O Processamento Inteligente de Documentos (IDP, na sigla em inglês) é uma tecnologia que utiliza inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (ML, na sigla em inglês) para automatizar a extração de informações valiosas de documentos digitais e físicos. Essa ferramenta avançada é capaz de entender e interpretar diversos tipos de documentos, como faturas, contratos, recibos, formulários, entre outros.
Dessa forma, ela garante a precisão e a eficiência dos processos organizacionais. O IDP combina diferentes técnicas para entender o conteúdo e o contexto dos documentos, independentemente do seu formato, layout ou fonte. Ele pode lidar com documentos como faturas, contratos, formulários, recibos, relatórios, emails, etc.
Seu objetivo principal é extrair informações valiosas em grandes conjuntos de dados sem a necessidade de intervenção humana. Por meio da IA, o IDP pode eliminar a necessidade de inserção e processamento manual de dados, aumentando a velocidade e reduzindo o custo e o erro humano envolvidos.
Evolução do processamento inteligente de documentos
Há pelo menos 3,9 mil anos, a humanidade tem enfrentado o desafio de lidar com o processamento de documentos. Tudo começou com tabuletas de argila que serviam para formalizar ocasiões como casamentos e divisões de herança na civilização suméria.
Com o passar dos milênios, esses registros foram evoluindo até se tornarem os documentos corporativos pós-revolução industrial. A necessidade de processar e organizar essas informações causou o surgimento de diferentes profissões que lidavam com isso em tempo integral — arquivistas, especialistas em OCR e gerentes de informação, para citar alguns exemplos.
Surgimento e popularização do OCR
Falando em OCR (reconhecimento ótico de caracteres), esse foi por décadas o único método digital para extrair dados de documentos em papel. Nesse período, que começou na década de 1950, a tecnologia permitiu uma automação parcial da captura dos dados através da conversão de imagens em texto.
Com o desenvolvimento de computadores mais modernos, potentes e acessíveis, a quantidade de dados processada pelas organizações cresceu de forma exponencial. As primeiras soluções de processamento a chegarem no mercado ofereciam interfaces de usuário mais amigáveis para complementar a funcionalidade de reconhecimento ótico.
Criação do IDP
Nos últimos anos, esse processo ficou mais fácil com a criação do IDP, ou processamento inteligente de dados. O avanço nas tecnologias de Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML) permitiu a criação de diversos produtos que auxiliam as organizações a processarem e organizarem seus documentos com maior agilidade.
Essas ferramentas permitem a criação de modelos específicos que funcionam para casos bem delimitados, como recibos, contratos ou registros médicos. Isso permite, por exemplo, que uma empresa coloque as informações do recibo de um pagamento ao seu fornecedor diretamente no seu software de contabilidade.
Os resultados são a menor incidência de erros de digitação e a redução de gargalos nos seus procedimentos.
Benefícios do IDP
O processamento inteligente de dados tem o potencial de fazer uma grande diferença nas operações de qualquer organização que lide com um grande volume de documentos. Mas ele é essencial mesmo para aquelas que estão passando pelo processo de transformação digital.
Veja quais são os benefícios de usar um IDP na sua companhia:
- Economia. A automação do processamento e da análise de documentos reduz gastos desnecessários via automatização de tarefas repetitivas. Ela permite que você diminua ou até elimine os custos com inserção de processamento manual de dados.
- Satisfação dos clientes. Empresas que lidam com consumidores podem processar os documentos deles com mais agilidade. Um IDP pode lidar com onboarding de novos clientes, reservas e pagamentos — ou qualquer outro aspecto que exija documentação.
- Escalabilidade. Além de permitir erros humanos, o processamento manual limita com quantos documentos você pode lidar de cada vez. Com soluções do tipo IDP, é possível escanear papéis em grande escala de maneira precisa.
- Alta capacidade de customização. Os modelos de IA podem ser customizados para processar apenas os tipos de documentos específicos que você precisa, exportando seus dados para o sistema desejado.
Como funciona o IDP
O fluxo de trabalho do IDP envolve sete grandes etapas:
Como funciona o IDP?
O fluxo de trabalho do IDP envolve SETE grandes etapas:
1ª etapa: aquisição de documentos
O processo do IDP começa com a coleta de dados de diversas fontes. Nesta etapa, os documentos são escaneados ou enviados para o sistema em formato digital. Um software de OCR (Optical Character Recognition) pode ser utilizado para extrair o texto deles.
