Existe algo mais importante do que manter os processos de negócio funcionando da melhor maneira possível?
O que impulsiona as empresas todos os dias são os processos. É o trabalho realizado em todos os departamentos da organização. É o relacionamento com os clientes. É o que gera receita e também o que reduz custos. É o crescimento. É tudo.
Melhorar processos torna-se um aspecto crucial para a criação de valor, a colaboração multifuncional, a obtenção de melhores resultados e a entrega de uma experiência de alta qualidade ao cliente.
Além disso, a melhoria de processos permite que as empresas inovem com mais rapidez, trabalhem de maneira mais inteligente e respondam prontamente às novas demandas do mercado.
Mas você sabe o que é um processo de negócio?
Um processo é simplesmente um conjunto de atividades e transações que uma organização realiza regularmente para atingir um objetivo.
Não importa quão estruturado ou não estruturado ele esteja, sempre existe um processo sendo seguido. Não importa em qual departamento você trabalha, qual segmento a empresa atua e se o seu trabalho visa ou não gerar lucro. Cada atividade segue um processo.
Os processos podem ser:
- simples (como atender a uma solicitação)
- complexos (como desenvolver produtos)
- de curto prazo (como a revisão de uma política)
- permanentes (como a garantia de qualidade)
- específicos de uma função (como a gestão de contratos)
- específicos de um segmento (como a aquisição de suprimentos de saúde)
Eles podem também percorrer um único departamento (como o de pagamento de faturas), contemplar toda a empresa (como em um planejamento estratégico) e, até mesmo, se estender a parceiros de negócio (como na gestão de revendas).
À medida que as empresas crescem, elas experimentam mudanças que as tornam cada vez mais complexas. Cada uma dessas mudanças adicionam custos e riscos ao negócio, e a gestão de processos pode ser crucial para a sobrevivência da empresa.
Pensando nisso, veja a seguir como aprimorar a gestão de processos de negócio para obter resultados melhores na sua empresa.
Como aprimorar a gestão de processos de negócio em 6 etapas
1. Mapeie seus processos de negócio
Conduzir negócios sem processos bem definidos é exatamente como pilotar um avião no escuro, sem o suporte dos instrumentos de voo apropriados.
Portanto, uma das etapas iniciais para entender e melhorar um processo é realizar seu mapeamento.
Documentar o processo usando ferramentas visuais como fluxograma, diagrama de tartaruga ou SIPOC pode facilitar a identificação das etapas do processo que precisam ser melhoradas, além de riscos, falhas e gargalos.
Quanto mais claro e simples for o processo, mais fácil será para as pessoas realizarem suas atividades, ajudando no alcance das metas.
É importante não se preocupar em abraçar todos os processos da empresa, tentando resolver todos os problemas de uma só vez.
Para começar, escolha um processo nem tão simples, nem tão complexo, mas um que tenha impacto. Isso dará à equipe a oportunidade de evoluir na curva de aprendizado. Com mais experiência, poderão assumir algo com um pouco mais de complexidade.
2. Analise o que precisa ser melhorado no processo
É fundamental que os colaboradores que interagem com o processo em questão sejam sempre consultados nessa análise. Não há ninguém melhor para sugerir melhorias do que quem está envolvido no processo todos os dias. Eles podem sugerir soluções práticas e econômicas.
Após ter identificado as possíveis falhas e gargalos na etapa anterior, é hora de utilizar ferramentas de análise de causa raiz para descobrir a origem desses problemas e como você pode trabalhar para eliminá-los.
Com os problemas e oportunidades de melhoria identificados, você já tem o seu objetivo e pode começar a criar um plano de ação para implementar a mudança e eliminar as possíveis falhas do seu processo.
Ao trabalhar em iniciativas de melhoria, é importante também pensar em um plano de gerenciamento de riscos para o processo.
Um bom plano de riscos deve ajudar você a se preparar para situações indesejadas, minimizando riscos e possíveis custos antes que eles aconteçam.
3.Implemente e comunique a mudança
Implementar melhorias em qualquer área da organização não é uma tarefa tão simples de ser realizada, e para que todo o esforço ou recursos investidos venham a valer a pena, a mudança de fato precisa trazer benefícios para organização.
Execute as tarefas conforme estabelecido na etapa anterior. Crie relatórios, registros ou indicadores que possam comprovar a eficácia da mudança que foi implementada.
As descobertas de causa raiz identificadas em uma planta devem ser aplicadas em todas as outras instalações, reduzindo o risco e evitando que o problema ocorra em outros locais.
Certifique-se de manter todas as partes interessadas informadas sobre o progresso da identificação dos problemas e das soluções de melhoria implementadas nos processos.
4. Revise o processo
Sem avaliar as melhorias implementadas, você não tem como ponderar se os resultados prosseguiram conforme o planejado, correto?
Para isto, nesta etapa é primordial analisar a eficácia das mudanças implementadas e se certificar que todas as medidas propostas foram realizadas.
Além disso, é muito importante consultar os colaboradores que estão trabalhando diretamente com os processos alterados para descobrir se tudo está funcionando de acordo com o planejado.
Verifique qual foi o impacto das mudanças no processo ou se surgiram novos riscos que não foram mensurados no planejamento. Quaisquer resultados imprevistos devem ser revistos e analisados.
Por último, tome ações corretivas com base no que foi verificado. Os resultados foram atingidos? Ótimo! Algo deu errado ou ainda pode melhorar? Então volte para a primeira etapa e estude mais a fundo o seu processo.
5. Melhore continuamente
Na última etapa, o ciclo começa a se repetir.
Melhorar um processo não significa encontrar um método de trabalho que funcione e segui-lo para sempre, mas sim olhar para onde você está hoje, onde quer chegar e assim, definir o que precisa ser feito para chegar lá.
Uma vez que você chega, você começa de novo, procurando maneiras de melhorar ainda mais. Isso é melhoria contínua. Qualquer que seja a segmento de atuação da sua empresa, essa é a fórmula a ser seguida para se manter competitiva.
Há uma grande quantidade de informações disponíveis sobre melhoria contínua, às vezes confundindo as pessoas e deixando-as sem saber por onde começar.
É importante começar analisando a situação atual. Quando você puder compreender o cenário, estará pronto para começar a seguir o ciclo do PDCA.
- PLANEJAR: Planeje as melhorias, incluindo a definição das metas.
- FAZER: Coloque em prática as ações planejadas, necessárias para melhoria.
- CHECAR: Analise os resultados em relação ao planejado.
- AGIR: Se tudo sair conforme o planejado, padronize. Se algo saiu diferente, ajuste.
6. Automatize e execute processos de forma mais eficiente
Sua equipe gasta horas incontáveis preenchendo formulários e planilhas, ou enviando e-mails para acompanhar processos e prazos?
Esse tipo de tarefa torna os processos lentos e onerosos. Pior, muitas vezes ninguém percebe o quanto as receitas poderiam ter sido maiores, se os processos fossem mais eficientes.
Eliminar processos manuais é uma solução para essas situações e uma das maneiras mais rápidas de reduzir erros e ineficiências.
Com a automação de processos, as pessoas podem se concentrar em tarefas de maior valor agregado.
As soluções para Gestão de Processos de Negócio permitem que as pessoas de diferentes departamentos trabalhem juntos no mesmo processo, de maneira ágil e eficiente.
Agora que você já sabe como aprimorar a gestão dos processos de negócio, conheça também o SoftExpert BPM, a solução mais completa e inovadora para melhoria e automação de processos, conformidade regulamentar e excelência na gestão de processos de negócio.
