O ciclo PDCA é um modelo de quatro passos para a gestão da melhoria contínua de processos e produtos dentro de uma organização. Também conhecido como Ciclo de Demming ou Ciclo de Shewhart, ele tem um papel crucial para o funcionamento de sistemas do tipo lean manufacturing e para o método Toyota de produção.
Como toda boa sigla, cada letra do ciclo carrega parte de seu significado: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). Neste artigo, vamos explicar mais a fundo o que significa cada etapa dessas e como implementá-las na sua gestão da qualidade.
Mas, antes disso, é hora de falar um pouco de história.
Como surgiu o ciclo PDCA
Na década de 1920, o físico e estatístico Walter A. Shewhart estava trabalhando no Bell Telephone Laboratories, laboratório fundado pelo inventor Alexander Graham Bell após a criação do primeiro telefone funcional. O físico reconheceu a necessidade de um método estatístico para monitorar e controlar o processo de fabricação.
Para resolver isso, ele criou um ciclo repetitivo para a melhoria, que ficou conhecido como Ciclo de Shewhart — nome usado por alguns até hoje para descrever o PDCA. Esse método envolvia três etapas:
- Especifique;
- Produza;
- Inspecione.
Em 1939, Shewhart formalizou suas ideias no livro Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control (Método Estatístico do Ponto de Vista do Controle de Qualidade, em tradução livre).
Seu trabalho chamou a atenção do físico W. Edwards Deming, que na época estava enfrentando dificuldades com erros de medição em pesquisas científicas. A partir daí, ele começou uma longa colaboração com Shewhart, incluindo um trabalho em conjunto na melhoria de produtividade durante a Segunda Guerra Mundial.
Criação do Ciclo do Deming
Com o fim da guerra, Deming passou a trabalhar na reconstrução da indústria japonesa. Lá, ele ensinou os métodos desenvolvidos pelo colega ao passo em que trabalhava para expandi-los e refiná-los.
Foi nesse contexto que surgiu o ciclo PDCA, que também ficou conhecido como Ciclo de Deming. Seu desenvolvimento contou com um trabalho crucial da União Japonesa de Cientistas e Engenheiros (JUSE).
O método foi essencial não apenas para ajudar o Japão a reconstruir sua economia no pós-guerra, como também permitiu que as empresas do país virassem líderes mundiais em qualidade de fabricação.
Benefícios do Ciclo PDCA
Usado na indústria há mais de 70 anos, o ciclo PDCA tem um histórico de sucesso respeitável. Ele é um dos pilares do Sistema Toyota de Produção, e mesmo hoje em dia existem vários motivos pelos quais você deveria dar uma chance para ele.
Veja os principais benefícios de implementar o ciclo PDCA na sua gestão da qualidade:
- Abordagem estruturada. Oferece uma técnica clara com um passo a passo direto e fácil de implementar. Desse modo, você consegue focar rapidamente na melhoria da sua organização.
- Flexibilidade. O método permite ajustes e iterações com base no seu aprendizado durante o processo.
- Melhoria contínua. O ciclo PDCA promove um fluxo contínuo de melhoria ao encorajar avaliações e refinamentos constantes.
- Facilita a gestão de projetos. Você ganha acesso a um framework transparente para gerenciar projetos, garantindo que as mudanças sejam bem planejadas e executadas.
- Importância histórica. Desenvolvido por pioneiros da gestão da qualidade, o ciclo de Deming tem um histórico de sucesso em diferentes áreas do mercado.
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Como aplicar o ciclo PDCA na sua organização
Agora você já sabe como surgiu o ciclo PDCA e quais benefícios ele traz para a sua companhia. O próximo passo, naturalmente, é aprender como aplicá-lo no seu trabalho.
Para isso, trouxemos um guia completo, que começa no planejamento e termina na fase de agir — antes de começar todo o processo de novo. Vamos explicar de maneira mais aprofundada os quatro estágios do ciclo:
1. Planejar
O primeiro passo de todos é identificar o problema que precisa ser resolvido — ou uma oportunidade de melhoria dos seus produtos e processos. Por exemplo, você pode ter uma fábrica de tênis onde a sola do seu último protótipo fica descolando depois de apenas uma semana de uso.
