Há 18 anos no mercado, prestando serviços de gerenciamento de implantações e gestão de facilities, a Lyon Engenharia atua em todas as regiões do Brasil, atendendo aos mais importantes e exigentes players nos segmentos de mineração, siderurgia, energia, cimento, logística, automotivo, entre outros. Com sede em Belo Horizonte – MG e 14 filiais em 7 estados, a companhia conta com 2.500 profissionais e tem mais de 600 projetos concluídos.
Falta de visibilidade e rastreabilidade
O desafio de estruturar a equipe certa para cada projeto exige atenção em todos os detalhes, e este é um dos diferenciais da Lyon, que se tornou referência no Brasil quando o assunto é mobilizar times multidisciplinares para atendimento de projetos complexos em áreas remotas, com a garantia de que os requisitos técnicos e legais serão cumpridos em todas as etapas.
Entretanto, por serem processos extremamente complexos, que envolvem diversas áreas, treinamentos e métodos de integração personalizados de acordo com as necessidades de cada cliente e projeto, surgiu a necessidade de automatizar os fluxos de ponta a ponta, com o intuito de potencializar os processos internos e, consequentemente, entregar projetos com mais qualidade e prazos reduzidos.
O gerente corporativo da Lyon Engenharia, Guilherme Turazzi Eid, explica que o fluxo de contratação de times para apoiar os clientes de diversos segmentos e regiões do País envolve praticamente todos os departamentos da empresa. “Contratar pessoas para trabalhar dentro de plantas industriais requer muitos detalhes, além das etapas de recrutamento e seleção, é necessário uma série de documentações, exames, treinamentos e recursos específicos para cada projeto”, pontua.
E uma das principais dificuldades da companhia era a falta de visibilidade e rastreabilidade sobre o andamento de cada processo. Guilherme lembra que não havia um fluxo desenhado de ponta a ponta, com responsáveis e prazos definidos, ocasionando atrasos e retrabalho.
“Tínhamos uma ferramenta de chamados que era adaptada para essa necessidade, com isso, existiam algumas limitações, por exemplo, ela não permitia a realização de atividades paralelas, era necessário finalizar uma tarefa para que o fluxo pudesse seguir, além disso, não conseguíamos ter visibilidade do andamento das tarefas, e isso acabava gerando falhas e morosidade”, conta.
Solução integrada ao ERP
Diante desses desafios, a companhia foi ao mercado buscar uma solução para mapear e automatizar seus principais processos e, após avaliar algumas opções, adotou a solução SoftExpet BPM – um software para gestão, que melhora a visibilidade e o controle dos processos de negócio por meio de uma solução integrada e focada em pessoas. A implementação foi feita pela Kabevi Tecnologia, empresa parceira da SoftExpert em Minas Gerais.
Atualmente, os fluxos da ferramenta passam por todas as áreas da empresa como RH, Medicina do Trabalho, Suprimentos, Contabilidade, TI, Financeiro e outros. Os processos são centralizados na sede em Belo Horizonte, porém todas as 14 filiais fazem solicitações utilizando a solução. Ao todo são mais de 5 mil processos abertos na ferramenta, que foi integrada ao ERP da Senior, permitindo a extração de relatórios que podem ser publicados em dashboards interativos.
Mais agilidade, redução de falhas e retrabalhos
Como resultado, os processos automatizados e integrados trouxeram mais agilidade e visibilidade com o monitoramento em tempo real por meio de portais personalizados, eliminando falhas e retrabalhos, promovendo também a padronização e centralização das informações. “Com os processos bem mapeados e desenhados, conseguimos reduzir o tempo total de atendimento. Hoje, temos diversas atividades ocorrendo em paralelo, então tudo acontece de forma mais dinâmica e rápida”, conta.
Ele lembra que antes da integração a gestão através dos relatórios nativos do ERP era pouco produtiva, e que agora usa a ferramenta Analytics da suíte como gerador de informações da própria base de dados. “Agora, por meio da integração do BPM com o nosso ERP, conseguimos transformar os dados brutos do processo em informações valiosas e inteligentes que nos apoiam nas tomadas de decisões, impactando diretamente nos negócios da organização”, relata Guilherme.
Outro ponto destacado pelo gestor é a possibilidade de transferência de tarefas por perfis o que a ferramenta anterior não permitia, impossibilitando o andamento dos fluxos caso algum colaborador entrasse de férias, por exemplo.
