Gestão Eletrônica de Documentos (GED) em 2025: integrada, inteligente e preditiva

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é um sistema digital que centraliza o armazenamento, a organização e a recuperação de informações corporativas, substituindo documentos físicos por registros eletrônicos mais seguros e acessíveis. Ela serve para otimizar a eficiência, a segurança e a conformidade ao passo em que permite uma colaboração fluida entre as equipes.

A gestão de documentos tradicional enfrenta desafios significativos, como:

• Processos manuais demorados
• Sistemas fragmentados e desconectados
• Dificuldade em lidar com grandes volumes de dados
• Incapacidade de atender a regulamentações recentes de forma ágil
• Falta de integração, análise de dados em tempo real e escalabilidade

Para lidar com esses problemas, é fundamental usar uma ferramenta como o SoftExpert Document. Ele oferece soluções avançadas como automação impulsionada por IA e fluxos de trabalho centralizados.

Seus recursos integrados servem para otimizar a conformidade e a adaptabilidade da sua empresa, incluindo assinaturas eletrônicas com o D4Sign, atualizações de metadados preditivos e gestão inteligente de containers.

Nos próximos anos, a tendência é a GED incorporar funcionalidades avançadas, tais como:

• Uso de IA para insights preditivos
• Mitigação de riscos proativa
• Automação de processos de ponta a ponta

Continue lendo para descobrir como o futuro da gestão de documentos vai empoderar a sua organização!

Por que a gestão de documentos tradicional não atende mais às demandas do mercado?

Métodos convencionais de gestão de documentos se tornaram fardos para a competitividade das organizações. Estamos falando de coisas como espaço de armazenamento físico, controle manual e processos desconexos.

Esses elementos não têm mais lugar num mercado que demanda agilidade, segurança robusta e sustentabilidade. Afinal, eles acabam por perpetuar custos ocultos, vulnerabilidades operacionais e barreiras para a inovação.

Leia mais: O papel das tecnologias de ECM no controle de documentos

Custos operacionais

Uma dessas barreiras é a parte de gastos operacionais. Isso porque sistemas tradicionais dependem de processos manuais como a busca por documentos físicos, a necessidade de fazer impressões com frequência e necessidade de armazenar papéis. O resultado é um aumento nos custos com espaço físico e outros recursos.

A falta de automatização e de uma categorização inteligente atrasam operações críticas, impactando a produtividade e a escalabilidade.

Segurança e conformidade

Os documentos físicos estão vulneráveis a serem perdidos, sofrerem com acesso não autorizado e serem vítimas de desastres naturais. Além de tudo, eles ainda tornam as auditorias mais complicadas.

Regulamentações como a GDPR europeia e a LGPD brasileira requerem rastreabilidade e controle granular aos acessos. Ambos os requisitos são inviáveis de se atender com métodos convencionais.

Colaboração com mobilidade

Modelos tradicionais atrapalham o trabalho remoto e a colaboração em tempo real, levando a versões de arquivos incompatíveis e atrasos nas aprovações.

A falta de uma integração com ferramentas digitais — como e-assinaturas e plataformas cloud — limita a agilidade exigida pelos competitivos mercados globais.

Inovação e sustentabilidade

Os sistemas legados apresentam limitações críticas:

• Não suportam tecnologias novas como IA para extração de dados ou blockchain para autenticações (ambas essenciais para análise preditiva e segurança avançada).
• Consomem recursos naturais como papel e energia, prejudicando objetivos de ESG.

Enquanto isso, as soluções digitais reduzem as emissões e os custos operacionais. Diante dessas limitações estruturais, a migração para uma gestão eletrônica de documentos (GED) integrada torna-se imperativa para a competitividade empresarial.

Neste contexto, compreender como a GED funciona na prática — unindo automação, inteligência artificial e governança preditiva — é o primeiro passo para transformar documentos de passivos operacionais em ativos estratégicos.

Continue lendo: Como um software de gestão de arquivos pode ir além de apenas armazenar itens

Como funciona a gestão eletrônica de documentos?

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) opera através da captura inteligente e da indexação automatizada, transformando dados não estruturados em ativos digitais estratégicos. Nos melhores sistemas de GED, o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) é impulsionado pela Inteligência Artificial (IA) para extrair dados, metadados e contexto de arquivos, emails ou formulários escaneados.

Enquanto isso, algoritmos de machine learning podem classificar os documentos com base no conteúdo, no seu propósito ou nos requisitos regulamentares.