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A partir dessa descoberta, você precisa explorar as informações disponíveis em sua totalidade. Chame sua equipe, faça um brainstorming e selecione as melhores ideias.
Em seguida, desenvolva um plano de implementação completo. Ele deve incluir seu objetivo principal, assim como as metas necessárias para atingi-lo. Tudo isso deve ser tão fácil de quantificar quanto possível.
2. Fazer
Assim que tiver encontrado uma solução em potencial, que nesse caso poderia ser reforçar a costura da sola, chegou a hora de colocá-la a prova. Para isso, você deve fazer um teste de pequena escala, como se fosse um projeto piloto.
Desse modo, dá para saber se as mudanças propostas atingiram o resultado desejado, mas sem causar interrupções no restante das operações da organização. Colete dados do seu experimento e avalie-os para saber se as mudanças deram certo ou não.
Não se esqueça de treinar todos os funcionários envolvidos no processo para garantir que eles entendam seus papeis na fase de implementação. Eles também serão importantes para dar um feedback mais personalizado das atividades, o que vai ajudar a identificar outros pontos de melhoria ou ajuste.
3. Verificar
Na terceira etapa do ciclo PDCA, você irá analisar os resultados do seu projeto piloto em comparação com os critérios que sua própria equipe determinou no primeiro passo. Use técnicas e ferramentas estatísticas para interpretar os dados, o que pode incluir cartas de controle, histogramas e outras opções de gestão da qualidade.
Além das informações quantitativas, também vale a pena reunir insights qualitativos dos membros mais especializados da sua organização. Então documente todas as descobertas e crie um relatório detalhado do seu experimento — o que será útil para decidir os passos a serem tomados na próxima etapa.
Caso suas metas e seu objetivo tenham sido alcançados, parabéns: é hora de ir para o estágio quatro. Caso contrário, você deve voltar para a primeira etapa e recomeçar a fase de planejar.
Nas tentativas subsequentes, você pode tentar realizar uma mudança maior ou uma grande quantidade de pequenas alterações. Depois disso, repita as fases “Fazer” e “Verificar”.
4. Agir
Finalmente chegou a grande hora: o momento de implementar a sua solução. Você vai utilizar todos os insights reunidos até agora para tomar uma ação.
Caso o experimento tenha tido sucesso, chegou a hora de implementar a mudança de maneira mais abrangente. No caso do nosso exemplo da fábrica de calçados, seria o momento de adicionar aquele reforço à costura da sola de todas as unidades que vão sair da linha de produção.
Atualize toda a documentação relevante de acordo com os novos padrões, incluindo seus Procedimentos Operacionais Padrão (POPs), instruções de trabalho e materiais de treinamento. Comunique as mudanças e os resultados dos seus testes para todos os stakeholders, como os colaboradores, diretoria e fornecedores.
A partir daí, continue a monitorar o processo para garantir que as novidades estão sendo implementadas corretamente e tendo o resultado esperado.
Para concluir, lembre-se que o PDCA é um ciclo, então a etapa de Agir não é o fim dos procedimentos. Ao invés disso, ela é um novo começo em direção ao próximo ciclo, com seus resultados servindo de informações a serem analisadas na primeira etapa (Planejar).
Conclusão
O ciclo PDCA se apresenta como uma ferramenta fundamental para a gestão da qualidade em qualquer organização, não importa o tamanho ou setor. Ao implementar este método, sua empresa promove uma cultura de melhoria contínua, além de estabelecer um processo sistemático para identificar problemas, testar soluções e garantir que as mudanças sejam efetivas e sustentáveis a longo prazo.
Lembre-se de que o sucesso do PDCA depende da repetição constante do ciclo, sempre buscando aperfeiçoar os processos com base nos aprendizados adquiridos. Portanto, adote o PDCA como parte integral da sua estratégia de gestão e veja como ele pode transformar a qualidade dos seus produtos e serviços, impulsionando a eficiência e a competitividade da sua empresa no mercado.
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