A melhoria contínua é uma filosofia de gestão na qual é feito um esforço sucessivo para melhorar produtos, serviços ou processos. Ela demanda flexibilidade da gestão, pois determina que é preciso fazer mudanças sempre que algo não estiver funcionando. Mesmo quando tudo opera perfeitamente, ainda é possível aprender com isso e implementar melhorias no próximo projeto.23
Essas pequenas ou grandes mudanças devem ser feitas a todo momento como parte de um processo de aprimoramento continuado. É importante ter consciência de que a melhoria contínua pode vir tanto de otimizações incrementais ao longo do tempo quanto de uma grande descoberta pontual.
Estamos falando de uma filosofia ampla e generalizada para a gestão de negócios. Portanto, há uma grande variedade de ferramentas e métodos que você pode usar para aplicá-la em sua empresa.
Isso inclui: ciclo PDCA, Six Sigma, Metodologia Kaizen, Diagrama de Ishkawa, 5W2H e Matriz SWOT. Vamos falar sobre todos esses termos em mais detalhes neste artigo.
Como surgiu a ideia de melhoria contínua
O conceito de melhoria contínua de processos tem suas raízes no Japão pós-Segunda Guerra Mundial. Com a derrota no conflito, o país asiático foi ocupado pelas Forças Aliadas no período entre 1945 e 1952 — o que resultou numa grande presença de gestores vindos dos Estados Unidos.
Após o conflito, as indústrias japonesas estavam devastadas, demandando um esforço conjunto de reconstrução. Foi nesse contexto que surgiu a Metologia Kaizen, também conhecida como lean manufacturing (manufatura enxuta, numa tradução livre).
Um dos pioneiros desse sistema foi o estatístico W. Edwards Deming, que foi enviado ao Japão em 1947 para treinar engenheiros, gerentes e acadêmicos sobre conceitos de qualidade em gestão. A partir dessa colaboração é que foi criado um sistema onde o feedback gerado a partir dos processos e dos clientes era avaliado de acordo com os objetivos da organização.
Através da Metodologia Kaizen, os japoneses buscaram eliminar o desperdício e as redundâncias em suas fábricas. Talvez o exemplo mais notável de sua aplicação tenha sido no Sistema Toyota de Produção, o chamado Toyotismo. Ele permitiu que a fabricante japonesa se tornasse uma força global no mercado automotivo, criando em 1966 o que viria a ser o carro mais vendido da história: o Toyota Corolla.
Benefícios de aplicar a melhoria contínua
O conceito de aprimoramento continuado foi criado com a ideia de aumentar a eficiência das organizações, reduzindo o desperdício e os custos operacionais. Esses são os principais benefícios que a adoção da filosofia traz para sua companhia:
Eficiência operacional
Um dos principais focos da melhoria contínua é otimizar os processos para aumentar a produtividade. Ou seja, você consegue fazer mais coisas em menos tempo. Quando sua equipe tem muitas tarefas para realizar numa mesma sprint, essas pequenas economias fazem uma grande diferença.
A ideia é adotar uma mentalidade de flexibilidade e adaptação. Através disso, você pode responder rapidamente a mudanças no mercado ou na sua indústria, mantendo a competitividade.
Redução dos desperdícios
Especialmente em métodos como o lean manufacturing, a diminuição de desperdícios aparece como um ponto de destaque. No sistema da Toyota, por exemplo, existem sete tipos de desperdício que devem ser evitados a todo custo:
- De inventário supérfluo das matérias-primas e produtos acabados
- De superprodução (produzir mais do que o necessário)
- De superprocessamento (fabricar peças além do padrão esperado pelos clientes)
- De transporte (transportar pessoas ou mercadoria sem necessidade)
- De movimento excessivo (mecanizar ou automatizar antes do método ser melhorado)
- De espera (períodos de ociosidade causados por fila de trabalho)
- De fabricação de produtos defeituosos
Qualidade superior dos processos
Como o próprio nome indica, sua organização trabalhará de maneira constante para melhorar pequenos processos que vão elevar seu produto ou serviço. Para isso, será necessário analisar e refinar seus procedimentos operacionais de maneira continuada.
Esses esforços tendem a aumentar a satisfação dos clientes e reduzir a necessidade de retrabalho ou de correções.
