A revisão 2015 da norma ISO 9001 já não é mais novidade. Todos já sabem que ela existe e que traz consigo mudanças relevantes. Mas à medida que as empresas estão migrando para a revisão atual elas também se deparam com situações novas e com peguntas que ainda não tem respostas muito claras.
Uma delas diz respeito ao novo conceito chamado “informação documentada”, que introduz um novo enfoque para a gestão documental e exigirá mudanças significativas no modo como as empresas implementam seus sistemas de gestão.
O que mais chama a atenção dos gestores inicialmente são as ausências dos termos: “procedimentos documentados”, “manual da qualidade”, “documentos” e “registros”. O que eu vou fazer agora? Por onde começar? O que eu faço com o manual da qualidade?
A ISO deu poder aos gestores da qualidade, e com o poder vem a responsabilidade. Ela quer documentação sim, mas documentação que comprove a eficácia do sistema de gestão, e não mais uma lista de documentos obrigatórios. E para complicar um pouco mais, essa “informação documentada” pode ser de vários formatos e meios.
Os benefícios que se esperam com a adoção desta mudança em relação à documentação são:
- Flexibilização. Permitindo integrar a documentação dos processos de negócio com as exigências da ISO
- Redução da burocracia e de documentos desnecessários
- Simplificação e consolidação da informação documentada
Em alguns itens, a ISO 9001:2015 requer que as organizações, na extensão necessária, mantenham a informação documentada para apoiar a operação de seus processos e retenham a informação documentada para ter confiança em que os processos sejam realizados conforme planejado. Este é o caso do escopo, dos processos operacionais, da política e dos objetivos da qualidade.
Já em outros casos, o termo não consta, e os documentos passam a não ser obrigatórios, mas que podem agregar valor, como por exemplo: procedimentos, manual da qualidade, instruções de trabalho, formulários, organogramas, etc.
Está na mão dos gestores. E também na mão dos auditores, que quando as primeiras empresas começarem a atualizar seus certificados, vão nos dar uma base dos critérios adotados para as auditorias na prática.
Quer saber mais? Assista o webinar que gravei sobre este tema clicando no botão abaixo. Também deixo aqui um link para um material complementar da ISO 9001:2015 onde você encontra muita informação interessante: www.iso.org/tc176/sc02/public
