O que é a Metodologia 8S e como aplicá-la na sua organização

A metodologia 8S é uma evolução do programa 5S que tem como objetivo ampliar as qualidades do popular método de organização e limpeza do espaço do trabalho. Ele adota os mesmos cinco sensos do programa original, mas vem com três novos elementos para melhorar o trabalho em equipe, reduzir os desperdícios e aumentar a capacitação dos colaboradores.

De acordo com o doutor em Engenharia da Produção, José Abrantes, a metodologia 8S é um programa de mudanças de hábitos e comportamentos — algo que em inglês se chama de Behaviour-Keeping. Com os três novos sensos, o programa foi atualizado para a realidade social brasileira e para os comportamentos dos trabalhadores do país.

Apesar disso, a filosofia é bastante versátil, permitindo sua aplicação em indústrias e empresas de qualquer setor ou região do mundo. Afinal, o programa 8s promove treinamentos para melhorar o comportamento e os hábitos dos colaboradores, resultando em menor desperdício, gastos menos variáveis e maiores lucros.

Continue lendo este artigo para aprender mais sobre a metodologia 8s, seus benefícios e suas evoluções em comparação com o programa 5S.

Benefícios da metodologia 8S

Ao aplicar a 5S, as organizações já tinham acesso a uma série de benefícios. Afinal, o método foi desenhado para oferecer um maior senso de utilização, organização, limpeza, padronização e autodisciplina.

Através dos treinamentos, os trabalhadores podem alcançar maior produtividade, mais segurança, melhor qualidade dos produtos, menores custos e um ambiente de trabalho melhorado. No programa 8S, todos esses benefícios se repetem, mas agora com novas oportunidades como:

• Maior colaboração. Por ter um senso especificamente focado na união e na determinação, a metodologia 8S permite a promoção de um ambiente de trabalho mais focado e colaborativo.
• Trabalhadores mais bem treinados. O programa tem como princípio enfatizar a necessidade de treinamento contínuo para desenvolver as habilidades dos colaboradores. Com isso, eles podem se manter sempre atualizados para o desempenho de suas funções.
• Menos desperdício. A terceira grande novidade da 8S é a melhor otimização do uso de recursos. Isso vai permitir que a sua empresa tenha finanças mais sustentáveis, reduza custos desnecessários e melhore a eficiência operacional.

O que significa cada um dos 8 sensos

Os oito sensos da metodologia 8S incluem cinco princípios derivados do programa 5s. São eles:

• Seiri (Senso de utilização). A filosofia de eliminar do seu ambiente de trabalho qualquer coisa que não seja necessária para sua a sua ocupação. Para isso, você separa as ferramentas, peças e instruções necessárias daquelas que não têm utilidade.
• Seiton (Senso de organização). Pegue os objetos que sobraram e os organize com base no seu fluxo de trabalho. Certifique-se de identificar as peças e as ferramentas para facilitar seu uso.
• Seiso (Senso de limpeza). Este princípio promove uma campanha de limpeza para manter a área de trabalho livre de sujeiras e impurezas.
• Seiketsu (Senso de padronização). A próxima parte do processo é implementar um ciclo de melhoria contínua na sua organização. A partir daqui, o Seiri, o Seiton e o Seiso devem virar hábitos diários.
• Shitsuke (Senso de autodisciplina). O gestor deve trabalhar para que todos os trabalhadores de sua equipe conquistem a autodisciplina de continuar o ciclo da 5S em suas rotinas. Os colaboradores devem se esforçar para aplicá-la regularmente.

Com base nesses cinco sensos, foram propostos três novos princípios para melhor adaptar a metodologia às empresas brasileiras. Veja abaixo o que mais compõe o programa metodologia 8S:

• Shikari Yaro (Senso de determinação e união). Promove a participação da alta direção, que deverá mudar suas atitudes primeiro para dar o exemplo. A chave aqui está em acertar na motivação, na liderança e na comunicação.
• Shido (Senso de treinamento). A ideia é incentivar o treinamento profissional e a educação humana. Este princípio desenvolve profissionais mais qualificados e permite a coleta de informações para o resto das etapas.
• Setsuyaku (Senso de economia e combate aos desperdícios). Parte mais importante do novo programa, só é implementada quando todos os outros sensos já estão enraizados. Promove a criação de um plano de redução de desperdícios, incentivando a adoção de métodos reconhecidos internacionalmente como controle estatístico de processo (CEP), círculos de controle de qualidade (CCQ) e a filosofia da manutenção.

Como implementar o programa 8s

Agora que você já sabe o que é a metodologia 8S e o que significa cada um dos sensos, está na hora de aplicá-los na sua organização. Antes de começar a implementá-lo, porém, é importante saber a ordem de sensos que deve ser seguida:

1. Shikari Yaro (Senso de determinação e união);
2. Shido (Senso de treinamento);
3. Seiri (Senso de utilização);
4. Seiton (Sensode organização);
5. Seiso (Senso de limpeza);
6. Seiketsu (Senso de padronização);
7. Shitsuke (Senso de autodisciplina);
8. Setsuyaku (Senso de economia e combate aos desperdícios).

