Como garantir que a implementação de software gere conformidade via delivery

Ativar um software é uma realização técnica, mas transformar esse ativo em comportamento operativo, com conformidade comprovada e valor repetível, é trabalho de delivery. Em mercados altamente regulados (como saúde, farmacêutico, alimentos e energia), a capacidade de elevar a implementação de software para esse próximo nível é o que define se o investimento fortalece a empresa ou simplesmente cria mais risco operacional. 

Nesse sentido, a evidência é clara: quando iniciativas de transformação digital têm baixa taxa de sucesso, isso não ocorre por limitação da tecnologia, mas por falha em incorporá-la na rotina, na governança e nas métricas de negócio. De acordo com pesquisa da Oxford Economics, apenas 41% das empresas concordam fortemente que as iniciativas de transformação geralmente têm objetivos claros em suas companhias. 

Portanto, é essencial que executivos e líderes adotem uma abordagem metodológica para garantir que a implementação de uma solução gere conformidade, redução de riscos e crie valor palpável e contínuo para suas empresas. 

O custo de não ter um delivery estratégico 

Transformações falham com frequência e o custo disso é real. Estudos longitudinais mostram que a maioria dos programas de transformação não atinge os objetivos esperados: em ambientes ERP/gestão, a Gartner projeta que, até 2027, mais de 70% das implementações recentes não atenderão integralmente ao business case original. Ou seja, isso não é um mero detalhe técnico; é um risco financeiro e operacional. 

Além disso, o custo de incidentes e de não conformidade pode ser elevado. Relatório da IBM sobre custos de vazamentos de dados mostra que o impacto dessas ocorrências chegou a quase 5 milhões de dólares em 2024. Ao mesmo tempo, estudos especializados mostram que os custos agregados de não conformidade frequentemente superam o investimento necessário para manter programas robustos de compliance e controle. 

Em resumo: falhar na adoção não é apenas um problema de TI; é um risco que afeta receita, governança, reputação e resultados aos acionistas. 

A conformidade precisa ser vivida, não apenas escrita 

Documentos e manuais podem gerar conforto regulatório. Entretanto, o compliance real é medido por evidências operacionais, ou seja, tarefas executadas na ferramenta, trilhas de auditoria automatizadas, indicadores reprodutíveis em auditoria interna, entre outros. 

Sem esses elementos, a empresa terá a documentação, mas não colocará tudo que está nela em prática. Mais do que isso, ela nem terá o controle de saber se as coisas estão dando certo — e o que deve ser feito caso não estejam. 

Por isso, é essencial que você passe a acompanhar alguns KPIs que demonstram conformidade vivida. Esses indicadores, claro, variam de acordo com o setor e o produto/serviço de cada companhia, mas alguns dos mais utilizados são: 

• A taxa de execução de processos críticos dentro da plataforma; 

• A porcentagem de evidências eletrônicas geradas automaticamente; 

• O tempo médio de remediação de não-conformidades; 

• A tendência de achados em auditorias internas (tanto pré quanto pós implementação da ferramenta). 

Além de simplesmente contar com esses indicadores, eles também devem integrar os dashboards de governança da organização. Ou seja, não basta obter esses dados, é vital acompanhá-los e analisá-los frequentemente, com revisões em uma cadência de 30, 60 e 90 dias, e depois trimestralmente. 

Dessa forma, sua companhia consegue transformar todo o cuidado com compliance que existe no planejamento em algo tangível para todas as equipes. Ainda mais importante do que isso, facilita o acompanhamento não somente de como foi a implementação do software, mas também se o seu uso está em conformidade com as principais normas e padrões relevantes para o setor de atuação dela. 

O que você precisa fazer para disponibilizar um delivery consultivo 

O importante para proporcionar um delivery verdadeiramente consultivo, que vai além de uma simples implementação de software, é saber que tratar isso apenas como um projeto técnico é insuficiente. Além disso, o delivery deve ser consultivo e incorporar elementos como metodologia especializada, aplicação faseada, foco em conformidade, integração com outras ferramentas, dentre outras características. 

Abaixo, listo sete das principais atividades, estratégias e cuidados que podem ajudar a sua empresa a conseguir implementar um delivery verdadeiramente consultivo que trazer valor para seus clientes muito além do momento da implementação da solução. 

1. Metodologia consolidada e times especialistas por indústria 

Antes de tudo, tenha especialistas de produto que dominem não somente os seus produtos e seu modelo de negócio, mas também as exigências regulatórias mais relevantes para o seu setor (como as normas da GxP, Anvisa, NBRs, FDA, entre outras). Isso faz uma grande diferença entre uma implementação genérica e uma que possui foco em garantir a conformidade regulatória. 

2. Planejamento faseado (podendo levar de um mês até um ano)

O primeiro passo para uma implementação bem-sucedida e que gera valor é ter foco no planejamento dela. A implementação é o primeiro passo, e deve incluir todas as etapas, tarefas e processos desde o piloto até o rollout completo – e sua duração deve refletir a criticidade e o escopo do projeto. 

