A gestão de fornecedores desempenha um papel fundamental no sucesso de qualquer organização. Cada vez mais as empresas estão cientes de que devem se integrar e colaborar com os fornecedores para se manterem competitivas e dar o próximo passo em direção à excelência. O avanço das tecnologias e a globalização trazem como consequência a possibilidade de contratação de fornecedores de qualquer parte do mundo, bem como a redução do ciclo de vida de materiais e produtos. Por isso, os processos de seleção, avaliação e homologação de fornecedores vêm se tornando mais criteriosos.
Muitas das empresas líderes de mercado hoje estão executando tão bem a gestão do fornecedor que se tornou um diferencial em relação aos concorrentes próximos. As estratégias empregadas para atingir esse nível estão sempre amadurecendo e melhorando.
Embora cada empresa deva adotar práticas que se alinhem à sua categoria de produtos ou serviços existem alguns elementos que todo programa de gestão de fornecedores bem-sucedido deve abranger. A seguir, trago cinco práticas essenciais para garantir sucesso em qualquer processo de gestão de fornecedores.
1. Desenvolvimento de requisitos e matriz de riscos
Definir todos os critérios envolvidos na qualificação e aprovação de um fornecedor é extremamente importante. Além de ajudar a otimizar o processo, essa prática auxilia no rastreamento dos riscos que precisam ser mitigados.
A maioria das organizações não julga importante definir esses critérios, o que geralmente resulta em uma série de desafios, incluindo atrasos na entrega, não conformidade e questões regulatórias, que sempre impactarão em seus processos internos.
Os fornecedores podem ser classificados de acordo com o tipo de insumo ou serviço que fornecem e seu impacto real no produto final da sua organização. À medida que o parceiro se torna crítico, os riscos relacionados a ele são potencializados, a relação ganha maior complexidade e a saúde da parceria se torna um fator essencial ao sucesso do negócio. Assim, com o objetivo de estabelecer estratégias para o tratamento de tais ameaças, o gerenciamento de riscos de fornecedores assume um papel extremamente importante na proteção do valor entregue e contribui para os demais sistemas de gestão da empresa. Veja um exemplo de definição de riscos do fornecedor abaixo:
2. Seleção e Gestão de contratos
Para negociar, monitorar e refinar os acordos legais entre seus fornecedores, sejam eles quaisquer organizações terceirizadas que forneçam contratos básicos (ou seja, contratos de suporte para bens e serviços prestados a sua organização), você precisa de um método centralizado para redigir, revisar, aprovar e atualizar esses documentos. A automação que incorpora modelos (pré-aprovados por sua equipe jurídica) garante que os contratos novos e existentes estejam em conformidade com as políticas da sua empresa, bem como com a lei, e incluem informações precisas sobre os termos, condições e preços do fornecedor.
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Essa abordagem também ajuda a identificar oportunidades de melhorar o ROI (retorno sobre investimento) para sua empresa, com maneiras de construir parcerias mutuamente benéficas com seus fornecedores estratégicos de melhor desempenho.
O gerenciamento robusto de contratos reduzirá o risco para sua organização. Isso inclui questões como conflitos de interesse e fraude. Ou seja, sua empresa deve garantir que todas as medidas apropriadas sejam tomadas para prevenir, identificar e remediar conflitos de interesse, englobando medidas para combater a fraude ao longo da vigência do contrato.
3. Avaliação da qualidade
A abordagem com fornecedores pode começar por meio de um questionário de pré-qualificação simples e curto, enviado a potenciais fornecedores. Em muitas organizações esse questionário é conhecido como RFI, uma abreviação do termo em inglês Request For Information. Aqueles que forem qualificados, recebem uma Solicitação de Cotação, documento formal e mais complexo com apresentação da empresa, editais de licitação de fornecedores e informações detalhadas sobre o projeto e requisitos.
Para algumas organizações, é comum esta etapa incluir licenças, documentos e certificações exigidas, aspectos financeiros e econômicos, experiência em saúde e segurança, histórico de projetos e qualificações de pessoal e visita in loco.
Nesta fase, os fornecedores potenciais são peneirados e os compradores têm uma visão de quais são os mais promissores para fornecer os bens ou serviços que atendem aos padrões da empresa
4. Monitoramento do desempenho
As medidas de desempenho são uma ferramenta para determinar se seu fornecedor está fazendo seu trabalho conforme o esperado e acordado no contrato.
A criação de um scorecard do fornecedor formalizado ajuda a rastrear e avaliar a qualidade, o desempenho e a conformidade do fornecedor. Esses scorecards rastreiam métricas como qualidade, entrega, lead time, preço e capacidade de resposta dos fornecedores ao longo do tempo. Cada organização tem ideias diferentes sobre qual peso colocar em cada métrica. Você pode examiná-las individualmente ou em grupo para fornecer uma visão completa do fornecedor.
O monitoramento de desempenho também é uma ótima forma de analisar o funcionamento dos processos envolvidos na gestão de suprimentos da sua empresa, encontrando brechas e pontos problemáticos. Desse modo, a empresa sai ganhando não apenas por manter os melhores fornecedores contratados, mas também por testar e otimizar constantemente os processos e métodos de gestão.
5. Comunicação com transparência
Melhorar a comunicação com os fornecedores e dizer exatamente o quê e quando a empresa precisa, ajuda a construir um relacionamento pautado na transparência. Quando você define os critérios de qualidade e deixa claro a importância dos serviços prestados pelos fornecedores nos processos da empresa, essa compreensão fica mais fácil para que ambos busquem soluções que satisfaçam os objetivos do empreendimento.
O importante aqui é lembrar daquele velho ditado: “trate os outros como você gostaria de ser tratado”. A partir daí, esteja preparado e bem informado. Quando você conhece a fundo seus parceiros e é consistente na condução de seus negócios, cria um sistema de comunicação com o fornecedor mais gerenciável e mensurável.
Mais e mais compradores corporativos estão descartando suas abordagens manuais e demoradas existentes para gerenciar fornecedores. Essas organizações estão mudando para um sistema automatizado de gerenciamento de fornecedores que agiliza o processo, melhora a consistência e economiza horas valiosas da mão de obra.
O futuro dos relacionamentos com fornecedores depende muito de como as empresas acompanham o desempenho do parceiro e se comunicam com ele. As ferramentas de gerenciamento de fornecedores tornaram-se inteligentes ao longo dos anos. Um fluxo de trabalho dinâmico de gerenciamento de relacionamento com o fornecedor identificará os gargalos do processo, rastreará o desempenho do fornecedor, melhorará o envolvimento do fornecedor e reduzirá os riscos.
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