Confira abaixo o passo a passo para implementar o programa 8S na sua companhia:

1. Planeje seu curso de ação

Para começar, você deve usar o senso de determinação e direção (Shikari Yaro)  para organizar a implementação do programa e motivar seus trabalhadores a seguirem na mesma direção.

Defina uma equipe responsável pelo projeto, a periodicidade das reuniões e o local desses encontros. Nesta fase, sua equipe deve:

• Delimitar o escopo da iniciativa;
• Definir pontos de contato;
• Planejar a implementação do programa;
• Definir critérios de avaliação;
• Coletar informações;
• Criar o calendário de treinamentos;
• Promover o programa dentro da empresa.

2. Treine seus colaboradores

O próximo estágio dá conta dos esforços de preparação e educação para que sua equipe tenha o conhecimento necessário para implementar a 8S com sucesso. Esse é o momento de garantir que todos estejam alinhas com seus objetivos e suas responsabilidades. 

Você deve comunicar os objetivos do programa e explicar o plano de ação para todos os membros da sua equipe. Conte em detalhes quais são os passos a serem tomados e os prazos para a implementação.

Conduza sessões de treinamento sobre os princípios e as práticas da metodologia 8S. Tente variar os treinamentos, adotando workshops, seminários e cursos online — desse modo, você atende aos diferentes estilos de aprendizado dos seus funcionários.

3. Implemente utilização, organização e limpeza

Chegou a hora de irmos para os passos 3, 4 e 5: Seiri, Seiton e Seiso. Nessa parte, já voltamos ao planejamento tradicional da metodologia 5S. Essa é uma parte bastante operacional do processo, mas também é quando você verá a maior diferença visual no ambiente de trabalho.

Crie um inventário detalhado de suas peças e ferramentas. Determine o que você usa no seu trabalho e o que não é necessário para executar suas funções. Remova ou se livre de itens que não são necessários, estão desatualizados ou quebrados.

Então organize os itens que sobraram de maneira lógica e eficiente. Tente sempre minimizar o movimento e maximizar a acessibilidade. Use rótulos e ferramentas de gestão visual para facilitar a identificação.

Por fim, limpe sua estação de trabalho. Faça limpezas regulares, seja varrendo, aspirando ou passando um pano nas superfícies. Inspecione os equipamentos e as ferramentas para ver o que precisa de manutenção. Mantenha um nível rigoroso de limpeza no futuro.

4. Padronize o sistema e desenvolva a autodisciplina

Chegamos no Seiketsu e no Shitsuke, os passos finais da metodologia 5S. Esses passos são importantes para manter as melhores que atingimos através das primeiras etapas, garantindo o sucesso da organização a longo prazo.

Você deve criar padrões para manter a organização e a limpeza que seus colaboradores alcançaram. Desenvolva processos claros e consistentes para as suas tarefas. Crie ferramentas de gestão visual como checklists, procedimentos operacionais padrão (POP) e recursos visuais para garantir uniformidade.

Desenvolva uma cultura de disciplina e melhoria contínua para não perder o que você conquistou com a 5S. Continue promovendo treinamentos e campanhas educativas para reforçar a importância dos princípios da metodologia. Dê recompensas para trabalhadores que aplicam e promovem constantemente os conceitos do programa.

5. Implemente um senso de economia e redução de desperdícios

Integre o princípio de Setsuyaku dentro do processo de implementação da metodologia 8S. Comece identificando áreas de ineficiência nos processos e práticas atuais — veja onde você está perdendo tempo ou gastando recursos em excesso.

Após isso, desenvolva estratégias para minimizar o desperdício. Você pode otimizar fluxos de trabalho, reduzir etapas desnecessárias ou reutilizar materiais (quando possível).

Busque criar uma cultura de economia entre seus colaboradores, encorajando-os a pensar de maneira crítica sobre o uso de recursos. Peça para que identifiquem maneiras de serem mais eficientes em suas atividades diárias.

6. Monitore e avalie a efetividade dos treinamentos

Certifique-se de que os programas de treinamento estão evoluindo de modo consistente para atender às necessidades da sua organização e dos colaboradores. Implemente um sistema para monitorar e avaliar a eficácia dos programas de treinamento.

Use o feedback dos participantes para identificar áreas de melhoria e fazer os ajustes necessários.

Conclusão

A metodologia 8S se apresenta como uma poderosa ferramenta de transformação organizacional. Ela não apenas é capaz de otimizar os espaços físicos de trabalho, como também os hábitos e comportamentos dos colaboradores.

Ao incorporar os três novos sensos, o 8S vai além da simples organização e limpeza, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo, capacitado e eficiente. Implementá-la requer um compromisso com o treinamento contínuo e a melhoria constante, mas os resultados podem ser substanciais.

Sua organização pode atingir maior produtividade, redução de desperdícios e um aumento significativo na qualidade e na lucratividade da empresa. Se sua companhia busca uma mudança profunda e sustentável, a adoção do 8S pode ser o caminho ideal para alcançar esses objetivos.

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