Dessa forma, você pode antever uma série de fatores, como custos, demanda de pessoal, áreas que serão envolvidas, expectativas de resultados, métricas que precisam ser acompanhadas, entre outros. Assim é possível agregar as chamadas quick wins em cada etapa do processo. 

3. Configuração voltada à evidência e à auditoria 

Depois de reunir a equipe qualificada e planejar o processo de delivery, é a hora de iniciar a implementação de software. Para reforçar o compliance, lembre-se que o produto deve ser entregue com trilhas, playbooks e validações que comprovem conformidade em auditorias, tanto internas quanto externas. 

4. Gestão de mudança integrada 

Realizar uma má gestão de mudança organizacional é um erro crítico que pode prejudicar todo o delivery da solução. Para evitar que isso ocorra, garanta que cada detalhe da implementação seja entendido por todos. Os stakeholders devem compreender que o objetivo é trazer mais eficiência, agilidade e conformidade. Além disso, eles devem conseguir acompanhar dados como prazo, escopo, orçamento, entre outros, com praticidade. 

5. Onboarding e serviços pós-live 

O onboarding é apenas o início. É preciso proporcionar suporte contínuo e disponibilizar equipes dedicadas que sustentam o resultado a longo prazo. Para isso, você pode tanto contar com analistas na sua própria companhia ou, ainda, optar por serviços de outsourcing — tudo depende de como é a estrutura da sua companhia. 

6. Integração segura com o ecossistema 

Para entregar valor que vai além da implementação de um software ou do onboarding da solução, é importante garantir que a sua ferramenta conte com integrações que preservem segurança, rastreabilidade e análise dos dados. Ou seja: de nada adianta você proporcionar a aplicação mais completa do mundo se ela não se conecta de forma segura (e com conformidade regulatória) a outras aplicações já em uso no seu cliente. Dentre as mais comuns, estão ERP, PLM e RM. 

7. Inteligência Artificial como ferramenta operacional 

A tendência de uso da IA vem ganhando força e logo não será mais uma tendência, mas sim uma ferramenta padrão adotada por quase todas as companhias. No caso de delivery, a Inteligência Artificial pode automatizar tarefas como análise contratual e extração de evidências, acelerando a conformidade com qualidade e consistência. Isso gera confiança do cliente no seu serviço, que é o principal ativo que ele busca ao contratar serviços de tecnologia. 

Os erros mais comuns na implementação de software e como evitá-los 

Mesmo em empresas de grande escopo ou que atuam em indústrias altamente regulamentadas, é comum observar padrões de falha que ocorrem em diversos projetos de implementação. Esses erros implicam retrabalho, conflitos e perda de patrocínio; e esses efeitos impactam prazo, custo e conformidade. 

Dentre os principais empecilhos que você deve evitar, estão: 

• Foco exclusivo em prazo/orçamento, negligenciando a mudança organizacional. Para corrigir isso, é necessário integrar a gestão de mudança ao cronograma e ao orçamento. 

• Não mapear o impacto da implementação nem envolver o comitê executivo. A forma de evitar esse problema é disponibilizar um dashboard de governança do projeto, com checkpoints com os executivos e um mapa dos principais stakeholders do projeto. 

• Realizar treinamentos pontuais e genéricos. Em vez disso, crie trilhas de treinamento personalizadas para cada perfil de colaborador (operador, gestor, auditor etc.) e disponibilize essas qualificações de forma virtual e contínua. 

• Integrações mal desenhadas. Desde o primeiro minuto do projeto, garanta que a arquitetura de integração esteja bem definida e com o mapeamento das principais integrações. Além disso, inclua controles, logs e testes de auditoria nessas integrações. 

O que os líderes devem exigir no pós-live da implementação de software 

Para garantir que a solução entregue valor por muito tempo após sua instalação, é necessário ter alguns elementos: acompanhamento próximo e contínuo dos resultados, metas que tragam um panorama confiável do uso da ferramenta e uma cultura organizacional que busca tirar o máximo da aplicação. 

A forma mais fácil e eficiente de oferecer isso é disponibilizar um dashboard com metas claras, KPIs compreensíveis e os responsáveis por cada iniciativa/métrica. Algumas das informações que você deve acompanhar são: 

• Acompanhamento da adoção por processo crítico. Por exemplo, acompanhe a meta de implementação e utilização geral da ferramenta. Uma taxa muito usada no mercado é contar com aproximadamente 80% de efetividade em até 90 dias — mas lembre-se que essa meta deve ser adaptada para o contexto de cada empresa. 

• Redução de não conformidades. Tenha dados comparativos do volume de não conformidades antes versus após a implementação. Isso ajuda a tangibilizar o impacto positivo da ferramenta na conformidade regulatória. 