Assim que forem digitalizados, os documentos passam a habitar um repositório centralizado em nuvem que garante uma recuperação instantânea. Os principais métodos de categorização incluem:

• Marcação por metadados: ID do cliente, nome do projeto, data de expiração)
• Busca por texto completo impulsionada por Processamento de Linguagem Natural (PLN)
• Controle de versões com rastreamento de revisões e aprovações
• Regras automatizadas de retenção que garantem o cumprimento dos prazos regulatórios

A automação de fluxos de trabalho, então, simplifica as operações: regras predefinidas direcionam documentos para revisão, assinaturas eletrônicas ou arquivamento.

Enquanto isso, ferramentas de colaboração em tempo real permitem que vários usuários editem, comentem ou aprovem arquivos simultaneamente. Isso elimina conflitos de versão e acelera processos como finalização de contratos ou respostas a auditorias.

Por fim, análises avançadas e integração transformam documentos em ferramentas estratégicas: a IA identifica tendências ou anomalias no uso de documentos, enquanto APIs conectam o sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) a sistemas ERP, CRM ou de conformidade. Opções de verificação com blockchain também podem ser usadas para garantir auditorias à prova de adulterações, e backups automatizados com criptografia podem assegurar a segurança ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.

Como o SoftExpert Document reimagina a Gestão Eletrônica de Documentos na prática?

As empresas lutaram por anos com as limitações da gestão tradicional de documentos — papéis criando caos, vulnerabilidades de segurança e bloqueios de colaboração que interferem na capacidade de inovar. Esses sistemas antigos drenam recursos, expõem as organizações a riscos de compliance e ainda deixam de aproveitar os benefícios que a IA e as automações trazem para os fluxos de trabalho.

Mas existe uma solução que transforma essas dores em oportunidades. Nesta seção, vamos falar sobre como o SoftExpert Document, a partir da sua versão 2.2.4, oferece a você a nova geração da GED. Da automação impulsionada por IA à garantia de conformidade, você vai descobrir inovações que vão redefinir o que a governança de documentos pode atingir.

Aprimoramentos na estrutura de relacionamentos

A partir da versão 2.2.4, o módulo de documento passou a ter uma abordagem simplificada para a associação de componentes do sistema. Antes, os usuários precisavam navegar por múltiplas telas para fazer essas conexões. Isso criava uma complexidade desnecessária e consumia muito tempo.

Para resolver isso, foi criado um painel unificado de relacionamentos. Ali são exibidas todas as associações possíveis, tudo num único workspace. Usando uma interface intuitiva, os usuários podem selecionar o tipo de conexão e o item a ser conectado. Desse modo, as operações são executadas sem travas e o fluxo de trabalho não é interrompido.

As conexões são categorizadas pelos filtros “Associado”, “Criou” e “Criado por”, podendo ser visualizadas em formato de lista ou de cards.

Um grande diferencial é a possibilidade de gerar novos itens diretamente do novo painel. Você pode criar desde recursos simples até fluxos de trabalho completos. Isso melhorar a interoperabilidade entre módulos e leva a sua eficiência operacional a um novo nível.

Descrições automatizadas impulsionadas por IA

O SoftExpert Document integra Inteligência Artificial para facilitar a criação de documentos comerciais. Ele permite a geração de descrições automatizadas de remessas e de protocolos de cópia, acelerando a criação de registros e minimizando erros manuais.

Essa novidade está disponível de forma exclusiva para clientes da edição Cloud que usam o módulo SoftExpert Copilot. Vale notar que o administrador do sistema pode habilitar o recurso através da API “Gen AI & NLP” na Central de integrações (COP010). Assim, você desbloqueia todo o potencial desta tecnologia.

Assinatura digital simplificada com D4Sign

Começando na versão 2.2.4, o SoftExpert Document passa a ter integração nativa com a plataforma de assinatura eletrônica e digital D4Sign. Essa parceria permite a formalização e a segurança de documentos com validade jurídica completa, tudo dentro do ambiente de gestão de documentos.

Os usuários podem escolher entre dois modelos de assinatura: ação manual ou via solicitações automatizadas ativadas por workflow. Isso tudo é feito através do sistema da SoftExpert, oferecendo uma flexibilidade operacional para diversas necessidades corporativas.

