A gestão de mudanças é uma abordagem sistemática para lidar com a transição ou a transformação dos objetivos, processos ou tecnologias de uma organização. Ela envolve a preparação e o apoio a colaboradores, líderes e equipes durante o processo de alterações na organização.
O principal objetivo da gestão de mudanças é implementar estratégias para controlar as transformações e ajudar as pessoas a se adaptarem a elas. Para alcançar isso, as empresas precisam planejar como implementar, monitorar e acompanhar o sucesso das mudanças planejadas.
As atividades de gestão de mudanças podem tratar tanto de projetos individuais quanto de programas mais ambiciosos, como a transformação digital de uma organização. Os esforços de transformação envolvem as equipes de gestão e outros stakeholders, com o engajamento dos colaboradores sendo essencial para seu sucesso.
Se você quer fazer uma gestão de mudanças do jeito certo, role sua tela para baixo e continue lendo nosso artigo. Também vamos falar para que serve essa abordagem e quais as suas diferentes metodologias.
Para que serve a gestão de mudanças
A abordagem serve para preparar, apoiar e equipar os funcionários para lidarem com transformações dentro de uma organização. Essa necessidade tem se tornado cada vez maior conforme as empresas estão passando por mudanças cada vez mais rápidas e complexas.
A gestão de mudanças funciona de maneira complementar à gestão de projetos. Só que, enquanto a administração de iniciativas foca no lado técnico da transformação, a outra abordagem tem ênfase nas pessoas da organização.
Dentro desse contexto, a gestão de mudanças serve para permitir que sua organização adote as transformações de maneira mais rápida, mais completa e mais proficiente. A abordagem facilita que seus stakeholders se mantenham engajados mesmo durante as alterações mais disruptivas.
Para completar, ela ajuda seus colaboradores a entenderem por que as mudanças estão acontecendo. Os funcionários então têm o tempo e as ferramentas para se engajarem com as transformações, sentindo-se ouvidos e apoiados.
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Metodologias de gestão de mudanças
Em processos difíceis como são as mudanças organizacionais, é muito importante se ter um ponto de partida. Para encarar um desafio desse tamanho, você pode contar com diferentes metodologias que vão te guiar nesse processo.
Confira abaixo os melhores modelos de gestão de mudança para o seu negócio:
1. Modelo 7S de McKinsey
Este framework foi desenvolvido por consultores da firma de consultoria empresarial norte-americana, McKinsey & Company. Ele convida você a dividir o seu programa de mudança em sete componentes — começando da estratégia e terminando com a equipe envolvida.
O Modelo 7S de McKinsey é mais indicado para empresas de grande porte, especialmente aquelas que estão enfrentando transformações estratégias ou em processo de fusão corporativa. Ele pode ajudar os líderes da sua empresa a realinharem diversos componentes organizacionais de modo a suportar as mudanças desejadas.
A seguir você confere todos os 7S de McKinsey e o que eles significam:
- Estratégia. O que a sua empresa está tentando fazer para ter vantagem competitiva sobre a concorrência. Geralmente se manifesta na forma de um plano de negócios desenvolvido através de uma curadoria competente.
- Sistemas. Onde são descritos os processos formais e as ferramentas usadas dentro das ações rotineiras de uma empresa. Inclui sistemas de tecnologia, processos de avaliação de desempenho e controles orçamentários.
- Estrutura. Aqui você define como a sua empresa está organizada, incluindo como as tarefas são divididas, quem está em qual equipe e quais são os líderes desses times.
- Estilo. Descreva a abordagem de liderança e de gestão dentro da sua companhia. Tente resumir a cultura da organização dentro do código de conduta informal que foi estabelecido a partir da maneira como as pessoas se comunicam e tomam decisões.
- Habilidades. São o conjunto das capacidades e competências dos funcionários de uma empresa. As habilidades é que permitirão que a organização atinja seus objetivos.
- Valores compartilhados. Anote as crenças e os princípios que guiam a tomada de decisão na sua companhia. Aproveite para revisar os valores, a missão e o objetivo da sua corporação.
- Equipe. Envolve a gestão de colaboradores e de todos os recursos humanos da empresa. Inclui recrutamento, treinamento e sistemas de recompensa.
A partir dessas anotações, identifique as áreas que não estão alinhadas de maneira efetiva e defina uma estrutura ideal para sua organização. Depois disso, você deve decidir quais mudanças precisam ser feitas e colocar a mão na massa para executá-las de fato.
2. Oito passos de Kotter
Sete passos não são o suficiente para você? Então convidamos você a tentar os oito passos de Kotter! Desenvolvidos pelo professor de administração de Harvard, John Kotter, eles focam no aspecto psicológico das pessoas envolvidas no processo de mudança.
Este método é indicado para empresas de todos os tamanhos que estejam prestes a passar por mudanças em suas iniciativas. Isso pode incluir transformações digitais ou reformulações em sua cultura.