• Redução de tempo médio de execução de tarefas críticas. Os ganhos podem ir além do compliance. Acompanhe também quais tarefas ganharam em agilidade, eficiência e segurança após a implementação da solução para, assim, entender o impacto geral dela na sua operação. 

• SLA de resolução de incidentes. Inclua no dashboard o tempo médio de resolução de eventuais incidentes e não conformidades para, assim, descobrir como a ferramenta ajuda a agilizar essas ações. Tenha tanto a informação referente ao tempo de SLA de resoluções, quanto o porcentual de conclusão delas (e a porcentagem de eventuais reduções nesse tipo de ocorrência). 

Visualizar indicadores como esses ajuda a traduzir a tecnologia em desempenho e proteção regulatória. Uma boa prática é torná-los acessíveis (desde que de forma segura) a todos os stakeholders do projeto para, assim, ampliar a compreensão de valor da ferramenta depois de implementada. 

Como aceleramos a entrega de serviços na SoftExpert 

Na SoftExpert, acreditamos que a tecnologia, combinada à metodologia e ao serviço, reduz incertezas e acelera a entrega de valor. Assim, é possível atuar de forma mais econômica do que com caminhos inteiramente customizados e reativos. 

Na prática, isso significa que combinamos três pilares para acelerar resultado e reduzir variabilidade: 

1. Soluções pré-configuradas na Store. Disponibilizamos alguns modelos de processos/ações já prontos para nossos clientes acessarem na nossa Store. Dessa forma, as empresas reduzem o tempo de implantação e implementam boas práticas da indústria com agilidade e compliance sem grande esforço. 

2. Serviços de delivery com times especialistas por indústria. Todos os nossos entregáveis são orientados à conformidade, com planos faseados e gerenciamento próximo do projeto. Para isso, temos equipes com especialistas em diversos setores e indústrias, que entendem as especificidades regulatórias de cada um desses mercados. 

3. Serviços contínuos e integração com IA. Nossa área de Delivery proporciona apoio operacional e oferece agentes de Inteligência Artificial que automatizam revisões e extração de evidências. Além disso, oferecemos outsourcing com nossos analistas dedicados. 

Tendências que marcarão o futuro da implementação de softwares 

Como ocorre em todas as áreas que envolvem tecnologia, o futuro reserva muitas mudanças para o delivery de soluções. Dentre novas ferramentas e diferentes modelos de atuação, o setor deve ter ainda mais foco na agilidade, na conformidade e na automação de processos com IA. 

Minha interpretação do mercado indica que as principais tendências que devem nortear as empresas (sejam aquelas que oferecem soluções de software quanto aquelas que as consomem) são as seguintes: 

• Implementações cada vez mais rápidas e modulares: As soluções pré-configuradas e práticas de product-led delivery devem ganhar cada vez mais espaço. O mercado procura soluções rápidas de serem implementadas (como a nossa Store, por exemplo), e esse tipo de estratégia supre essa demanda. 

• IA embarcada operacionalmente: Oferecer agentes de Inteligência Artificial que operacionalizam contratos, extraem evidências e orientam verificações regulatórias será um diferencial perante a concorrência. A IA acelera implementação e, depois, o uso do software, portanto, será muito presente em diversos segmentos. 

• Modelos híbridos de suporte: Será fundamental combinar a automação via IA com a presença de analistas dedicados e especializados para garantir a governança contínua dentro da aplicação. Assim você pode maximizar as formas de suporte e garantir que clientes terão atendimento (seja ele automatizado ou com um atendente humano). 

Além de todas essas tecnologias e ferramentas, a principal tendência será a importância cada vez maior da adoção consciente, mensurada e governada de soluções. Assim é possível maximizar os benefícios sem perder de vista a conformidade regulatória. 

Leia também: Como alianças estratégicas ampliam a percepção de valor em mercados complexos 

Conclusão 

Ativar um sistema é somente o início. Se a conformidade não se materializa na rotina, a organização terá consumido capital sem proteger valor, e isso é inaceitável em mercados regulados. A para evitar que isso aconteça é dos líderes e executivos. Líderes de risco e CIO/CTO, por exemplo, devem exigir métricas, políticas de governança e um delivery que traduza estratégia em operação. 

Minha recomendação final é priorizar as seguintes estratégias: 

• Ter metodologias consolidadas e personalizadas por indústria; 

• Realizar um planejamento realista e faseado da implementação do software; 

• Criar entregáveis que possam também comprovar evidências de conformidade em auditoria; 

• Proporcionar suporte contínuo e personalizado aos seus clientes; 

• Ter um roadmap de uso de IA visando aumentar a eficiência e manter a conformidade. 

Sem esses elementos, o software será instalado, mas a entrega de valor e o fortalecimento do compliance continuarão sendo apenas um documento ou um objetivo longínquo a ser alcançado – mas que não é de fato priorizado.

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