2ª etapa: pré-processamento de documentos
Na segunda etapa, os documentos passam por um processo de pré-processamento para remover ruídos e melhorar a qualidade do texto extraído. Isso pode ser feito por meio de técnicas como:
- Alinhamento. Corrige o ângulo de inclinação da imagem digitalizada.
- Diminuição do ruído. Elimina as manchas de fundo, traços interferentes, contraste irregular e outros ruídos textuais e não textuais.
- Binarização. Conversão da imagem de um documento digitalizado em tons de cinza para preto e branco.
- Recorte. Remoção das áreas externas indesejadas de uma imagem.
A ferramenta pode ser treinada em diversos idiomas, sendo capaz de ler e interpretar documentos de forma semelhante a um trabalhador de processamento de dados.
3ª etapa: classificação do documento
Nesta etapa é que ocorre a classificação do documento identificando, a começar pelo início e pelo fim do material de origem. Posteriormente, os documentos são classificados em categorias específicas como faturas, pedidos de compra, identidade, contratos, contas, reclamações de seguros, entre outras.
O fluxo de trabalho do IDP usa tecnologia OCR para analisar os dados e diferenciar se a origem é um documento PDF ou uma imagem digitalizada, por exemplo. Ele faz isso extraindo caracteres, números e símbolos dos dados que verifica.
4ª etapa: extração de dados
A etapa mais crítica do processo ocorre após a conclusão da classificação do documento. Trata-se da extração de dados importantes. Aqui, o IDP implanta modelos de IA treinados através de aprendizado profundo (DL), aprendizado de máquina (ML) e processamento de linguagem natural (PNL) para extrair contexto útil da fonte.
A extração de documentos concentra-se em aspectos específicos de interesse, como endereços, informações fiscais, valores monetários, especificações técnicas de produtos, etc. Os dados são posteriormente inseridos em um banco de dados ou armazenados para uso futuro.
5ª etapa: validação e verificação de dados
O IDP também verifica as informações extraídas para garantir a precisão e a consistência dos dados. Isso pode ser feito comparando o que foi extraído com uma base de dados existente ou por meio de regras pré-definidas. Se os dados falharem na validação, eles deverão ser aprimorados, corrigidos ou enriquecidos manualmente.
6ª etapa: análise de dados
Os tomadores de decisão usam os insights gerados pelo IDP para melhorar os processos de negócios. A análise de dados fornece diversos insights sobre taxas de erro e tempos de processamento de documentos, além de normalizar os dados para facilitar o consumo.
7ª etapa: integração
Quando todos esses procedimentos são concluídos, os dados podem ser alimentados aos sistemas de TI da empresa por meio de APIs. Isso inclui bancos de dados locais e em nuvem, assim como repositórios de documentos.
Como o IDP é aplicado em diferentes setores
Como o IDP combina as características da inteligência artificial, RPA e OCR, ele é um ótimo candidato para automatizar diversas tarefas em diferentes setores e áreas. Aqui estão alguns dos principais casos de uso do IDP:
Setor financeiro
O setor de serviços financeiros é baseado em papel por natureza. Inúmeros documentos e formulários são preenchidos e assinados diariamente para os processos mais fundamentais — desde a abertura de conta até uma solicitação de empréstimo. Com o uso do IDP, as seguintes tarefas-chave podem ser facilmente automatizadas:
- Geração de perfis de clientes. Dá para avaliar o nível de risco, extraindo e processando dados de formulários e documentos. Avaliações de crédito baseadas nesses dados ajudam a processar as solicitações de empréstimo de forma eficiente.
- Funções básicas. Documentos de empréstimo e hipoteca, abertura e fechamento de contas e processamento de cheques podem ser processados facilmente. Os dados extraídos são configurados para atualizar automaticamente nos sistemas de toda a instituição.
- Detecção de fraudes. Com o uso da inteligência artificial e da extração de dados de alta qualidade e precisão, o IDP torna possível detectar fraudes potenciais através do uso de algoritmos integrados.
A tomada de decisão é realizada de forma eficaz uma vez que o IDP pode processar os dados dos relatórios anuais bancários e fornecer informações úteis sobre os parâmetros escolhidos.
Setor de seguros
O mercado de Seguros é outro setor com grande volume de papel que pode usar o IDP para automatizar as tarefas diárias de escritório de ponta a ponta. Isso vale tanto para a obtenção de formulários de seguro preenchidos quanto para a assinatura da liquidação de sinistros. Veja algumas tarefas abaixo:
- Processamento de formulários. Essa tarefa é propensa a erros quando manipulada manualmente. As empresas de seguros se beneficiam muito do processamento inteligente e automatizado de formulários de seguro.
