentação;
- Utilizar ferramentas de análise para monitorar o uso e a eficácia dos documentos e processos, ajudando na tomada de decisões estratégicas.
Com um ECM, uma companhia fortalece a segurança digital e o compliance. Para isso, basta escolher uma solução de ECM que esteja em conformidade com padrões internacionais, como o ISO 9001 e o FDA 21 CFR Part 11.
Veja também: Ebook grátis com dicas para aprimorar a gestão de documentos
Conclusão
A gestão de documentos não é apenas uma tendência, mas sim uma necessidade para empresas que buscam eficiência, segurança e conformidade ao lidar com diversas formas de documentos e arquivos.
Ao adotar um sistema de gerenciamento eletrônico, sua empresa pode reduzir custos, melhorar a produtividade e garantir que informações críticas estejam sempre acessíveis e protegidas. Com a tecnologia certa, você proporciona um ambiente de trabalho mais ágil e colaborativo.
Buscando mais eficiência e conformidade em suas operações? Nossos especialistas podem ajudar a identificar as melhores estratégias para sua empresa com as soluções da SoftExpert. Fale com a gente hoje mesmo!