Menores custos operacionais
Ao eliminar suas ineficiências e otimizar seus processos, o resultado só poderia ser um: economia financeira. Ao aplicar princípios como a Metodologia Kaizen, uma fabricante industrial pode poupar tempo e recursos por todo processo de manufatura.
Um exemplo seria melhorar a gestão de matéria-prima, o que pode reduzir gastos com armazenamento e transporte. Ao somar várias economias como essa, acaba-se com um maior lucro para a empresa.
Cultura de inovação e transformação
Um ambiente onde a melhoria constante é estimulada cria as condições para que a inovação floresça. Você pode aproveitar essa filosofia para criar uma cultura revolucionária que encoraja a experimentação com novas ideias e processos.
Essas condições levam a um maior engajamento dos colaboradores. Afinal, a feedback e a avaliação dos esforços dos funcionários está no coração da melhoria contínua. Se feito da maneira correta, isso tudo leva a uma maior satisfação, melhor trabalho em equipe e uma colaboração bem afinada.
Ferramentas e metodologias de melhoria contínua
Com mais de 70 anos de história, o campo da melhoria contínua já viu o desenvolvimento e a popularização de diversas técnicas e ferramentas. Vamos falar sobre as mais populares delas e explicar em quais contextos cada uma se encaixa melhor.
Ciclo PDCA
O nome do ciclo PDCA vem do inglês: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). Como você pode imaginar, ele determina quatro etapas para executar mudanças em seus processos.
Na primeira parte, Planejar, você deve reconhecer uma oportunidade e planejar uma mudança. Já na etapa Do, chegou a hora de testar a mudança e fazer um estudo de caso em pequena escala. Na parte de Verificar, é preciso revisar o teste, analisar os resultados e identificar qual foi o aprendizado.
Para finalizar, na etapa de Agir, é preciso tomar atitudes com base no que foi aprendido na parte do estudo. Se deu errado, repita o ciclo com um planejamento diferente. Caso tenha dado certo, incorpore seu novo conhecimento em seus processos e comece a planejar novas melhorias, sempre mantendo o ciclo PDCA em movimento.
Método 5W2H
Se a sua organização está precisando de uma análise de causa raiz, provavelmente o método 5W2H é a melhor opção. Essa é uma das ferramentas de gestão mais simples que existem, além de ser uma das mais fáceis de implementar. A metodologia pede que você faça apenas sete perguntas:
- What? (O quê?)
- Why? (Por quê?)
- Where? (Onde?)
- When? (Quando?)
- Who? (Quem?)
- How? (Como)
- How much? (Quanto?)
As perguntas por si só podem não fazer muito sentido, portanto aqui vai um pouco mais de contexto do que cada uma significa:
- O quê: o que vai ser feito? Ações, passos, descrição do plano.
- Por quê: por que isso será feito? Justificativa, motivos do planejamento.
- Onde: onde isso será feito? A reposta será um local.
- Quando: quando isso será feito? Horário, datas, prazos.
- Quem: quem vai fazer isso? Pessoa ou pessoas responsáveis por aquela ação.
- Como: como isso será feito? Método e processo desenvolvidos naquele plano.
- Quanto: quanto vai custar fazer isso? Custo ou gastos envolvidos naquele projeto.
A análise de causa raiz é útil para o processo de melhoria contínua, pois ela faz com que você foque seus esforços em corrigir as verdadeiras causas do problema, e não em seus sintomas. Essa técnica funciona melhor quando você reúne um grupo de stakeholders envolvidos em determinado projeto para responder a essas perguntas em grupo.
Six Sigma
As práticas do Six Sigma foram desenvolvidas inicialmente dentro da Motorola em 1986. Essas técnicas e ferramentas de melhoria contínua buscam melhorar a qualidade dos processos de uma empresa ao eliminar os defeitos e minimizar a variabilidade entre projetos.
Existem diferentes definições para o que exatamente é o Six Sigma. De acordo com a Sociedade Americana para a Qualidade (ASQ), existem alguns elementos que todas elas têm em comum:
- Equipes definidas. A metodologia propõe o uso de projetos bem delimitados que são atribuídos para times específicos, tendo impacto nos objetivos ou no lucro líquido da empresa.