- Integração cloud. O IDP pode ser integrado com a nuvem, fornecendo flexibilidade para centralizar o banco de dados.
- Redução de falhas. A coleta de dados é feita com menos erros e mais precisão, exatidão e organização com a ajuda do IDP.
- Definição de sinistros. A avaliação de questionários para determinação de sinistros é feita de forma menos demorada ao automatizar o processo de extração e análise de dados. Isso ajuda os profissionais a determinarem o valor real do sinistro.
Setor de saúde
O setor de saúde é outro que lida com uma grande quantidade de documentos, como registros médicos, prescrições, faturas etc. O IDP pode ajudar a melhorar a eficiência e a precisão do processamento de dados na área da saúde, como:
- Extração e validação de informações. A tecnologia permite extrair dados de registros médicos eletrônicos (EMR), como histórico médico, diagnóstico, tratamento, medicação, entre outros. O IDP pode ajudar a reduzir os erros de transcrição, melhorar a qualidade dos dados e facilitar o compartilhamento de informações entre os prestadores de cuidados de saúde.
- Processamento e reconciliação de faturas médicas. O IDP pode ajudar a acelerar o ciclo de receita, reduzir os custos administrativos e aumentar a satisfação do paciente em situações como reivindicações, pagamentos ou reembolsos.
- Análise e geração de relatórios de dados de saúde. O IDP pode ajudar a fornecer insights e recomendações baseados em dados para melhorar a tomada de decisão e os resultados de saúde. Isso vale para coisas como resultados de testes, indicadores de qualidade, estatísticas de saúde pública, etc.
Varejo e comércio eletrônico
O setor de varejo e comércio eletrônico se beneficia do IDP para automatizar e otimizar processos como:
- Processamento e gerenciamento de pedidos. Inclui confirmações, faturas, recibos e notas fiscais. O Processamento Inteligente de Documentos pode ajudar a melhorar a precisão e a velocidade do processamento de pedidos, reduzir os erros de faturamento e aumentar a satisfação do cliente.
- Gestão de devoluções. Inclui solicitações, autorizações, etiquetas e reembolsos. O IDP pode ajudar a simplificar e agilizar o processo de devolução, reduzir os custos operacionais e melhorar a fidelidade do cliente.
- Gestão de contratos. Inclui contratos de fornecedores, parceiros e clientes. O Processamento Inteligente de Documentos pode ajudar a extrair e verificar os termos e condições dos contratos, garantir a conformidade e o cumprimento dos contratos e facilitar a renovação e o cancelamento dos contratos.
Governo e setor público
O setor governamental e público pode usar o IDP para melhorar a eficiência e a transparência de processos como:
- Gestão de documentos. Auxílio na gestão de registros como identidade, como carteiras de identidade, passaportes e carteiras de motorista. O IDP pode ajudar a verificar e validar a autenticidade de identidades, reduzir o risco de fraude e facilitar a emissão dos documentos.
- Gerenciamento de documentos públicos. Inclui certidões, declarações, licenças e permissões. O Processamento Inteligente de Documentos pode ajudar a capturar e extrair dados de documentos públicos, reduzir o tempo e o custo de processamento, aumentar a acessibilidade e a disponibilidade dos documentos, além de garantir a segurança e a privacidade dos dados.
- Processamento e gerenciamento de solicitações e serviços públicos. Inclui como benefícios sociais, impostos, saúde, educação e transporte. O IDP pode ajudar a automatizar e otimizar o atendimento e a entrega dos serviços públicos, melhorar a satisfação e a confiança dos cidadãos e aumentar a eficácia e a responsabilidade do governo.
Conclusão
O Processamento Inteligente de Documentos (IDP) é uma solução inovadora que combina tecnologias avançadas de IA, aprendizado de máquina e OCR para automatizar o processamento de dados em diversos setores. Sua capacidade de extrair, analisar e organizar informações com precisão e agilidade reduz significativamente o trabalho manual, economiza tempo e custos, e melhora a eficiência operacional.
Empresas de todos os segmentos, desde o setor financeiro até o público, podem se beneficiar da implementação do IDP, especialmente aquelas que estão em processo de transformação digital. Com sua versatilidade e capacidade de personalização, o Processamento Inteligente de Documentos é uma ferramenta essencial para organizações que buscam modernizar suas operações, minimizar erros humanos e aumentar a escalabilidade de seus processos.
O futuro do gerenciamento de documentos está sendo moldado por essas tecnologias, trazendo mais inovação e inteligência para o dia a dia corporativo.
SoftExpert IDP
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