Saiba mais sobre as integrações de assinatura eletrônica do SoftExpert Documento:

• Assinatura eletrônica com SoftExpert Documento e Clicksign
• Assinatura eletrônica com SoftExpert Documento e DocuSign
• Assinatura eletrônica com SoftExpert Documento e SignON

Otimizações no gerenciamento de containers de arquivos

O módulo permite gerenciar complexos containers de documentos, oferecendo maior controle e aumentando a eficiência da sua organização. Por exemplo, você pode adicionar descrições para orientar seus colegas, incluindo textos explicativos na estrutura das pastas. Essa explicação estará visível sempre que a pasta for acessada, garantindo conformidade com os padrões estabelecidos.

Além disso, o sistema permite que você use um controle de acesso hierárquico para restringir o upload de arquivos a subpastas específicas. Você pode evitar que arquivos sejam enviados para a pasta raiz de um projeto, permitindo apenas uploads nas suas subpastas.

A visualização avançada expande a sua interface para além das informações básicas ao exibir os arquivos eletrônicos associados. Isso proporciona uma visibilidade completa para o seu conteúdo.

O contador de arquivos agora exibe a quantidade de documentos por pasta e o total presente no container. Isso auxilia sua empresa a controlar o volume de arquivos eletrônicos.

Para completar, a opção de “copiar estrutura” vai economizar o seu tempo ao recriar hierarquias idênticas. Ela preserva todos os parâmetros e configurações da estrutura original.

Atualização manual dos metadados de documentos

A versão 2.2.4 introduz uma funcionalidade que possibilita a edição imediata das informações descritivas dos arquivos. Esta alternativa elimina a necessidade de aguardar o processamento automático do sistema quando ocorrem modificações nos dados associados aos documentos.

Para usar, navegue até o menu Documento > Documento (DC010), escolha o arquivo relevante e acione o comando “Abrir dados”. Dentro da seção “Arquivo eletrônico”, localize o item necessário e selecione “Ações > Atualizar metadados” conforme demonstrado na ilustração a seguir.

O sistema solicitará confirmação antes de executar a modificação das propriedades do arquivo.

Os pré-requisitos para a operação são os seguintes:

• Ativação da permissão para edição de documentos aprovados (Configurações > Parâmetros Gerais DC035 > Aba Documento)
• Ausência de assinatura digital definitiva no arquivo
• Configuração prévia de exportação de metadados na categoria documental
• Formatos compatíveis: documentos do pacote Office (.doc, .docx, .xls, .xlsx) ou OpenDocument (.odt)

Essa novidade traz algumas vantagens, como:

1. Controle imediato sobre informações cadastrais
2. Flexibilidade para correções pontuais
3. Otimização do fluxo de trabalho documental
4. Manutenção da integridade dos registros

Edição de documentos e planilhas pelo Microsoft OneDrive

Você pode editar diretamente arquivos nos formatos .doc, .xls, .ppt e .pps através do Microsoft OneDrive. O sistema realiza automaticamente a conversão para formatos modernos equivalentes, como .docx, garantindo compatibilidade e preservando todo o conteúdo original.

Para utilizar este recurso, é necessário ter a integração com o OneDrive ativada e a opção de conversão para PDF configurada no sistema. A funcionalidade está disponível exclusivamente para arquivos com as extensões mencionadas (.doc, .xls, .ppt e .pps).

Acesso rápido às aprovações de documento

A experiência de aprovação documental foi redesenhada para maior agilidade. Todas as informações relevantes sobre validações foram concentradas em um único local acessível através do menu principal de documentos (DC010).

Na prática, os usuários podem:

• Selecionar qualquer documento listado
• Acessar instantaneamente o painel de aprovações
• Visualizar o histórico completo
• Realizar novas validações

As vantagens dessa nova interface incluem:

• Navegação simplificada em poucos cliques
• Visibilidade total do status de aprovações
• Processo decisório acelerado
• Redução de etapas burocráticas

Download de arquivos eletrônicos com marcações

O sistema oferece a possibilidade de baixar arquivos digitais contendo todas as observações e comentários adicionados. Quando o usuário seleciona a função “Visualizar arquivo com anotações”, o ambiente exibe as marcações realizadas e disponibiliza um novo botão para “Exportar PDF com anotações”.

Esta inovação garante que:

• Todas as observações permaneçam visíveis no arquivo exportado
• O compartilhamento de documentos anotados seja mais eficiente
• O histórico de modificações e comentários fique preservado
• A rastreabilidade das alterações seja mantida integralmente

Preenchimento de atributos de documentos no SoftExpert Processo

Quando você seleciona a função “Criar documento homologado” dentro de uma atividade de processo no SoftExpert Suite, pode definir como os campos do documento serão preenchidos. Dessa forma, sempre que o fluxo de trabalho for iniciado, o documento gerado automaticamente terá suas informações completadas durante a realização da tarefa correspondente.