- Treinamentos. Colaboradores de todos os níveis devem receber treinamento em pensamento estatístico, enquanto pessoas chave recebem treinamento extensivo em estatísticas avançadas e gestão de projetos.
- Metodologia DMAIC. A resolução de problemas segue a abordagem DMAIC: Define (Definir), Measure (Medir), Analyze (Analisar), Improve (Melhorar) e Control (Controlar).
- Apoio da gestão. O ambiente de gestão deve ser de apoio a essas iniciativas como parte fundamental da estratégia de negócios. A liderança deve oferecer os recursos necessários para os colaboradores: tempo, orçamento e pessoal qualificado.
A metodologia Six Sigma costuma incluir o uso de técnicas ou ferramentas de análise qualitativa e quantitativa. Elas incluem controle estatístico de processos (CEP), análise de modos de falha e efeitos (FMEA), mapeamento de processos e gráficos de controle.
Diagrama de Ishikawa
Também conhecido como espinha de peixe, o Diagrama de Ishikawa busca identificar múltiplas causas possíveis para um efeito ou problema. Seu nome alternativo vem do fato de que ele visualmente se parece com a coluna vertebral de um peixe.
Um dos principais usos desse diagrama é para estruturar uma sessão de brainstorming, já que ele permite organizar ideias rapidamente em categorias úteis. Ele é indicado para identificar as possíveis causas de um problema ou quando seu time estiver com dificuldade para gerar novas ideias.
Para criar esse diagrama, você coloca o problema que deseja resolver na cabeça da espinha do peixe. Depois disso, vá criando as espinhas ao dividir suas possíveis causas em categorias. Cada seção da coluna vertebral representa um tema diferente para a discussão.
Matriz SWOT
A análise SWOT é um framework usado para avaliar a posição competitiva de uma empresa e desenvolver um planejamento estratégico com base nisso. O conceito dessa matriz é facilitar uma visão realista, baseada em fatos e alimentada por dados dos pontos fortes e fracos de uma organização.
Como muitas das outras análises de qualidade, SWOT também é um acrônimo que revela bastante sobre o método: Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).
Você deve usar dados internos e externos para guiar o seu negócio rumo a estratégias que têm mais chance de terem sucesso. Ela pode identificar se determinada empresa, linha de produto ou até mesmo toda uma indústria estão numa posição forte ou fraca — e o motivo para isso.
Metodologia Kaizen
Para completar, temos o Kaizen, aquele mesmo método sobre o qual falamos no começo deste artigo. Ele é central para a técnica de lean manufacturing e para o Sistema Toyota de produção.
Essa metodologia pode ser aplicada em qualquer indústria ou área de negócios. Também há diversas ferramentas e abordagens que funcionam com ela: desde o mapeamento de fluxo de valor até a Gestão de Qualidade total.
Um dos objetivos do método Kaizen é empoderar os trabalhadores, permitindo que eles também contribuam para o controle de qualidade da organização. Para isso, deve-se seguir um ciclo de sete passos:
- Envolva os colaboradores.
- Reúna uma lista de problemas.
- Encoraje a busca por soluções e então escolha uma ideia.
- Teste a solução.
- Meça e analise os resultados de maneira regular.
- Se a solução tiver sucesso, adote-a.
- Repita continuamente.
Conclusão
A melhoria contínua é uma filosofia de gestão poderosa que impulsiona a eficiência, a qualidade e a inovação dentro de uma organização. Ao adotar essa abordagem, as empresas podem não apenas responder rapidamente às mudanças do mercado, mas também se antecipar a elas, garantindo competitividade e crescimento sustentável.
A aplicação de métodos e ferramentas como o ciclo PDCA, Six Sigma e Kaizen facilita a identificação de problemas e a implementação de soluções eficazes. Esses instrumentos ajudam a criar uma cultura de aprimoramento contínuo, onde todos os colaboradores estão envolvidos no processo de transformação e inovação.
Ao reduzir desperdícios, otimizar processos e melhorar a qualidade, a filosofia de melhoria contínua contribui para a redução de custos operacionais e para o aumento da satisfação dos clientes. Se quiser levar essa cultura ao próximo passo, o recomendado é a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) na sua organização.
Ao adotar a mentalidade de melhoria contínua, as empresas não apenas melhoram seus processos internos, mas também fortalecem sua posição competitiva, garantindo sucesso a longo prazo.
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