Veja abaixo todos os passos descritos pelo professor de Harvard:
- Crie um senso de urgência. Busque criar uma movimentação interna que empolgue os membros da sua organização. Ofereça a eles uma visão clara e atraente do futuro, inspirando-os a agir com paixão e senso de propósito.
- Forme uma coalização poderosa. Convença os seus liderados que a mudança é necessária. Una-se a pessoas influentes dentro da organização para criar uma coalização para a mudança — o poder desses colegas vem de diferentes fontes, como cargo, expertise, status e importância política.
- Forme uma visão estratégica. Ligue os conceitos mais abstratos que surgirem no seu brainstorming a uma visão geral com a qual as pessoas possam dialogar. Isso vai ajudar as pessoas a entenderem por que você está pedindo algo delas.
- Comunique a sua visão. Explique bem como o futuro será diferente do que passado. Conquiste os colaboradores explicando como você pretende transformar em realidade através de iniciativas o futuro que você projetou para eles.
- Remova os obstáculos. Identifique processos ou estruturas que estão atrapalhando a mudança e trabalhe com líderes para alterá-los ou eliminá-los. Reconheça e recompense pessoas que estão fazendo a transformação acontecer, ao passo em que mostra a necessidade da evolução para quem está mais resistente.
- Crie conquistas de curtos prazo. Além do seu grande objetivo de longo prazo, também convém criar metas com deadlines mais imediatos. Assim você evita que críticos ou pessoas com visão negativa do processo acabem afetando o progresso da operação.
- Consolide a transformação. De acordo com John Kotter, muitos projetos acabam falhando por declararem a vitória cedo demais. Depois de cada vitória de curto prazo, analise o que deu certo e o que precisa melhorar. Defina objetivos para aproveitar o embalo das evoluções já conquistadas.
- Crie a mudança. Certifique-se de que as mudanças feitas sejam incorporadas na cultura da organização de maneira profunda. Reforce os novos comportamentos, avalie os processos e colabore com as lideranças para a manutenção da transformação.
Ao final dos oito passos de Kotter, você deverá ter um roadmap que vai lhe ajudar a navegar pelo processo complexo que é a mudança organizacional.
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3. Modelo de Lewin
Desenvolvido pelo psicólogo alemão, Kurt Lewin, nos anos 1940, este método possui três passos: descongelamento, movimento e recongelamento. Ele funciona a partir de uma analogia com um cubo de gelo.
Suponha que você quer transformá-lo num cone de gelo. Para isso, você precisa derreter o cubo para garantir que ele esteja suscetível a mudanças. Essa é a fase de descongelamento.
Só depois que você consegue moldar a água resultante desse processo na forma que você deseja — o movimento. Finalmente, você consegue congelar novamente essa água, formando o cone de gelo num processo de recongelamento.
Veja um resumo de como funcionam esses três passos num ambiente corporativo:
- Descongelamento. Prepare sua organização para aceitar que a mudança é necessária. Desenvolva uma mensagem atraente que resuma por que a maneira atual de fazer as coisas não está funcionando e precisa ser modificada. Cite fatores tangíveis como queda nas vendas, feedbacks ruins de clientes ou resultados financeiros aquém do esperado.
- Movimento. Explique para os colaboradores como a mudança vai beneficiá-los e trazer transformações positivas para a companhia como um todo. Dê a eles o tempo necessário para entender o que está acontecendo e comunique bem cada passo do processo antes e durante sua implementação.
- Recongelamento. Sua empresa estará pronta para entrar nesta fase quando as pessoas tiverem assimilado as novas formas de trabalhar. Outro grande sinal que aponta para isso é a sua companhia ter uma estrutura organizacional estável com descrições consistentes para cada cargo.
Ao chegar no estágio de recongelamento, você deve trabalhar para estabilizar os novos modos de operação da sua organização. Isso evita que seus colaboradores fiquem presos numa armadilha de transição sem fim, onde não executam as tarefas nem do jeito antigo e nem do jeito novo.
Um passo importante é celebrar o sucesso da mudança, o que vai trazer uma sensação de encerramento de ciclo para as pessoas. Crie sistemas de feedback para entender o que está apoiando a transformação após o recongelamento e quais são as barreiras para sustentá-la.
Leia mais: O que é controle de mudanças e como implementá-lo na sua empresa
Como fazer uma gestão de mudanças de sucesso
Se você chegou até aqui, já deve ter escolhido a metodologia que faz mais sentido para o momento da sua organização e para a transformação desejada. Então agora vamos dar dicas mais gerais para você saber como fazer uma gestão de mudanças de sucesso e levar sua empresa para o próximo nível!
1. Defina estruturas de governança claras
Uma pesquisa da McKinsey & Company — sim, aquela mesma do modelo 7S — aponta que programas com estruturas de governança bem definidas têm 6,4 vezes mais chances de serem bem-sucedidos. O recomendado é que você institua um comitê de mudanças, geralmente chamado de Comitê Consultivo de Mudanças (CAB).
Para que isso dê certo, é preciso ter apoio da liderança executiva, colaboração dos C-levels e donos de iniciativa (IOs) para cada departamento ou equipe. O CAB será responsável por criar processos para vetar os priorizar transformações, assim como implementar os procedimentos que vão tornar tudo isso realidade.
2. Colete feedback dos colaboradores
Uma parte fundamental de qualquer processo de evolução é falar com os trabalhadores da linha de frente. Eles serão os mais impactados por qualquer transformação que acontecer na sua empresa.
Os comentários deles vão ajudar você a entender o cenário atual da corporação e o apoio que os funcionários precisarão durante o processo de mudança. Eles também saberão dizer melhor como o status quo impacta suas operações de maneira negativa, além de demonstrar quais mudanças podem melhorar a rotina de trabalho deles.
3. Determine como implementar a transformação
Você deve determinar o modo de implementação com base no tamanho do projeto, no número de pessoas impactadas, no risco envolvido e nos seus recursos de TI. A partir dessas informações, você deve escolher entre os métodos Linear, Geométrico ou de Big Bang.
No primeiro, as alterações são promovidas de maneira gradual e sequencial. No segundo, você implementa as transformações em ondas cada vez maiores. Para finalizar, o Big Bang é a opção que exige mais recursos e o maior risco, pois você promove todas as mudanças de uma só vez num curto período.
4. Faça uma comunicação em múltiplos canais
A firma especializada em gestão de mudanças, Prosci, publicou uma pesquisa apontando que 58% dos funcionários preferem receber comunicações sobre impactos pessoais da mudança diretamente de seus supervisores. Enquanto isso, 11% preferem ouvir essas atualizações dos chefes de seus departamentos — menos de 10% querem ser atualizados por CEOs, gerentes sêniores ou líderes de RH.
Quando o assunto é mudanças organizacionais, a situação se inverte. 37% preferem que o anúncio venha do CEO, ao passo que 27% querem ouvir de líderes executivos. Fecham a conta os gerentes sêniores (10%) e chefes de departamento (10%).
Mantenha seus colaboradores atualizados sobre as mudanças através de canais como:
- Anúncios dentro do seu software de gestão empresarial, como o SoftExpert Suite
- Plataformas de comunicação corporativa (Microsoft Teams, Slack etc.)
- Emails
- Reuniões gerais ou de departamento (online ou presenciais)
Leia mais: O que é gestão de processos e que vantagens ela traz para seu negócio
5. Monitore o progresso e a adoção dos colaboradores
O Comitê Consultivo de Mudanças deve monitorar o progresso das iniciativas de transformação e acompanhar as métricas de adoção e sucesso. Para isso, é importante fazer uma correlação entre o projeto de mudança e as métricas de negócio.
Fique de olho no tempo necessário para completar as tarefas, aumento de receitas e redução de riscos, entre outros fatores. Isso vai permitir que você confirme que as mudanças tiveram o efeito desejado, evitando consequências indesejadas.
Aproveite os insights que surgirão a partir dos monitoramentos para orientar a sua abordagem em relação ao processo transformativo. Promova mudanças em projetos que não estão funcionando como desejado, trabalhando em conjunto com o CAB e os líderes de equipe para deixar tudo dentro dos trilhos.
6. Promova uma cultura que abrace a mudança
Desenvolva processos bem documentados e procedimentos de transferência de responsabilidade, elementos essenciais para garantir a continuidade e a eficiência das operações. Faça treinamentos regulares com seus colaboradores e crie repositórios de informação que sejam fáceis de acessar, tragam o contexto necessário e sejam atualizados com frequência.
Crie canais de feedback com os seus colegas para que eles possam compartilhar opiniões e sugestões, alinhando a transformação com as necessidades e expectativas da equipe. Tenha múltiplas formas de comunicação abertas entre os colaboradores e a equipe de TI, permitindo que eles tenham acesso a suporte em caso de dificuldades no uso de novas ferramentas e software.
Conclusão
A gestão de mudanças é a abordagem que vai ajudar a sua organização a se adaptar e prosperar em um ambiente competitivo e de constante transformação. Ao utilizar metodologias comprovadas, como o Modelo 7S da McKinsey, os Oito Passos de Kotter ou o Modelo de Lewin, as empresas podem garantir uma transição mais suave e bem-sucedida.
Os principais benefícios da gestão de mudanças incluem:
- Preparação e apoio aos colaboradores
- Controle e monitoramento das mudanças
- Adoção facilitada de novos processos, tecnologias e formas de trabalhar
- Alinhamento de elementos de apoio às transformações
Para uma gestão de mudanças eficaz, é crucial estabelecer estruturas de governança claras, coletar feedback dos colaboradores e definir uma abordagem de implementação adequada. Além disso, promover uma cultura que aceite e abrace a mudança é fundamental para garantir a sustentabilidade das transformações.
A gestão de mudanças não é apenas sobre processos ou tecnologias. É, acima de tudo, sobre pessoas e sobre como ajudá-las a navegar pelas transições de forma segura e produtiva. Ao promover uma cultura que valoriza a adaptabilidade e o aprendizado contínuo, sua organização estará mais bem posicionada para enfrentar as mudanças de hoje e de amanhã.
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