Nova tela principal para os menus Exportação de metadados e Validade

A versão 2.2.4 do SoftExpert Suite apresenta uma interface principal renovada e mais atual, com filtros aprimorados e um novo sistema de listagem para simplificar a administração dos dados.

Além de adicionar novos itens manualmente, é possível modificar registros um a um, atualizar status e remover múltiplos itens de uma só vez. Essas melhorias visam otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade na gestão.

Essas são as telas que foram reformuladas:

Assinatura automática

• Certificado (DC058)
• Lista de assinantes (DC059)

Distribuição de cópias

• Modelo (DC064)
• Motivo (DC047)

Documento

• Exportação de metadados (DC052)
• Marca d’água (DC045)
• Tabela de temporalidade (DC042)
• Validade (DC044)

Revisão

• Motivo (DC038)

Guia de remessa

• Meio de envio (DC049)

Vale lembrar que a funcionalidade de “Pedir à IA” só está disponível nos menus Motivo (DC047), Motivo (DC038) e Meio de envio (DC049). É necessário o cliente ter a licença do SoftExpert Copilot para usá-lo.

Evolução do histórico de documentos

Para oferecer maior clareza no processo de cadastro e na liberação de revisões de documentos, otimizamos o histórico para mostrar a origem da criação do arquivo e o método utilizado para aprovar sua revisão.

Agora, é possível identificar com precisão se o documento foi gerado via:

• Importação via planilha
• Importação pela tela Acompanhamento de importação (DI013)
• Integração via web service

Além disso, é possível verificar como se a revisão foi liberada:

• Pelo botão Liberar revisão
• Através de web service

Essa atualização amplia a rastreabilidade e a transparência dos registros, simplificando a análise e o gerenciamento das operações.

Novos relacionamentos exibidos no documento

Para resolver a dificuldade em localizar os registros associados a documentos que impediam sua exclusão, o SoftExpert Document centraliza as relações e inclui a seção “Onde é usado” na aba “Relacionamento”.

Nessa área, é possível verificar todas as conexões do documento, incluindo:

• Arquivos modelo vinculados
• Widgets utilizados em portais

Essa melhoria proporciona maior controle e transparência sobre as dependências dos documentos, simplificando sua gestão!

O SoftExpert Document vai além da gestão documental convencional ao transformar fluxos fragmentados em ecossistemas unificados. Através dele, IA e design intuitivo convergem para eliminar gargalos históricos.

Cada recurso — das associações centralizadas às análises preditivas — opera como engrenagem de um mecanismo maior que não só resolve deficiências operacionais, mas transforma documentos como ativos dinâmicos de inteligência empresarial.

Essa reengenharia da GED materializa o futuro antecipado no início deste artigo: uma governança documental que é simultaneamente escudo contra riscos, alavanca para inovação e catalisadora de sustentabilidade. Isso tudo pavimenta o caminho para decisões ágeis em ambientes de negócios complexos.

Conclusão

A migração para sistemas modernos de Gestão Eletrônica de Documentos tornou-se imprescindível diante das deficiências dos métodos tradicionais, que perpetuam custos ocultos e vulnerabilidades operacionais.

A Gestão Eletrônica de Documentos surge como solução estratégica para unificar dados, garantir conformidade regulatória e viabilizar a escalabilidade empresarial. Sua adoção elimina barreiras à inovação e à colaboração remota, alinhando-se às demandas de um mercado ágil.

O SoftExpert Document exemplifica essa evolução ao integrar funcionalidades como IA preditiva, assinatura digital com D4Sign e gestão inteligente de containers. Seu painel unificado de relacionamentos e metadados atualizáveis em tempo real otimizam fluxos de trabalho e interoperabilidade entre módulos.

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Essa nova geração de GED converte documentos em alavancas de inteligência empresarial, permitindo análises preditivas e decisões ágeis em ambientes complexos.

Assim, a GED contemporânea se consolida como ecossistema essencial para competitividade, transformando informação estruturada em vantagem estratégica e inovação contínua.

Para conferir todas as alterações do SoftExpert Document na versão 2.2.4, confira as release notes completas!

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FAQ – Perguntas Frequentes sobre Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Abaixo, trazemos as perguntas mais frequentes sobre Gestão Eletrônica de Documentos: